Zusammensetzung der Fachkommission für das Archiv. Wir vernichten Dokumente mit und ohne Fachkommission

Der Artikel wurde in der Zeitschrift "Secretary-Assistant" Nr. 6 Juni 2017 veröffentlicht.
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In der Arbeit jeder Organisation kommt früher oder später eine Zeit, in der es notwendig ist, alte Dokumente loszuwerden und Platz für neue zu schaffen. Bei der Archivierung gibt es jedoch kein Konzept für „alte Dokumente“. Es gibt nur Dokumente, die abgelaufen sind. Sie können sie loswerden, aber nicht sofort und nicht alle. Zuerst müssen Sie die Dokumente überarbeiten und diejenigen hervorheben, die sicher zerstört werden können.

Egal wie groß die Versuchung ist, alle "alten" Dokumente irgendwo außer Sichtweite zu bringen, dies sollte niemals getan werden - niemand hat die Verantwortung für Verstöße gegen die Anforderungen der Gesetzgebung zur Aufbewahrung von Dokumenten aufgehoben. In Übereinstimmung mit Art. 13.25 des Kodex Russische Föderation gegen Ordnungswidrigkeiten (im Folgenden: Code of Administrative Offenses der Russischen Föderation) eine Geldstrafe für juristische Person kann von 200 bis 300 Tausend Rubel sein. In der Praxis kann die Verantwortung für eine Organisation entstehen, wenn sie auf Ersuchen der Aufsichtsbehörde kein Dokument zur Verfügung stellt, in dem darauf hingewiesen wird, dass es verloren gegangen oder zerstört wurde. Deshalb ist es riskant, Dokumente sinnlos zu zerstören.

Welche Dokumente können vernichtet werden?

Bei der Entscheidung über die Vernichtung von Dokumenten muss das Hauptkriterium eingehalten werden - die Aufbewahrungsdauer. Wenn es abgelaufen ist, kann das Dokument an den Aktenvernichter (oder Ofen) gesendet werden, sofern Sie das Ablaufdatum korrekt festgelegt haben.

Anhand dieser Regel können Sie eine Liste von Dokumenten unterschiedlichen "Alters" erstellen, die 2017 zerstört werden können:

Es ist unmöglich, Dokumente sofort zur Vernichtung auszuwählen. Zunächst müssen Sie eine Wertprüfung durchführen. In diesem Fall wird die Haltbarkeit zum bestimmenden, aber nicht zum einzigen Auswahlkriterium. Ein abgelaufenes Dokument kann bei zukünftigen Arbeiten hilfreich sein. Es ist möglich, dass es von wissenschaftlichem oder sogar historischem Wert ist. Um dies festzustellen und damit die Haltbarkeit zu verlängern, kann nur die Wertprüfung (EC), die von der Expertenkommission (EC) durchgeführt wird, durchgeführt werden.

Fachausschuss: Zusammensetzung und Funktionen

EC wird in der Organisation sofort angezeigt, nachdem das Management beschlossen hat, ein Archiv zu erstellen. Der Sekretär der Europäischen Kommission ist immer der Archivar, und der Vorsitzende ist entweder ein Top-Manager, der den Angestellten (zum Beispiel dem Verwaltungsdirektor) oder, wie in unserem Beispiel, dem Direktor für allgemeine Angelegenheiten Bericht erstattet. Wenn keiner gefunden wird, wird er generaldirektorwer unterschreibt den Auftrag zur Erstellung der Provision (Beispiel 1). Mit der gleichen Anordnung ist es möglich, die Verordnung über das neue Kollegialorgan zu genehmigen und seinen Arbeitsplan anzufordern. Wenn das Erstellungsdatum der EG in der Bestellung nicht angegeben ist, wird davon ausgegangen, dass die Kommission ab dem Datum der Unterzeichnung der Bestellung arbeitet.

1 Nicht gezeigt.

EC ist ein kollegiales Beratungsgremium unter dem Generaldirektor der Organisation. "Kollegium" bedeutet, dass die Kommission mehrere umfasst beamte Unter den Mitarbeitern der Organisation treffen "beratende" Beamte keine Entscheidung, sondern empfehlen dem Generaldirektor nur, diese oder jene Operation an den Dokumenten durchzuführen und sich darauf zu einigen.

Der Sachbearbeiter oder Archivar kennt die Verwaltungsdokumente gut, aber im Archiv der Organisation gibt es immer noch eine große Anzahl von Dokumenten für die Verwaltung von Personalakten, die Buchhaltung und die Steuerberichterstattung, Dokumente, die die speziellen Aktivitäten der Organisation begleiten. Da es sich um unabhängige Dokumentationssysteme handelt, können diese nur von Spezialisten bewertet werden. Zu diesem Zweck wird eine Expertenkommission gebildet - ein Treffen kompetenter (jeweils auf seinem Gebiet) Beamter.

Die Hauptfunktion der EG in einer Organisation, die keine Quelle für den Erwerb des staatlichen (kommunalen) Archivs ist, besteht darin, eine jährliche Auswahl von Dateien zur Speicherung und Vernichtung zu organisieren.

In Organisationen, die Quellen für den Erwerb des Staatsarchivs sind, ist die Funktionalität der EG umfassender: Die Kommission interagiert aktiv mit dem Sachverständigen und der Überprüfungskommission der Archivierungsinstitution, legt ihnen Genehmigungsentwürfe für Fallnomenklaturen und Archivinventare vor und unterbreitet Vorschläge zur Änderung der Aufbewahrungszeit von Dokumenten.

