Bagaimana mengatur hari kerja Anda. "Jam kerja" dan "jam kerja". Siapa yang memimpin dan bagaimana menyelesaikannya

Produktivitas dikombinasikan dengan efisiensi adalah kemampuan untuk bekerja lebih banyak, lebih cepat dan dengan biaya minimal, itulah sebabnya pengusaha modern membutuhkan kandidat untuk memiliki kualitas-kualitas ini. Bagaimana menjadi karyawan yang begitu berharga dan tak tergantikan? Pertama-tama, untuk mengatur hari dan jadwal kerja Anda dengan benar, memaksimalkan semua tindakan Anda - dan untuk ini Anda harus fokus pada tiga aspek kehidupan kerja Anda yang dijelaskan di bawah ini: waktu, ruang kerja, dan sikap mental.

Waktu

Pekerja modern dikenal sebagai pekerja serba bisa yang sarat dengan banyak tugas, jadi manajemen waktu yang baik sangat penting untuk meningkatkan produktivitas. Sebagian besar waktu biasanya diambil oleh pertanyaan tak terduga (dan, sebagai aturan, bukan yang paling penting), ditambah proses peralihan dari tugas ke tugas, yang bisa memakan waktu hingga setengah jam. Untuk menghindari hal ini, rencanakan hari Anda dengan hati-hati dan urutkan tugas-tugas pekerjaan yang secara teratur menumpuk di kepala Anda.

1. Mulailah hari Anda dengan waktu yang terstruktur untuk diri sendiri.: periksa surat dan berita media sosial yang telah terkumpul dalam semalam dan urutkan semua informasi. Tulis jawaban dan instruksi singkat agar rekan kerja dan bawahan dapat mulai bekerja. Time out tugas yang lebih besar dan membuang yang tidak perlu dan tidak penting.

2. Dalam perjalanan ke tempat kerja, Anda dapat menggunakan waktu ini dengan sangat berguna dan produktif: Lanjutkan mengoordinasikan tugas, melihat buletin berita, mendapatkan pembaruan, dan membuat jadwal harian. Pada saat Anda tiba di kantor, Anda akan dipersenjatai dan dipersiapkan.

3. Kurangi waktu rapat sebesar 25%- pada akhirnya, Anda akan mendapatkan jumlah pekerjaan yang sama. Dengan memotong satu rapat kerja lima orang dari satu jam menjadi 45 menit, Anda menghemat waktu kerja 25 jam per bulan. Itu sekitar 300 jam setahun, atau hampir dua bulan kerja!

4. Rencanakan istirahat teratur sepanjang hari, karena berlari dari rapat ke rapat tidak produktif: Anda hanya akan menguras tenaga dan kehilangan konsentrasi. Beristirahat di antara tugas-tugas rutin meningkatkan efisiensi dan menjaga pikiran tetap jernih dan teratur. Jika memungkinkan, sebaiknya tidur siang 10 hingga 20 menit setelah makan malam.

Ruang angkasa

Ini adalah lingkungan kerja Anda: kantor dan rumah. Ini juga merupakan elemen penting untuk meningkatkan produktivitas tenaga kerja.

5. Bekerja "di luar kantor" bila memungkinkan. Jika Anda perlu menulis dokumen atau penelitian penting topik yang sulit, maka tidak adanya kebisingan kantor dan gangguan lainnya hanya akan meningkatkan konsentrasi. Beberapa pengusaha melihat telecommuting memiliki manfaat lain, termasuk mengurangi waktu perjalanan, makan siang yang lebih pendek dan hari sakit yang lebih sedikit.

6. Tentukan tempat-tempat yang biasa Anda kunjungi untuk informasi pekerjaan agar tidak terganggu oleh objek lain. Misalnya, batasi diri Anda pada email, blog yang diperlukan, alat obrolan, dan media sosial semata-mata untuk bekerja. Maka Anda akan kurang tergoda untuk bersantai di situs hiburan.

7. Matikan semua notifikasi pop-up di perangkat seluler dan komputer sehingga tidak mengganggu konsentrasi dan tidak mengiritasi. Omong-omong, batasi jumlah pemeriksaan email agar Anda tidak terganggu tanpa alasan.

sikap mental

Dapatkan diri Anda ke dalam keadaan pikiran di mana Anda dapat fokus pada tugas-tugas yang paling penting saat ini.

8. Bicara, jangan email. Angkat telepon dan bicara atau berjalan-jalan di kantor dan mengobrol dengan rekan kerja. Saat Anda bekerja dari jarak jauh, gunakan obrolan. Komunikasi pribadi memberikan arah tindakan yang tepat dan langsung menghapus kesalahpahaman. Anda membuang banyak waktu untuk mengirim pesan melalui email dan membuat rantai email terpanjang yang bisa membingungkan.