Unabhängig vom Umfang des Unternehmens muss die EG Folgendes umfassen:

Leiter der Personalabteilung;

Hauptbuchhalter;

Leiter der Rechtsabteilung;

Ein Beamter nach dem Profil des Unternehmens (Produktionsleiter, Bauleiter, Cheftechnologe usw.), dessen Aufgabe es ist, die Dokumente zu den Hauptaktivitäten der Organisation zu bewerten.

Jede EG-Sitzung wird im Protokoll festgehalten (Beispiel 2).

Wenn die Wertprüfung zum ersten Mal durchgeführt wird

Die erste Wertbewertung ist immer ein Großereignis. Es ist notwendig, alle Dokumente zu überprüfen, die sich im Laufe der Jahre des Bestehens der Organisation angesammelt haben. In diesem Fall muss die Expertenkommission konsequent handeln.

■ Schritt 1: Wählen Sie die Dokumente aus, für die die Wertbewertung durchgeführt werden soll.

In dieser Phase der Prüfung nehmen die EG-Mitglieder nicht teil. Dies ist der Verantwortungsbereich des Archivars (Sachbearbeiter, Sekretär) und der Mitarbeiter der Strukturabteilungen des Unternehmens. Sie trennen Dokumente, die vor Beginn des laufenden Jahres durch Büroarbeiten fertiggestellt wurden, von Dokumenten, die noch in Arbeit sind.

■ Schritt 2: Dokumente nach Jahr teilen. Diese Phase ist bei der ersten EG relevant, wenn absolut alles zu sehen ist, was durch Büroarbeit erledigt wird.

Das erste, was sie anfangen, Dinge in Ordnung zu bringen, ist, Dokumente nach Jahr zu teilen. Vielleicht hatten die Mitarbeiter, die für diese Dokumente verantwortlich waren, dies schon einmal getan. Wenn nicht, müssen Sie es jetzt tun. Verantwortlich sind nach wie vor der Archivar und die Mitarbeiter der Unterabteilungen, es ist noch zu früh, um EC-Mitglieder einzubeziehen.

■ Schritt 3: Wir führen eine Prüfung durch. In dieser Phase spielen die EG-Mitglieder die Hauptrolle bei der Prüfung, die die zur Bewertung vorbereiteten und nach Jahren unterteilten Dokumente prüfen und ein Urteil fällen: ob sie einen praktischen (wissenschaftlichen, historischen) Wert darstellen oder nicht. Danach wird der Teil der Dokumente, der den Status "kann zerstört werden" erhalten hat, vom Archivar überprüft. Er findet heraus, ob die Aufbewahrungsfristen für diese Dokumente abgelaufen sind.

■ Schritt 4: Erstellen Sie die Ergebnisse der Prüfung.Die Ergebnisse der Wertprüfung werden zum einen im Inventar der Fälle und Dokumente und zum anderen im Gesetz über die Zuteilung von Dokumenten zur Vernichtung festgehalten.

■ Schritt 5: Wir vereinbaren und genehmigen Inventare und Handlungen. Nach Erstellung der Unterlagen, in denen die Ergebnisse der bestandenen Wertprüfung festgehalten sind, findet eine Sitzung der Sachverständigenkommission statt. Darin einigen sich die EG-Mitglieder auf das Inventar und das Gesetz, wonach sie vom Generaldirektor genehmigt werden.

■ Schritt 6: Wir erstellen Dokumente zur Aufbewahrung und Vernichtung. Die Fälle und Dokumente, die in der Organisation verbleiben, werden zur Speicherung registriert. Für diejenigen, die zur Zerstörung entschlossen sind, wird ein Recyclingprozess organisiert.

Prozess der Dokumentenvernichtung

Die Vernichtung von Dokumenten erfolgt normalerweise auf zwei Arten: durch Verbrennung oder Zerkleinerung. Letzteres - nur unter der Bedingung, dass die Dokumente nicht wiederhergestellt werden können. Senden Sie keine Dokumente zur nächsten Müllkippe, zerreißen Sie sie nicht und verwenden Sie sie nicht als Zugluft.

Allgemein, sonderorganisationen sind an der Vernichtung von Dokumenten beteiligt... Meistens bieten diese Organisationen das Zerkleinern als Zerstörungsmethode an, und der entstehende Abfall kann sofort als Altpapier akzeptiert werden, wodurch ein Teil der Kosten ihrer Dienstleistungen zurückerstattet wird. Auf Wunsch des Kunden kann der Darsteller den Zerstörungsprozess filmen. Bei der Vernichtung von Unterlagen können auch Vertreter der Vertragsorganisation anwesend sein.

Mit der Organisation, die sich mit der Vernichtung von Dokumenten befasst, wird ein Standardvertrag für die Erbringung von Dienstleistungen erstellt. Der Auftragnehmer bietet in der Verhandlungsphase die Standardvertragsform an. Der Archivar muss lediglich sicherstellen, dass der Vertrag eine Klausel enthält, die besagt, dass sich der Auftragnehmer verpflichtet, die Vertraulichkeit der zerstörten Dokumente zu gewährleisten, da es unter anderem Fälle geben kann, die personenbezogene Daten, kommerzielle oder andere Arten von Geheimnissen enthalten. Um Zeitverschwendung beim Durchsuchen klassifizierter und nicht klassifizierter Dokumente zu vermeiden, die in Kürze nur noch Späne enthalten, gewährleisten Auftragnehmer standardmäßig den Datenschutz.

Sie können Dokumente auch selbst vernichten, wenn die Produktionskapazität beispielsweise die Arbeit eines Ofens oder eines industriellen Aktenvernichters in den Werkstätten des Unternehmens zulässt. Der Versuch, Dokumente mit einem normalen Aktenvernichter zu entfernen, ist zum Scheitern verurteilt, wenn das Papiervolumen einen Ordner überschreitet.

Dokumentenzerstörungsgesetz

Die Vernichtung von Fällen vom Zeitpunkt der Auswahl bis zur Übermittlung an den Aktenvernichter ist in einem Dokument zusammengefasst - ein Gesetz zur Auswahl zur Vernichtung von Archivdokumenten, die nicht gespeichert werden müssen. Das Formular wird durch die Regeln für die Organisation der Speicherung, des Erwerbs, der Buchhaltung und der Verwendung von Dokumenten aus dem Archivfonds der Russischen Föderation und anderen Archivdokumenten in den Behörden genehmigt staatsmachtOrgane kommunalverwaltung und Organisationen in Anhang Nr. 21 (Beispiel 3).

Wie Sie dem Beispiel entnehmen können, besteht der Akt der Zerstörung von Dokumenten bedingt aus zwei Teilen. Der erste ist eine Liste der Fälle und Dokumente, die zur Vernichtung zugewiesen wurden, der zweite informiert darüber, wie genau die Dokumente vernichtet wurden.

Lassen Sie uns die Handlung durchgehen und die Grundregeln für das Ausfüllen des einheitlichen Formulars betrachten.

Der erste Teil des Gesetzes: Gestaltungsregeln

1. Der Name der Organisation kann entweder vollständig oder kurz sein. Die Hauptsache ist, dass der im Gesetz angegebene Name mit der Satzung der Organisation übereinstimmt.

2. Handlungen zur Vernichtung von Dokumenten müssen wie andere Dokumente registriert werden. Dem Gesetz wird eine Seriennummer gemäß dem entsprechenden Registrierungsformular zugewiesen. Das Datum des Gesetzes muss dem Datum seiner Genehmigung entsprechen.

3. Das Gesetz wird vom CEO genehmigt.

4. Dokumente werden zur Vernichtung auf der Grundlage von Rechtsvorschriften ausgewählt, die Lagerzeiten festlegen. Und dies ist nicht nur die Liste 2010. Wir haben ein Branchendokument mit Aufbewahrungsfristen in das Beispiel aufgenommen, um zu zeigen, wie mehrere solcher Dokumente im Gesetz aussehen.

5. Informationen zu den zerstörten Dokumenten sind tabellarisch aufgeführt.

Jedem Datensatz in der Tabelle wird eine fortlaufende Nummer zugewiesen.

Die Gruppenüberschrift des Falls befindet sich in der zweiten Spalte: "Rechnungen" oder "Bestellungen ...". Gleichzeitig müssen Angelegenheiten nicht durch Lagereinheiten beschrieben werden. Wenn ein und derselbe Fall in mehreren Jahren auf einmal zerstört wird, reicht es außerdem aus, nur einen Eintrag in das Gesetz zu machen (siehe Eintrag Nr. 3 in Beispiel 3).

Geben Sie in der dritten Spalte die Jahre an, für die die Dokumente vernichtet wurden.

Das Inventar ist, wie bereits erwähnt, das Hauptbuchhaltungsdokument des Archivs. Wenn die zerstörten Dokumente in das Inventar aufgenommen wurden, geben Sie in der vierten Spalte ihre Nummer an, in der fünften die Seriennummern der zerstörten Lagereinheiten gemäß diesem Inventar (siehe Eintrag Nr. 1). Dokumente mit einer Haltbarkeit von fünf Jahren oder weniger werden nicht beschrieben, daher werden in diese Spalten Bindestriche eingefügt (siehe Eintrag Nr. 2). Wenn dies die erste Zerstörung von Dokumenten in der Organisation ist und die Inventare noch nicht erstellt wurden, können beide Spalten (vierte und fünfte) aus der Tabelle entfernt werden - es gibt noch nichts hinzuzufügen.

Die Anzahl der zerstörten Speichereinheiten wird jeweils angegeben.

Geben Sie in der siebten Spalte die Speicherdauer für jeden Fall und einen Link zu seiner Quelle an. Da das Wort „Liste“ in der Überschrift der Spalte die Liste 2010 bezeichnet, muss die Tabelle den vollständigen oder abgekürzten Namen der verbleibenden Quellen enthalten (siehe Eintrag Nr. 4).

Die Spalte "Notiz" wird traditionell für alle Arten von Notizen verwendet. Zum Beispiel, dass der Fall elektronisch ist (siehe Eintrag Nr. 5).

7. Der erste Teil des Gesetzes wird vom für das Archiv zuständigen Mitarbeiter unterzeichnet und der Sachverständigenkommission zur Genehmigung vorgelegt. Anschließend wird ein Visum unter Bezugnahme auf das Protokoll der EG-Sitzung ausgestellt, in dem die Vereinbarung festgehalten ist.

Es ist ratsam, das Gesetz über die Vernichtung von Dokumenten dem Generaldirektor derzeit zur Genehmigung vorzulegen, obwohl der zweite Teil des Gesetzes noch leer ist. Der Manager muss wissen, welche Dokumente bald vernichtet werden. Darüber hinaus ist er es, der die Entscheidung trifft, sie zu zerstören und im Genehmigungsstempel zu fixieren. Die Zerstörung von Dokumenten ist ein irreversibler Prozess. Es ist unmöglich, die Papiere zurückzugeben, nachdem sie zum Recycling geschickt wurden.

Der zweite Teil des Gesetzes: Designmerkmale

Dieser Teil legt fest, wie und auf welcher Grundlage die Dokumente vernichtet wurden. Die Form des Zerstörungsberichts, der durch die Regeln von 2015 genehmigt wurde, impliziert, dass ein Auftragnehmer an der Zerstörung beteiligt ist. Daher wird im zweiten Teil das Gewicht der Dokumente angegeben (sie werden nach Gewicht und nicht nach Lagereinheiten genommen), die Registrierungsdaten des Vertrags und die Art der Vernichtung.