9. Pecah Tugas Besar menjadi Potongan-potongan Kecil; hal ini akan mengurangi rasa sesak dan keinginan untuk menunda-nunda. Untuk melakukan ini, disarankan untuk menggunakan apa yang disebut metodologi tangkas untuk manajemen tugas.

10. Buat daftar periksa tindakan untuk tugas yang berulang untuk mengurangi kesalahan, terutama ketika Anda terlalu banyak bekerja atau terdesak waktu.

Bekerja dengan karyawan adalah salah satu bagian terpenting dalam organisasi perusahaan mana pun. Bagi perusahaan yang mengembangkan dan mengimplementasikan produk di bidang teknologi TI atau web, penting untuk dapat mempekerjakan staf secara kompeten, memotivasi mereka, dan memecat mereka. Semua ini menambahkan hingga sistem tunggal mengatur pekerjaan karyawan. Di sini Anda perlu sedikit psikolog agar dapat menyelesaikan semua situasi yang telah berkembang dalam tim dengan baik, serta mengelola staf dengan kompeten.

Tugas manajemen perusahaan adalah memotivasi karyawan untuk mencapai tujuan perusahaan. Jika perusahaan tidak memiliki tujuan, maka karyawan tidak akan memilikinya. Untuk mengatur pekerjaan karyawan dengan benar, perusahaan perlu dipandu oleh prinsip-prinsip tertentu, memperkenalkan berbagai metode ke dalam manajemen yang akan membuahkan hasil.

Jadi, mari kita lihat 10 cara untuk membangun tim yang termotivasi dan kuat di perusahaan yang akan sangat produktif dan akan mampu menghasilkan lebih banyak untuk perusahaan daripada rata-rata di pasar.

1. Memahami tujuan karyawan. Ketidakpastian tidak membawa sesuatu yang baik. Jika seseorang tidak tahu ke mana dia harus pindah, kemungkinan besar dia akan berdiri dan berpikir apa yang harus dilakukan? Ketidakpastian dalam sebuah perusahaan dapat merusak banyak usaha yang baik. Jika Anda tidak menginspirasi kepercayaan diri sebagai perusahaan, Anda tidak memiliki visi mengapa Anda melakukan semua ini, maka kemungkinan besar karyawan Anda tidak akan bertahan lama. terutama menjanjikan. Karena mereka akan berusaha ke tempat di mana mereka bisa tumbuh. Menumbuhkan dan mendefinisikan peta jalan perusahaan adalah hal yang perlu dijelaskan oleh karyawan. Mengembangkan sistem peningkatan karir bagi karyawan. Saat mempekerjakan seseorang, jangan biarkan dia dalam kegelapan tentang apa yang menantinya dalam hal gaji, tanggung jawab, peluang, dan sebagainya. Juga, perusahaan Anda harus memiliki tujuan. Biarkan karyawan mengetahuinya. Misalnya, menjual 100 unit produk bulan depan. Tujuan harus memotivasi. Jadi jika kami menjual 98 unit bulan ini dan kami menjual 96 bulan lalu, maka target 100 unit sepertinya tidak akan menarik. Naikkan standar menjadi 120, atau bahkan lebih baik, menjadi 150 unit. Saat itulah Anda akan memiliki sesuatu untuk dikerjakan!

2. Dengan tujuan yang jelas dalam pikiran, seorang karyawan akan selalu melakukan pekerjaan yang jauh lebih baik. Selain tujuan utama berupa pencapaian satu hasil besar, perusahaan juga harus memiliki tujuan motivasi yang akan mendorong karyawan untuk mencapai hasil antara yang berkualitas tinggi. Dan hasil antara ini harus diberi penghargaan agar karyawan lebih termotivasi. Selain itu, ada baiknya memvisualisasikan bagaimana Anda ingin memberi penghargaan kepada karyawan. Misalnya, Anda dapat menjanjikan mereka perjalanan ke Eropa atau hadiah dan hadiah motivasi lainnya ketika mereka memenuhi rencana penjualan tertentu.

Hal utama dalam prinsip ini adalah perayaan kemenangan ketika hasil antara tercapai. Anda dapat membuat tim karyawan yang termotivasi dan sukses di kantor dengan berhasil menerapkan prinsip ini dalam bisnis Anda.