Wenn die Organisation die Dokumente selbst zerstört, sieht der Datensatz wie in Beispiel 4 gezeigt aus.

Beachten Sie:dokumente wurden in Anwesenheit von Beamten - Mitgliedern der EG - vernichtet. In diesem Fall ist es nicht erforderlich, ein separates Gesetz zu erstellen, aber es ist auch unmöglich, die Papiere ohne Aufsicht zu vernichten.

Wenn nur Papierdokumente vernichtet werden, ist der Ausdruck „auf elektronischen Medien“ von der Handlung ausgeschlossen. Die Markierung „Änderungen an den Buchhaltungsunterlagen wurden vorgenommen“ bedeutet, dass der Archivar nach der Vernichtung der Unterlagen die Vorräte, aus denen die Unterlagen zur Vernichtung geschickt wurden, erhöht und die entsprechenden Notizen gemacht hat (Beispiel 5).

Beachten Sie: In Inventaren wird im Gegensatz zum Zerstörungsgesetz jede Speichereinheit separat dargestellt. Separat erhalten sie Notizen. Wenn sie Dokumente vernichteten, die sich nicht in den Inventaren befanden, oder wenn bei der Erstellung des Gesetzes die Spalten 4 und 5 der Tabelle ausgeschlossen wurden, wird die Marke im Inventar nicht eingetragen.

Wenn es keine Expertenkommission gibt

Es kommt vor, dass es keine EC in der Organisation gibt. Aus verschiedenen Gründen: Beamte (potenzielle Teilnehmer) sehen keine Notwendigkeit, dieses kollegiale Gremium zu schaffen, und sie haben es geschafft, den Direktor davon zu überzeugen, oder der Leiter selbst hält es nicht für notwendig. Trotzdem ist der Sekretär damit beauftragt, die Vernichtung der gesammelten Dokumente zu organisieren.

In Abwesenheit der Europäischen Kommission handelt der Sekretär, der die Aufgabe der Vernichtung der Dokumente wahrnimmt, genau nach dem oben beschriebenen Algorithmus. Bei der Vernichtung vor Ort des Genehmigungsvisums gibt er jedoch nicht die Daten des Protokolls an, sondern alle Beamten, mit denen die Handlung koordiniert ist. Es ist unmöglich, Dokumente ohne Genehmigung zu vernichten. Selbst wenn die Abteilungsleiter, die Sie benötigen, eine negative Einstellung zur Archivierung haben, werden sie die zur Zerstörung zugewiesenen Dokumente nur ungern durchsehen. Weil sie genau wissen, welche Dokumente derjenigen, die unter ihrer Kontrolle stehen, in der Organisation aufbewahrt werden sollten, was bedeutet, dass sie nicht zerstört werden sollten. Der Sekretär wird sie freundlicherweise über die Verantwortung für Verstöße gegen die Anforderungen der Gesetzgebung zur Aufbewahrung von Dokumenten informieren.

Zusammenfassung

1. Dokumente können vernichtet werden:

b) von der Sachverständigenkommission bewertet.

2. Auf der Grundlage der Ergebnisse der Wertprüfung werden Dokumente zur weiteren Lagerung und Vernichtung zugewiesen. Archivinventare und ein Zuweisungsakt für die Vernichtung von Archivdokumenten, die nicht gespeichert werden sollen, werden erstellt.

3. Die Organisation kann Dokumente selbst vernichten (sofern die Produktionskapazität dies zulässt) oder sich an einen spezialisierten Auftragnehmer wenden.

4. Das Dokument über die Vernichtung von Dokumenten besteht aus zwei Teilen. Die erste enthält eine Liste der zu vernichtenden Dokumente (sie muss vom CEO genehmigt werden). Im zweiten Schritt werden Markierungen für die Zerstörung und die entsprechenden Änderungen an den Buchhaltungsunterlagen des Archivs angebracht.

5. In Abwesenheit der EG sollte der Sekretär keine Verantwortung übernehmen und die Zerstörung selbst organisieren. Jedes potenzielle Mitglied der Kommission sollte separat kommuniziert werden und ansonsten so handeln, als ob die EG existiere.

Beschluss des Hauptarchivs des Verteidigungsministeriums vom 05.05.2011 N 25-r

In Übereinstimmung mit der Anordnung der Hauptarchivdirektion der Region Moskau vom 21. März 2011 N 14-r "Über die Experten- und Überprüfungskommission der Hauptarchivdirektion der Region Moskau":

Genehmigung der beigefügten Verordnung über die Experten- und Überprüfungskommission der Hauptarchivabteilung der Region Moskau.

Leiter der Hauptabteilung P.M. Petrov

Genehmigt im Auftrag der Hauptarchivabteilung der Region Moskau vom 5. Mai 2011 N 25-r

VERORDNUNGEN ÜBER DIE EXPERTENÜBERPRÜFUNGSKOMMISSION DER HAUPTARCHIVABTEILUNG DER MOSKAU-REGION

1. Allgemeine Bestimmungen

1.1. Die Experten- und Überprüfungskommission der Hauptarchivverwaltung der Region Moskau (im Folgenden als EPK bezeichnet) ist ein ständiges Beratungsgremium, das wissenschaftliche und methodische Fragen im Zusammenhang mit der Prüfung des Werts von Dokumenten und ihrer Aufnahme in den Archivfonds der Region Moskau sowie mit der Definition eines Sonderberichts berücksichtigt wertvolle und einzigartige Dokumente.