3. Gunakan apa yang telah Anda pelajari dalam proyek Anda. Sangat sering, karyawan dan manajemen perusahaan dihadapkan pada kenyataan bahwa ada banyak informasi yang masuk, tetapi hasil nyata dari konsumsinya praktis tidak terlihat. Anda harus memahami bahwa semua informasi yang datang kepada Anda harus digunakan oleh Anda, atau Anda tidak boleh membuang waktu untuk itu! Seberapa sering banyak orang menghabiskan setengah hari membaca email, menjelajahi akun media sosial, dan sebagainya, sementara waktu manusia yang berharga terbuang sia-sia, dan efisiensi kerja berkurang. Ketidakmampuan untuk merespons informasi secara memadai, untuk tidak melihat bagian data yang tidak Anda perlukan, adalah salah satu kualitas penting dari seorang karyawan yang produktif. Dan jika Anda telah memutuskan bahwa Anda masih akan mempelajari beberapa informasi, maka lakukanlah sedemikian rupa sehingga data apa pun dapat digunakan untuk kepentingan perusahaan. Dengan kata lain, Anda mempelajari sesuatu, jadi praktikkan!

Yang terbaik, tentu saja, untuk menghindari arus informasi sebanyak mungkin. Apakah Anda menghabiskan banyak waktu untuk surat dan berita? Anda memiliki masalah produktivitas yang serius. Pertama, jika pekerjaan Anda sudah terhubung dengan komputer dan monitor, maka produktivitas Anda dengan jam kerja akan menurun. Karena Anda memiliki aktivitas fisik yang rendah, Anda akan melakukan lebih sedikit dalam periode waktu yang sama. Jadi lebih baik batasi waktu Anda di media sosial dan waktu yang Anda habiskan untuk menulis. Cobalah untuk mengkonsumsi hanya informasi yang dapat berguna bagi Anda selama jam kerja. Gunakan apa yang Anda pelajari dalam pekerjaan Anda. Ajarkan ini kepada karyawan Anda.

4. Batasi jumlah arus informasi. Dan juga memantau kualitas data yang masuk. Ini sangat penting dari sudut pandang produktivitas. Pertama, ketika hanya mengkonsumsi informasi yang dapat berguna bagi Anda, Anda mau tidak mau akan meningkatkan keterampilan dan kemampuan kerja Anda. Jika Anda mengecualikan semua sekam seperti berita dan artikel di luar topik dari menu informasi harian, Anda tidak hanya dapat meningkatkan produktivitas karyawan, tetapi juga secara signifikan meningkatkan kompetensi dan tingkat pendidikan mereka. Cobalah juga untuk membatasi jumlah arus informasi. Jadi Anda tidak akan tergoda untuk terganggu oleh kegiatan yang tidak berhubungan dengan pekerjaan, serta membaca dan menonton segala sesuatu yang mau tak mau datang ke tangan.

5. Makan sehat dan aktivitas karyawan Anda. Jika ada suasana yang sehat di kantor, Anda akan terkejut betapa jauh lebih produktifnya karyawan Anda. Mempromosikan diet sehat di antara karyawan Anda sendiri, serta memberi mereka kesempatan untuk berolahraga di sela-sela pekerjaan, memungkinkan Anda untuk lebih memotivasi setiap karyawan untuk melakukan tugas mereka. Sudah lama terbukti bahwa jika seseorang mengganti pekerjaan mental dengan pekerjaan fisik, maka dia bekerja lebih produktif. Selain itu, diet sehat dapat mengurangi risiko morbiditas di antara karyawan dan hanya meningkatkan aktivitas otak, serta ketekunan dan produktivitas.

6. Efisiensi penggunaan waktu kerja. Setiap karyawan Anda memiliki potensi untuk meningkatkan produktivitas mereka setidaknya 25 persen. Pikirkan tentang bagaimana Anda dapat mengurangi jumlah waktu yang dihabiskan karyawan Anda untuk berbicara di telepon, berbicara satu sama lain, dan sebagainya. Pelatihan manajemen waktu biasanya banyak membantu. Omong-omong, pelatihan intensif apa pun dapat digunakan sebagai ilustrasi betapa pentingnya bekerja dengan cepat, efisien, di tim mana pun dan di hampir semua kondisi. Ketika Anda datang ke pelatihan, tidak ada waktu tersisa untuk berbicara dengan seseorang, menulis surat dan pesan kepada seseorang yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan. Andai saja seperti ini di tempat kerja! Anda setidaknya dapat mengatur sebagian proses tersebut di kantor Anda jika Anda melakukan beberapa pelatihan tentang manajemen waktu dan menjelaskan kepada karyawan mengapa mereka perlu bekerja seefisien mungkin dan bagaimana hal ini akan mempengaruhi gaji mereka.

7. Berbagi rahasia satu sama lain. Ini mengacu pada rahasia profesional yang dapat membantu Anda semua melakukan pekerjaan Anda dengan lebih efisien. Anda dapat menciptakan suasana kepercayaan pada perusahaan, bekerja di mana produktivitas setiap karyawan meningkat. Pada saat yang sama, rahasia profesi penting tidak hanya dari segi keinformatifan, tetapi juga dari segi pemberian kesempatan kepada setiap pegawai untuk bertindak sebagai dosen, guru, pembimbing, dan sebagainya. Pilih format yang nyaman bagi Anda di mana setiap peserta dapat berbagi apa yang telah mereka pelajari. Anda akan melihat bahwa karyawan menjadi jauh lebih ramah, dan bahwa setiap orang akan memiliki tingkat persepsi yang meningkat tentang pekerjaan yang mereka lakukan.