1.2. Das EIC orientiert sich bei seinen Aktivitäten am Gesetz der Region Moskau vom 25.05.2007 N 65/2007-OZ "Über Archivangelegenheiten in der Region Moskau", den Vorschriften der Hauptarchivdirektion der Region Moskau, den Anordnungen des Leiters der Hauptarchivdirektion der Region Moskau und den Entscheidungen des CEPC beim Bundesarchivamt durch diese Verordnung.

1.3. EIC-Entscheidungen, die in seine Zuständigkeit fallen, werden vom Leiter der Hauptarchivabteilung der Region Moskau genehmigt. Danach treten sie in Kraft und sind für Archivinstitutionen und andere Organisationen der Region Moskau bindend.

EIC trifft unabhängig Entscheidungen in Bezug auf die Bestimmung der Aufbewahrungsfristen für Archivdokumente, die nicht in den aktuellen Listen, Standard- und ungefähren Nomenklaturen der Fälle vorgesehen sind.

1.4. Die Zusammensetzung des EIC wird vom Leiter der Hauptarchivabteilung der Region Moskau genehmigt. Die EPK umfasst: den Vorsitzenden, den stellvertretenden Vorsitzenden, den Sekretär und die Mitglieder der EPK unter den Spezialisten der Hauptarchivabteilung der Region Moskau, die Staatsarchive der Region Moskau sowie Vertreter exekutivgewalt und lokale Regierungsstellen der Region Moskau, wissenschaftliche, Bildungs- und andere Organisationen.

2. Die Hauptaufgaben und Funktionen des EPC

2.1. Die Hauptaufgaben des EPÜ sind:

2.1.1. Bestimmung der Zusammensetzung der Quellen für den Erwerb staatlicher und kommunaler Archive, der Art und Zusammensetzung der Dokumente im Zusammenhang mit dem Archivfonds der Region Moskau und vorbehaltlich der Annahme zur Aufbewahrung in Archiven

2.1.2. Prüfung der Bildung und Optimierung der Zusammensetzung von Dokumenten des Archivfonds der Region Moskau, Entscheidung über wissenschaftliche, methodische und praktische Fragen der Prüfung des Wertes von Dokumenten und deren Erwerb von staatlichen, kommunalen Archiven und Archiven von Organisationen.

2.1.3. Implementierung eines wissenschaftlichen und methodischen Managements der Aktivitäten von Expertenkommissionen (CEC, EC) von staatlichen und kommunalen Archiven, Organisationen - Quellen für den Erwerb von staatlichen und kommunalen Archiven.

2.1.4. Berücksichtigung problematischer Fragen der Prüfung des Wertes von Dokumenten und deren Erwerb von staatlichen, kommunalen Archiven und Archiven von Organisationen.

2.1.5. Berücksichtigung der Ergebnisse der Arbeit der staatlichen und kommunalen Archive zur Identifizierung eindeutiger Dokumente im Archivfonds der Region Moskau.

2.2. In Übereinstimmung mit den ihm zugewiesenen Aufgaben prüft das EIC die eingereichten Dokumente und trifft Entscheidungen:

2.2.1. Über die Genehmigung:

2.2.1.1. Konsolidierte Liste der Organisationen ( einzelpersonen) - Quellen für den Erwerb des Staats- und Gemeindearchivs der Region Moskau sowie für Änderungen und Ergänzungen.

2.2.1.2. Beschreibungen von Fällen der dauerhaften Aufbewahrung von Organisationen - Quellen für den Erwerb staatlicher und kommunaler Archive der Region Moskau.

2.2.1.3. Ungefähre und Standardnomenklaturen von Fällen von Organisationen - Quellen für den Erwerb der Staatsarchive der Region Moskau.

2.2.1.4. Gesetze zur Zuteilung für die Vernichtung von Dokumenten, die in staatlichen, kommunalen Archiven aufbewahrt werden.

2.2.1.5. Überarbeitete Bestandsaufnahmen von Fällen dauerhafter Lagerung, die im Staats- und Gemeindearchiv der Region Moskau aufbewahrt werden.

2.2.1.6. Listen und Inventare besonders wertvoller und einzigartiger Dokumente, die in staatlichen und kommunalen Archiven gespeichert sind, Inventare besonders wertvoller Fälle, die von Organisationen eingereicht wurden - Quellen für den Erwerb staatlicher und kommunaler Archive der Region Moskau.

2.2.1.7. Beschreibungen von Fällen der dauerhaften Lagerung, zusammengestellt im Staats- und Gemeindearchiv der Region Moskau.

2.2.2. Über die Genehmigung:

2.2.2.1. Listen von Institutionen (Einzelpersonen) - Quellen für den Erwerb staatlicher und kommunaler Archive, Änderungen und Ergänzungen der Listen.

2.2.2.2. Fallakten für Personal und Langzeitlagerung von Organisationen.

2.2.2.3. Anweisungen für die Büroarbeit von Organisationen - Quellen für den Erwerb von staatlichen und kommunalen Archiven der Region Moskau.

2.2.2.4. Überarbeitete Bestandsaufnahmen von Fällen über Personal, die im Staats- und Gemeindearchiv der Region Moskau aufbewahrt werden.

2.2.2.5. Verlustakte, irreparable Schäden an Dokumenten in Organisationen - Quellen für den Erwerb staatlicher und kommunaler Archive der Region Moskau.

2.2.2.6. Handlungen bei der Auswahl zur Vernichtung von Dokumenten aus Organisationen - Quellen für den Erwerb von Staats- und Gemeindearchiven der Region Moskau.

2.2.2.7. Akten der Beschreibung von Archivdokumenten, Verarbeitung von Inventaren.

2.2.2.8. Ungefähre Standardnomenklaturen von Fällen und Nomenklaturen von Fällen von Organisationen - Quellen für den Erwerb staatlicher und kommunaler Archive der Region Moskau.

2.2.2.9. Schlussfolgerungen zur Zweckmäßigkeit der Verarbeitung der Bestandsaufnahmen von Fällen von Dauerlagerung und Personal, die im Staats- und Gemeindearchiv der Region Moskau aufbewahrt werden.

2.2.2.10. Das Verfahren für die Aufrechterhaltung und Übertragung von Bestattungsbüchern (Bestattungsurnen mit Asche) zur dauerhaften Aufbewahrung im Gemeindearchiv der Region Moskau durch die bevollmächtigte Stelle der örtlichen Selbstverwaltung im Bereich der Bestattungs- und Bestattungsangelegenheiten.

2.2.2.11. Ein Musterbuch zur Registrierung von Grabsteinen (Grabsteinen), das Verfahren für dessen Wartung und Vorbereitung für die dauerhafte Lagerung.

2.2.3. Die Genehmigung:

2.2.3.1. Entwürfe von methodischen Handbüchern zur Prüfung des Wertes von Dokumenten und deren Erwerb von staatlichen, kommunalen Archiven, Archiven von Organisationen, Organisation von Dokumenten in Büroarbeit, entwickelt von staatlichen und kommunalen Archiven, Organisationen - Quellen für den Erwerb von staatlichen und kommunalen Archiven.

2.2.3.2. Vorschläge von staatlichen Behörden und lokalen Selbstverwaltungsorganen, staatlichen und kommunalen Archiven, Organisationen der Region Moskau für die Entwicklung (Verarbeitung) normativer Dokumente und methodischer Handbücher zur Prüfung des Wertes von Dokumenten und deren Erwerb von staatlichen, kommunalen Archiven, Archiven von Organisationen, Organisation von Dokumenten in Büroarbeiten, zur Festlegung des Zeitpunkts Aufbewahrung von Archivdokumenten, die in den aktuellen Listen nicht vorgesehen sind, sowie zu Fragen der Änderung der festgelegten Aufbewahrungsfristen, der vorübergehenden Aufbewahrung von Dokumenten aus dem Archivfonds der Region Moskau und anderer Archivdokumente.

2.2.3.3. Schlussfolgerungen zur Notwendigkeit, Dokumente im Eigentum der Region Moskau für die anschließende staatliche Speicherung zu erwerben.

2.2.3.4. Berichte und Berichte über die Arbeit von Expertenkommissionen (CEC, EC) von Exekutivorganen der Exekutive und lokalen Regierungsstellen der Region Moskau.

2.2.1. Zur Zweckmäßigkeit der Entwicklung (Verarbeitung) von Regulierungsdokumenten und methodischen Handbüchern zur Prüfung des Wertes von Dokumenten und deren Erwerb von Staats-, Gemeindearchiven, Archiven von Organisationen, zur Organisation von Dokumenten in Büroarbeiten, zur Bestimmung der Lagerzeit von Archivdokumenten, die in den aktuellen Listen nicht vorgesehen sind, sowie zu Fragen der Änderung der etablierten Dokumente Aufbewahrungsbedingungen, Bedingungen für die vorübergehende Aufbewahrung von Dokumenten des Archivfonds der Region Moskau und anderer Archivdokumente.

2.2.2. Zur Lösung kontroverser Fragen der Prüfung des Wertes von Dokumenten und ihres Erwerbs von staatlichen, kommunalen Archiven und Archiven von Organisationen, die sich bei der Auswahl und Vorbereitung der Aufbewahrung von Dokumenten aus dem Archivfonds der Region Moskau ergeben.

2.2.3. Berichten und Berichten über die Arbeit von Expertenkommissionen (KEK, EG) von Exekutivorganen der Exekutive und lokalen Regierungsstellen der Region Moskau zufolge.

3. EPK-Rechte

3.1. Von staatlichen, kommunalen Archiven und Archiven von Organisationen die Einhaltung der geltenden Vorschriften zur Prüfung des Wertes und der Organisation von Dokumenten in der Büroarbeit zu verlangen, erforderlichenfalls Maßnahmen zur Zuteilung von Dokumenten zur Vernichtung zu fordern.

3.2. Vor die Leitung der Hauptarchivabteilung der Region Moskau zu stellen, um diejenigen vor Gericht zu stellen, die sich der Verletzung der Regeln für die Aufbewahrung, Sammlung, Buchhaltung und Verwendung von Dokumenten schuldig gemacht haben.

3.3. Fordern Sie Vorschläge von Organisationen zu methodischen und praktischen Fragen der Auswahl von Dokumenten zur Aufbewahrung und Vernichtung sowie Sitzungsprotokolle, Materialien und Informationen zu den Aktivitäten der Expertenkommissionen (KEK, EG) der staatlichen Behörden und der lokalen Selbstverwaltung der Region Moskau an.

3.4. Informieren Sie die Leiter der Exekutivorgane der Staatsmacht und der lokalen Selbstverwaltungsorgane der Region Moskau, Organisationen über die Aktivitäten ihrer Expertenkommissionen (KEK, EG) und des EIC.

3.5. Empfehlen Sie staatlichen, kommunalen Archiven, Regierungsstellen, lokalen Behörden der Region Moskau, Organisationen, Maßnahmen zur Suche nach fehlenden Akten (Dokumenten) der ständigen Lagerung und des Personals zu ergreifen, um schriftliche Erklärungen von Managern über die Gründe für das Fehlen, den Verlust oder die illegale Zerstörung von Dokumenten anzufordern.