8. Memelihara karyawan sintetis. Ini adalah orang-orang yang dapat melakukan hampir semua hal di perusahaan Anda. Secara alami, ada item khusus seperti layanan hukum atau akuntansi. Tetapi, jika diinginkan, pekerjaan ini dapat dialihdayakan, dan di perusahaan Anda, Anda hanya dapat menangani apa yang menghasilkan pendapatan, yaitu produksi, penjualan produk. Hampir semua perusahaan dapat memunculkan apa yang disebut karyawan sintetis yang akan melakukan banyak fungsi menarik yang berbeda. Apa yang diberikannya kepada perusahaan? Produktivitas di tempat kerja, karena beralih dari satu aktivitas ke aktivitas lainnya sering meningkatkan produktivitas. Hal ini juga memungkinkan untuk mengurangi kebutuhan personel seperti sekretaris dan manajer kantor, yang fungsi dan perannya dalam perusahaan sangat sering kabur. Ketiga, dengan membesarkan seorang pekerja sintetis yang memiliki gagasan tentang cara kerja perusahaan dan apa yang menghasilkan uang, Anda akan terhindar dari risiko kerugian akibat salah satu karyawan berhenti.

Juga akan memungkinkan bagi perusahaan untuk membentuk struktur kerja yang tidak akan banyak bergantung pada jumlah staf, tetapi akan sangat bergantung pada sistem organisasi tenaga kerja yang dapat Anda bangun. Inilah kunci sukses perusahaan.

“Jangan percaya kalender. Ada banyak hari dalam setahun yang Anda inginkan. Satu orang menghabiskan satu tahun melakukan apa yang bisa dilakukan dalam seminggu, sementara orang lain menjalani peristiwa setahun penuh dalam seminggu"

Charles Richards

Salah satu tantangan paling signifikan dalam hidup dan perbaikan diri adalah kurangnya waktu. Tentu saja, waktu sama untuk semua orang - ada 24 jam dalam sehari untuk setiap orang. Pertanyaannya adalah bagaimana kita menggunakan jam-jam tersebut.

Berikut adalah beberapa contoh bagaimana Anda dapat meluangkan waktu untuk melakukan apa yang benar-benar ingin Anda lakukan.

1. Lacak bagaimana hari Anda berjalan

Gunakan pena dan kertas - atau komputer Anda - dan jam tangan. Lacak ke mana waktu Anda sebenarnya pergi di siang hari, bukan seperti yang Anda pikirkan. Anda mungkin terkejut betapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk segala macam hal (terutama hal-hal yang tidak begitu penting dan menarik bagi Anda).

2. Terimalah bahwa Anda tidak harus melakukan semua yang Anda lakukan.

Langit tidak akan jatuh menimpa kepalamu jika kamu menolak untuk melakukan sesuatu. Ini adalah item yang paling penting dalam daftar. Semua hal yang “seharusnya” Anda lakukan menghalangi Anda untuk memperbaiki diri, atau bahkan hanya meluangkan waktu untuk diri sendiri. Sebenarnya, Anda tidak "harus" melakukan apa pun.

Cobalah untuk melihat situasi seolah-olah Anda memilih apa yang harus dilakukan. Tentu saja, jika Anda memutuskan untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu, ada alasan untuk itu. Alasannya mungkin baik atau tidak, positif atau negatif. Terkadang pada pandangan pertama hal-hal tampaknya tidak seperti apa adanya, tetapi tugas Anda adalah belajar mengendalikan hidup Anda dan membuat pilihan alih-alih membiarkan dunia di sekitar Anda mengatur dan memutuskan untuk Anda. Keterampilan seperti itu akan membantu Anda memahami apa yang tidak terlalu penting bagi Anda, menghentikan aktivitas ini atau menghabiskan lebih sedikit waktu untuk itu, dan melakukan sesuatu yang lebih menarik.

3. Gunakan Hukum Parkinson

Anda dapat bekerja lebih cepat dari yang Anda pikirkan. Hukum Parkinson mengatakan bahwa sebuah kasus akan menjadi lebih lama dan lebih sulit tergantung pada jumlah waktu yang Anda habiskan untuk itu. Misalnya, jika Anda berjanji pada diri sendiri untuk menyelesaikan masalah dalam waktu seminggu, hal-hal pasti akan membingungkan sedemikian rupa sehingga Anda harus mencurahkan lebih banyak waktu untuk menemukan jalan keluar dari situasi tersebut daripada yang Anda harapkan.
Alih-alih, fokuslah untuk menemukan solusi untuk masalah tersebut, lalu beri diri Anda waktu satu jam (bukan sehari penuh) atau satu hari (bukan seminggu) untuk mengimplementasikan rencana Anda. Tindakan ini akan memacu pemikiran Anda dan memaksa Anda untuk fokus pada tindakan.