3.6. Der Vorsitzende des EPÜ verwaltet seine Aktivitäten und ist für die Umsetzung der dem EPÜ zugewiesenen Aufgaben verantwortlich. Der Vorsitzende des EIC ist berechtigt, zu den Sitzungen der Kommission einzuladen und an der Vorbereitung von Einzelfragen teilzunehmen, die beim EIC zu prüfen sind, sowie Fachleute aus staatlichen, kommunalen Archiven, Regierungsstellen, lokalen Behörden der Region Moskau und anderen Organisationen als Experten und Berater.

3.7. Der Sekretär des EPÜ ist berechtigt, von den Darstellern die Einhaltung der EPÜ-Arbeitsvorschriften zu verlangen.

4. Organisation der Arbeit der Expertenprüfungskommission

4.1. Der Vorsitzende des EPÜ ist der erste stellvertretende Leiter der Hauptarchivabteilung der Region Moskau. Der Vorsitzende des EPÜ führt die allgemeine Verwaltung der Aktivitäten des EPÜ durch, leitet die Sitzungen des EPÜ und ist für die Durchführung der dem EPÜ übertragenen Aufgaben verantwortlich.

4.2. Der EIC-Sekretär wird aus der Mitte der Mitarbeiter der Strukturabteilungen der Hauptarchivdirektion der Region Moskau ernannt und bereitet die Fragen für die Prüfung des EIC vor.

4.3. Die Organisation der Arbeit der Expertenprüfungskommission erfolgt in Übereinstimmung mit den Verwaltungsvorschriften für die Wahrnehmung staatlicher Aufgaben der Hauptarchivabteilung der Region Moskau und dieser Verordnung.

4.4. Mitarbeiter der Hauptarchivdirektion der Region Moskau und des Staatsarchivs der Region Moskau erhalten in den Arbeitsplänen Arbeiten im EIC und sind nicht kostenpflichtig.

Die Bezahlung für die Arbeit von Sachverständigen, die keine Mitarbeiter von Archivierungsstellen und -institutionen sind, kann vertraglich erfolgen.

4.5. EIC organisiert seine Arbeit planmäßig. Der Entwurf des jährlichen Arbeitsplans des EIC wird mit den strukturellen Abteilungen der Hauptarchivabteilung der Region Moskau koordiniert. Der EIC-Sekretär organisiert die Arbeiten zur Entwicklung des Entwurfs des EIC-Plans für ein Jahr und legt sie dem EIC-Vorsitzenden spätestens am 1. Dezember des Jahres vor dem nächsten zur Genehmigung vor. Der Sekretär der Kommission informiert das EPÜ vierteljährlich über die Umsetzung des jährlichen Arbeitsplans.

4.6. EIC-Sitzungen finden mindestens einmal im Monat statt. Eine Sitzung gilt als kompetent, wenn mehr als die Hälfte des EIC anwesend ist.

4.7. Die Dokumente (Abschnitt 2.2 dieser Verordnung) werden dem EIC-Sekretär mit einem vom Leiter der Organisation oder seinem Stellvertreter (Bürger - für Einzelpersonen) unterzeichneten Begleitschreiben und dem Abschluss des Leiters des Gemeindearchivs oder eines bevollmächtigten Mitarbeiters des Staatsarchivs der Region Moskau über die Qualität der dem EIC vorgelegten Dokumente vorgelegt.

4.8. Der Grund für die Weigerung, die eingereichten Dokumente im Wesentlichen zu prüfen, ist die Ausführung der eingereichten Dokumente unter Verstoß gegen die Anforderungen von GOST R 6.30-2003 "Einheitliche Dokumentationssysteme. Einheitliches System der organisatorischen und administrativen Dokumentation. Anforderungen an den Papierkram", Arbeitsregeln in den Exekutivbehörden des Bundes, Anweisungen für die Büroarbeit im exekutivorgane staatliche Behörden der Region Moskau, regierungsstellen Region Moskau, die Regeln für die Organisation der Aufbewahrung, des Erwerbs, der Buchhaltung und der Verwendung von Dokumenten aus dem Archivfonds der Russischen Föderation sowie anderer Archivdokumente in staatlichen und kommunalen Archiven, Museen und Bibliotheken, Organisationen Von der Russischen Akademie Naturwissenschaften (registriert vom Justizministerium der Russischen Föderation 06.03.2007, N 9059).

4.9. Die Prüfung der eingereichten Unterlagen erfolgt im Wesentlichen innerhalb von 30 Tagen nach Eingang der Unterlagen bei der Hauptarchivabteilung der Region Moskau.

4.10. Der Darsteller unter den Mitgliedern des EIC, Mitarbeitern der Hauptarchivdirektion der Region Moskau und des Staatsarchivs der Region Moskau, der für die Vorbereitung des Themas für das EIC-Treffen verantwortlich ist, sowie die Experten der Organisationen werden vom Vorsitzenden des EIC bestimmt.

4.11. Der Entwurf der Tagesordnung für die bevorstehende Sitzung wird vom Sekretär des EIC erstellt und dem Vorsitzenden des EIC spätestens 5 Arbeitstage vor dem Treffen zur Genehmigung vorgelegt.

4.12. Die Entscheidungsentwürfe des EPÜ werden den Mitgliedern des EPÜ zur Kenntnis gebracht und auf seiner Sitzung erörtert. Anschließend wird über die Entscheidung abgestimmt. EIC-Entscheidungen werden zu jedem behandelten Thema separat mit der Mehrheit der anwesenden Mitglieder der Kommission getroffen. Bei gleichmäßiger Stimmenverteilung trifft der Vorsitzende des EPÜ die Entscheidung.

Abweichende Meinungen von EPC-Mitgliedern werden im Protokoll wiedergegeben und schriftlich beigefügt.

4.13. Die Zeit für Berichte bei EPC-Sitzungen beträgt bis zu 15 Minuten, für Co-Berichte - bis zu 10 Minuten, für Reden - bis zu 5 Minuten.