4. Kurangi jumlah informasi yang Anda terima

Ini adalah poin yang sangat penting. Untuk menemukan waktu untuk pengembangan pribadi, kemungkinan besar Anda harus lebih sedikit menonton TV, membuka-buka majalah dan koran, terutama jika Anda terbiasa melakukan beberapa kegiatan ini sekaligus. Menyerahkannya akan membebaskan banyak waktu, namun Anda mungkin tidak ingin melewatkan acara favorit Anda atau melupakan koran. Pertanyaan berikut akan membantu kita menemukan kompromi ...

5. Gabungkan beberapa aktivitas untuk keuntungan Anda

Jika Anda ingin menonton acara TV favorit, gabungkan dengan sesuatu yang bermanfaat, seperti berolahraga dengan sepeda stasioner. Atau atur pertemuan dengan teman dan mengobrol dengan mereka sambil bermain tenis (juga latihan fisik) atau berbelanja (manjakan diri Anda dengan sepasang cakram baru atau pakaian trendi).

Selain itu, Anda dapat menerima berbagai informasi selama istirahat pendek di siang hari. Dengarkan buku audio saat mengemudi, bukan di rumah. Duduk di ruang tunggu institusi menunggu janji, Anda dapat menonton episode baru acara favorit Anda menggunakan iPOD atau ponsel.

6. Secara berkala tanyakan pada diri sendiri seberapa perlu aktivitas Anda.

Seringkali kita disibukkan dengan sesuatu yang tidak penting, meskipun kita tidak menyadarinya. Dengan bertanya pada diri sendiri apa yang Anda lakukan sepanjang hari, Anda mungkin menemukan bahwa Anda dapat menggunakan waktu Anda dengan lebih baik (apakah Anda sedang bekerja atau di rumah). Untuk membantu Anda mengingat untuk mengajukan pertanyaan bermanfaat kepada diri sendiri, gunakan pengingat eksternal dalam bentuk catatan tempel, screensaver, dan aksesori.

7. Dapatkan diri Anda bersama-sama

Alih-alih membuang-buang waktu, merenung dengan harapan seseorang akan melakukan pekerjaan untuk Anda atau mengambil inisiatif, alih-alih mencoba mencari penjelasan dan alasan untuk kemalasan Anda, kembangkan kebiasaan melakukan semua tugas sekaligus.

Jadilah aktif dan lakukan apa yang harus Anda lakukan. Paling sering ini dapat dilakukan di lain waktu, beberapa waktu kemudian, tetapi pada saat Anda dipaksa untuk bertindak, Anda akan kehilangan banyak waktu mencari alasan untuk menunda pekerjaan, memikirkan hal yang tak terhindarkan dan menjengkelkan karena, pada akhirnya. , , Anda harus turun ke bisnis. Dan jika Anda menunggu orang lain melakukannya untuk Anda, mungkin perlu waktu lama sebelum harapan Anda terpenuhi.

Mungkin sulit untuk mengembangkan kebiasaan ini dalam diri Anda jika Anda terbiasa berpikir lama (atau terlalu lama) sebelum Anda mulai melakukan sesuatu. Mulai bekerja pada diri saya sendiri, saya menemukan satu metode yang efektif: Anda perlu mengkorelasikan tindakan Anda lebih sedikit dengan pikiran dan emosi, menyadari fakta bahwa Anda mengendalikan keadaan internal Anda, dan bukan sebaliknya. Tentu saja, Anda dapat sedikit memikirkan situasinya, tetapi lebih baik melakukan apa yang akan Anda lakukan sesegera mungkin.

8. Jangan semprot

Mungkin Anda hebat dalam multitasking pada saat yang bersamaan. saya tidak. Oleh karena itu, jika saya memiliki tugas yang membutuhkan konsentrasi dan perencanaan yang matang, saya lebih suka mengerjakannya sendiri untuk sementara waktu. Tampaknya semakin banyak hal yang Anda lakukan pada saat yang sama, semakin cepat Anda menyelesaikan pekerjaan. Namun, menurut pengalaman saya, ini mengarah pada kebingungan, ketegangan berlebihan, dan akibatnya, Anda kehilangan lebih banyak waktu daripada yang diperlukan jika Anda harus menyelesaikan semua masalah satu per satu.

9. Bekerja dalam diam

Atur tempat kerja Anda sehingga tidak ada yang mengalihkan perhatian Anda dari pekerjaan Anda. Singkirkan hal-hal yang dapat membuat Anda membuang waktu - tutup pintu, putuskan sambungan dari Internet, matikan telepon, dan bersihkan meja. Kemudian pilih satu aktivitas untuk Anda sendiri dan lihat sampai akhir.

10. Makan dengan benar dan berolahraga

Waktu yang dapat Anda gunakan secara produktif sangat bergantung pada kondisi fisik Anda. Jika Anda benar-benar lelah saat pulang kerja atau kelas, kemungkinan besar Anda akan menghabiskan malam dengan berbaring di sofa.

Dengan berolahraga dan makan dengan benar, Anda dapat meningkatkan kebugaran fisik Anda, yang berarti Anda akan memiliki lebih banyak energi untuk bekerja. Seiring dengan kesejahteraan Anda, kemampuan Anda untuk berkonsentrasi juga akan meningkat, yaitu, Anda akan mengatasi tugas yang ada lebih cepat, dan pada saat yang sama Anda akan memiliki kekuatan untuk melakukan sesuatu yang lain setelah pekerjaan selesai.

Kebanyakan orang memulai hari mereka dengan niat yang tepat, energi, daftar tugas yang ambisius, dan aliran email yang dikelola dengan baik. Namun perintah itu berakhir ketika ada rapat, pesan, dan pekerjaan terburu-buru dari rekan kerja. Pada akhirnya, semua rencana berantakan, dan Anda pulang dengan lelah dan kalah.

Tapi jangan putus asa. Lingkaran setan ini dapat dipatahkan melalui prioritas, fokus, dan taruhan Anda sendiri. sumber daya yang tak habis-habisnya(walaupun terkadang tidak terlihat begitu) – energi. Di bawah ini adalah semua yang perlu Anda ketahui tentang penataan pekerjaan Anda sepanjang hari.

Pilih apa yang benar-benar perlu Anda kerjakan

Ada matriks 2*2 sederhana yang dinamai menurut nama Presiden AS Dwight Eisenhower yang akan membantu Anda mendapatkan prioritas dengan benar. Suatu ketika seorang politisi mengatakan bahwa dia selalu memiliki dua jenis masalah - mendesak dan penting. Mendesak tidak penting, dan penting tidak pernah mendesak.

Kemungkinan besar, saat menyusun daftar tugas, Anda juga membagi tugas menjadi "mendesak" dan "penting". Matriks Eisenhower akan membantu Anda mengetahui apa perbedaan di antara keduanya. Ini terdiri dari empat sel dan dua sumbu - "urgensi" dan "kepentingan". Hanya perlu beberapa menit untuk mengkategorikan setiap tugas Anda untuk memahami aktivitas apa yang Anda buang-buang waktu.

Tugas yang mendesak tetapi tidak penting cenderung menjadi sumber kecemasan. Mereka terdiri dari pesan dari rekan kerja, undangan rapat, dan balasan pesan FYI. Tugas-tugas ini memaksa kita untuk terus-menerus dalam "mode respons". Selain itu, mereka mengalihkan perhatian dari tugas yang paling penting - penting, tetapi tidak mendesak. Yang terakhir tidak memiliki tenggat waktu yang jelas dan, dalam kasus eksekutif, misalnya, termasuk mengerjakan ide-ide strategis, perencanaan jangka panjang, berinvestasi dalam bakat, atau membangun merek. Dapatkah Anda membayangkan konsekuensi dari menunda kasus seperti itu?

Luangkan waktu untuk pekerjaan yang mendalam

Kapitalis ventura Sam Altman menyebut hype di dunia digital sebagai “salah satu krisis terbesar di dunia digital” kesehatan mental waktu kita". Kami memeriksa smartphone 150 kali sehari, dan menurut profesor ilmu komputer Cal Newport, ini secara signifikan mengurangi kemampuan untuk berpikir jernih dan kreatif.

Newport percaya bahwa kesempatan untuk fokus pada pekerjaan yang mendalam adalah pelaksanaan tugas secara intensif per unit waktu. Dia mengutip salah satu taktik profesor Adam Grant dari University of Pennsylvania, yaitu melakukan pekerjaan intelektual yang kompleks tetapi penting untuk jangka waktu yang lama dan tidak terputus. Bagi Grant, ini berarti mendedikasikan semester musim gugur untuk mengajar, dan semester musim semi dan musim panas untuk penelitian.