4.14. Der Sekretär des EPÜ erstellt spätestens 10 Arbeitstage nach der nächsten Sitzung des EPÜ das Protokoll der Sitzung, extrahiert es aus dem Protokoll der Sitzung und legt es dem Vorsitzenden des EPÜ zur Unterzeichnung vor.

4.15. Das vom Vorsitzenden des EPÜ und dem Sekretär des EPÜ unterzeichnete Protokoll wird vom Leiter der Hauptarchivabteilung der Region Moskau genehmigt.

4.16. Die Art der Kontrolle und der Zeitpunkt der Übermittlung von Informationen (falls erforderlich) über die Umsetzung der EPC-Entscheidungen werden in der Regel im Text der Entscheidung festgelegt. Wenn sie nicht vorhanden sind, werden sie vom EPC-Vorsitzenden festgelegt.

4.17. Die Entfernung der Entscheidungen des EPÜ aus der Kontrolle erfolgt durch den Vorsitzenden des EPÜ nach Angaben des Sekretärs des EPÜ. Kontrollkarten von Entscheidungen aus Kontrollen und Dokumente mit entsprechenden Markierungen sind in der Kontroll- und Referenzkartendatei der EPK konzentriert.

4.18. Der EIC-Sekretär organisiert die Buchhaltung und betriebskontrolle Für die Umsetzung von Entscheidungen ergreift die fristgerechte Prüfung der eingegangenen Unterlagen die erforderlichen Maßnahmen, um eine Verletzung der Fristen für die Ausführung der eingegangenen Unterlagen zu verhindern.

• Orden des Hauptarchivs der Region Moskau vom 10.11.2014 N 153-r Zu Änderungen der Anordnung der Hauptarchivverwaltung der Region Moskau vom 29.09.2014 N 136-r "Zu Änderungen der Anordnung der Hauptarchivverwaltung der Region Moskau vom 26.12.2013 N 135-r" Zur Genehmigung zustandszuweisungen für die Erbringung öffentlicher Dienstleistungen (Erbringung von Arbeiten) für staatliche Einrichtungen der Region Moskau unter der Zuständigkeit der Hauptarchivabteilung der Region Moskau für 2014
• Orden des Hauptarchivs der Region Moskau vom 29.09.2014 N 136-r Zu Änderungen des Beschlusses der Hauptarchivdirektion der Region Moskau vom 26. Dezember 2013 N 135-r "Zur Genehmigung staatlicher Aufträge für die Erbringung öffentlicher Dienstleistungen (Ausführung von Arbeiten) an staatliche Einrichtungen der Region Moskau unter der Zuständigkeit der Hauptarchivdirektion der Region Moskau für 2014"
• Beschluss des Hauptarchivs des Verteidigungsministeriums vom 03.10.2013 N 103-r Zu Änderungen des Beschlusses der Hauptarchivdirektion der Region Moskau vom 06.12.2012 N 81-r "Zur Genehmigung staatlicher Aufträge für die Erbringung öffentlicher Dienstleistungen (Erbringung von Arbeiten) an staatliche Einrichtungen der Region Moskau unter der Zuständigkeit der Hauptarchivdirektion der Region Moskau für 2013"
• Orden des Hauptarchivs der Region Moskau vom 25.04.2012 N 26-r Zu Änderungen des Beschlusses der Hauptarchivdirektion der Region Moskau vom 27. Januar 2012 N 4-r "Über das Verfahren für die Interaktion der Hauptarchivdirektion der Region Moskau mit den autorisierten Organen der lokalen Selbstverwaltung von Stadtbezirken und Stadtbezirken der Region Moskau nach Bereitstellung von interbudgetäre Überweisungen in 2012"
• Orden des Hauptarchivs der Region Moskau vom 11.08.2011 N 38-r Über die Genehmigung des Programms zur Teilnahme von Beamten der Region Moskau der Hauptarchivdirektion der Region Moskau an Vortrags- und Beratungsarbeiten zur Förderung des Rechtswissens zu Fragen der Archivangelegenheiten für 2011
• Verordnung des Zivilgesetzbuches der Ukraine vom 26.08.2014 N 13-R Bei Anerkennung der Anordnung der Hauptkontrolldirektion der Region Moskau vom 24. August 2011 als ungültig N 27 "Nach Genehmigung der Verwaltungsvorschriften für die Erbringung öffentlicher Dienstleistungen für die Bereitstellung von Informationen für Benutzer aus staatlichen Mitteln und informationssysteme Der Region Moskau, die der Gerichtsbarkeit der Hauptkontrolldirektion der Region Moskau unterstehen "und Punkte 1-3 des Beschlusses der Hauptkontrolldirektion der Region Moskau vom 12.03.2013 N 5" Nach Genehmigung der Verwaltungsvorschriften der Hauptkontrolldirektion der Region Moskau für die Wahrnehmung staatlicher Aufgaben "
• Beschluss des Hauptarchivs des Verteidigungsministeriums vom 26. Juli 2011 N 33-r Zur Änderung des Beschlusses der Hauptarchivverwaltung der Region Moskau vom 18.02.2011 N 9-r "Nach Genehmigung der Liste der Arbeiten und Dienstleistungen, deren Kosten auf Kosten von Subventionen aus dem Haushalt der Region Moskau durchgeführt werden können, um die Übertragung der staatlichen Befugnisse auf Stadtbezirke und Stadtbezirke der Region Moskau sicherzustellen über die vorübergehende Aufbewahrung, den Erwerb, die Abrechnung und die Verwendung von Archivdokumenten in Bezug auf das Eigentum der Region Moskau, die für 2011 vorübergehend in den Stadtarchiven aufbewahrt werden "