Jika pekerjaan Anda tidak memungkinkan Anda untuk menghabiskan waktu maksimal pada tugas-tugas tertentu, jangan berkecil hati. Newport merekomendasikan pengenalan "produktivitas tetap", yang memungkinkan Anda membuat jadwal kerja dan istirahat yang jelas dan seimbang. Artinya, antara lain, tidak masuk kerja setelah pukul 17:30. Jika pendekatan ini tidak berhasil, Anda dapat beralih ke versi ringan pekerjaan mendalam- metode Pomodoro, yang mencakup urutan beberapa periode kerja keras selama 25 menit, yang dipisahkan satu sama lain oleh waktu istirahat.

Lacak berapa banyak waktu yang Anda habiskan dalam rapat

Paul Graham, pendiri inkubator startup Y Combinator, membedakan antara dua jenis jadwal - jadwal "pencipta" ( itupembuat) dan manajer. Jika pada siang hari Anda bergantian rapat, konferensi, dan menjawab surat, maka kemungkinan besar Anda hidup sesuai dengan jadwal manajer. Mereka cenderung mengatur hari mereka dengan jam. "Kreator", di sisi lain, yang mencakup penulis, pemrogram, dan seniman, membagi pekerjaan menjadi rentang waktu yang panjang dan berkelanjutan. Biasanya, jadwal kedua jenis karyawan itu tumpang tindih dalam rapat. Dan masing-masing dari mereka harus memahami konsekuensi dari pertemuan semacam itu. Bahkan pertemuan singkat dapat memaksa Anda untuk menunda proyek ambisius sampai nanti. Karena itu, ketika merencanakan pertemuan Anda berikutnya, pastikan untuk bertanya pada diri sendiri tentang perlunya pertemuan itu.

Fokus pada sumber daya tersembunyi Anda - energi

Beberapa kabar baik - ada pendekatan baru hingga manajemen waktu, yang merekomendasikan untuk berfokus pada energi Anda sendiri. Berbeda dengan waktu yang cenderung habis, energi bisa diisi ulang.

Dasar-dasar metode ini dijelaskan dalam buku "The Power of Total Participation" oleh Tony Schwartz dan Jim Lauer. Mereka terletak pada kenyataan bahwa Anda bisa mendapatkan kinerja maksimal dari staf Anda hanya dengan memperkuat dan mengisi kembali energi fisik, mental, emosional dan spiritual mereka. Jadi, energi fisik dapat diisi ulang dengan mengatur, misalnya, kelas kebugaran. Pengisian energi emosional terletak dalam membantu memerangi stres, dan energi mental - dalam bekerja dengan tugas-tugas jangka panjang. Adapun komponen spiritual, orang menerima energi ini ketika mereka melihat makna dalam apa yang mereka lakukan. Mereka lebih fokus dan menunjukkan ketekunan.

Makan kodok

Pernahkah Anda menghadapi tugas-tugas menakutkan yang terus-menerus ada dalam daftar tugas dan membebani karyawan, membuatnya kehilangan produktivitas dan produktivitas? Tugas-tugas ini disebut katak. Dan mereka perlu mencoba untuk "makan" secepat mungkin.

Kebanyakan orang biasanya tidak bekerja pada kinerja puncak, tetapi dengan cara yang agak santai. Tetapi jika Anda benar-benar peduli dengan hasilnya, dan tidak hanya berusaha menjadi "sibuk", Anda harus 100% terlibat dalam pekerjaan dan benar-benar terputus setelahnya.

Prinsip yang sama bekerja di sini seperti halnya dengan pelatihan. Untuk mencapai hasil yang maksimal, lebih baik berolahraga lebih sedikit, tetapi lebih intens. Pengaruh intensitas latihan olahraga pada lemak visceral perut dan komposisi tubuh. dan kemudian pastikan untuk menyisihkan waktu untuk istirahat dan pemulihan. Sama halnya dengan pekerjaan.

Hasil terbaik biasanya dicapai dengan interval intensif pendek 2-3 jam. Hanya saat ini Anda perlu berkonsentrasi penuh dan tidak terganggu oleh apa pun.

Anehnya, solusi yang tidak biasa sering muncul di benak kita bukan saat kita sedang duduk di tempat kerja, tetapi saat kita "sembuh". Misalnya, dalam sebuah penelitian, hanya 16% responden yang mengatakan bahwa ide kreatif datang kepada mereka di tempat kerja. Mencirikan praktik reflektif dalam desain.. Biasanya ide-ide baru muncul saat liburan atau jalan-jalan.

Saat kita mengendarai mobil atau berjalan di jalan, rangsangan eksternal memicu pikiran dan ingatan yang berbeda di alam bawah sadar kita. Kita melompat dari satu pikiran ke pikiran lain, berada di antara masa lalu, sekarang dan masa depan. Dalam keadaan ini, otak membuat koneksi dan mencari hal-hal yang telah kita lakukan sebelumnya.

Jadi ketika Anda "bekerja", berada di tempat kerja. Dan ketika Anda tidak bekerja, jangan pikirkan itu. Dengan memberi diri Anda waktu untuk pulih, Anda akan menyelesaikan lebih banyak pekerjaan daripada dengan kerja terus menerus.

2. Jangan Buang Tiga Jam Pertama Anda

Tiga jam pertama setelah Anda memulai hari adalah waktu Anda yang paling berharga untuk menjadi produktif.

Pertama, otak kita (yaitu, korteks prefrontalnya) sangat aktif dan siap untuk aktivitas kreatif segera setelah bangun tidur. Variasi pagi-malam dalam metabolisme otak manusia dan sirkuit memori.. Saat kita tidur, alam bawah sadar kita bekerja, membangun koneksi temporal dan kontekstual.

Kedua, setelah istirahat malam, kita memiliki lebih banyak cadangan energi dan kemauan. Fisiologi Kemauan: Menghubungkan Glukosa Darah dengan Pengendalian Diri.. Dan pada siang hari, tekad berkurang dan kita mengalami kelelahan dalam mengambil keputusan.

Kita sering mendengar saran untuk memulai pagi dengan berolahraga, tetapi ini tidak untuk semua orang. Seseorang yang melakukan aktivitas fisik yang intens di pagi hari mungkin tidak memberi energi, melainkan pergi tanpa kekuatan.

Yang terbaik adalah memulai hari dengan produktif tepat setelah sarapan, menghabiskan beberapa menit bermeditasi dan menulis di buku harian.

Tuliskan tujuan dan rencana untuk hari itu, serta apa pun yang terlintas dalam pikiran. Ini akan membantu mengatur pikiran Anda.

Kemudian mulai bekerja. Jangan pergi ke jaringan sosial dan masuk surel, segera mengambil hal utama. Setelah tiga jam bekerja terus menerus, otak akan membutuhkan istirahat. Sekarang adalah waktu yang tepat untuk berolahraga. Setelah pelatihan selama beberapa jam lagi, kembali bekerja.

Tentu saja, tidak semua orang memiliki kesempatan untuk hidup dalam rutinitas seperti itu. Yang terpenting, cobalah untuk mengikuti aturan ini.

• Untuk menyelesaikan lebih banyak di pagi hari, bangun beberapa jam lebih awal dari biasanya, dan tidur siang di sore hari.
• Gunakan aturan "90 - 1", yaitu, 90 menit pertama setiap hari kerja, lakukan sendiri.
• Jadwalkan semua janji dan pertemuan untuk sore hari.
• Dalam tiga jam pertama kerja, jangan periksa jejaring sosial dan surat. Pagi hari harus dihabiskan bukan untuk konsumsi, tetapi untuk menciptakan sesuatu.

3. Pimpin gaya hidup yang seimbang

Kehidupan yang seimbang adalah kunci produktivitas.

Apa yang Anda lakukan di luar pekerjaan sama pentingnya dengan produktivitas seperti yang Anda lakukan di tempat kerja.

Sejumlah penelitian mengkonfirmasi bahwa produktivitas meningkat pada mereka yang berolahraga secara teratur. Bagaimanapun, otak adalah organ seperti yang lain. Dan jika seluruh tubuh sehat, maka otak bekerja lebih baik.

Bahkan apa yang kita makan mempengaruhi kemampuan kita untuk berkonsentrasi pada pekerjaan. Dan tidur yang baik umumnya merupakan komponen integral dari produktivitas (omong-omong, Anda akan tidur lebih nyenyak jika bangun pagi dan bekerja keras).

Selain itu, banyak psikolog percaya bahwa "bermain" juga diperlukan untuk produktivitas dan kreativitas. Psikiater Stuart Brown, misalnya, menulis seluruh buku tentang itu. Dia yakin bahwa permainan memiliki efek positif pada pemikiran kita, meningkatkan memori dan konsentrasi, mengembangkan kemampuan matematika, pemecahan masalah kreatif dan bahkan keterampilan sosial. Manfaat kognitif dari bermain: Efek pada otak belajar ..

4. Dengarkan musik secara berulang

Psikolog Elisabeth Helmut Margulis percaya bahwa mendengarkan musik secara berulang membantu kita fokus. Ketika kami mendengarkan lagu yang sama, kami biasanya "terlarut" di dalamnya, dan ini tidak memungkinkan kami untuk terganggu dan melayang di awan (ini berguna untuk dilakukan setelah bekerja).

Trik ini digunakan, misalnya, oleh pendiri WordPress Matt Mullenweg, penulis Ryan Holiday dan Tim Ferris. Cobalah juga.

Misalnya, menggunakan situs web Listen On Repeat, Anda dapat mendengarkan trek dari YouTube secara berulang. Dan di situs web Brain Music ada koleksi suara khusus untuk konsentrasi, meditasi, dan relaksasi.