surat pengingat, frasa khas - pidato bisnis untuk pegawai negeri sipil perpustakaan buku teks Rusia. Pengalaman pribadi: bagaimana menegosiasikan pembayaran dengan klien dan tidak malu-malu Tag dan frase kunci

Saya bekerja di perusahaan SaaS, setara dengan keanggotaan gym. Pelanggan tahu bahwa mereka harus menggunakannya karena itu baik untuk mereka (menghasilkan mereka $$$) dan begitu mereka mulai menggunakannya, mereka menyukainya. Namun terlepas dari upaya terbaik saya dalam UX, materi pelajaran pada dasarnya kering untuk kreativitas, dan jika perhatian mereka teralihkan atau ragu-ragu, mereka cenderung berhenti "pergi ke gym". Sebagai "pelatih pribadi" saya harus tetap waspada untuk membuat semua orang senang dan termotivasi atau saya akan kehilangan klien...maka keterampilan interpersonal.

Beberapa klien tidak membayar tagihan mereka tepat waktu, dan sistem secara otomatis memutus akses ke bagian yang menguntungkan (bersama dengan email terima kasih kepada akuntan dan manajer akun mereka). Sebulan sekali, seorang pengguna mengirimi saya email dan berkata (dengan memparafrasekan nadanya): “Saya tidak dapat mengakses data saya karena Anda terlambat. Saya mencoba menyelesaikan pekerjaan dan itu membuatnya sulit. Bisakah Anda memulihkan akses?"

(Untuk konteksnya, saat ini saya menjawab sesuatu seperti " Maaf, ini secara otomatis mengeluarkan Anda ketika akun Anda sudah lewat jatuh tempo. Saya telah memulihkan akses. [nama manajer akun di salinan], faktur diproses “Pada tanggal berapa kami dapat mengharapkan pembayaran? »)

Adakah yang bisa memberi saya penjelasan tentang sikap para pengguna ini dan menyarankan strategi mengenai apa yang dapat saya katakan atau bagaimana saya dapat bersikap:

1. Meningkatkan kemungkinan bahwa Anda akan dibayar tepat waktu dan pada waktu yang sama;
2. membuat para pengguna lebih bahagia akibat tindakan tersebut (yaitu, menghindari "menegakkan" kepatuhan pembayaran melalui penalti. Saya dapat memikirkan banyak tindakan penegakan hukum yang dapat saya lakukan yang akan mengurangi kebahagiaan pengguna).

Klien yang dimaksud biasanya berasal dari Amerika Latin.

2 jawaban

Beberapa klien tidak membayar tagihan mereka tepat waktu, dan sistem secara otomatis mengurangi akses ke bagian yang menguntungkan (bersama dengan surat ke akuntan dan manajer akun mereka).

Bagaimana surat ini ditulis? Apakah klien/pengguna menerimanya atau hanya departemen akuntansi?

Apakah pengguna diperingatkan bahwa sambungannya akan terputus dari layanan?

Solusi sederhananya adalah: ketika pembayaran telah jatuh tempo, kirimkan pengingat terlebih dahulu, baik untuk pencatatan maupun untuk pengguna sebenarnya. Kemudian, tunggu dua minggu, kirim pengingat lain dan matikan layanan hanya setelah, katakanlah, beberapa hari.

Hal ini akan memberi mereka cukup waktu untuk membayar atau mengingat akuntansi untuk melakukannya. Hal ini juga akan memastikan bahwa mereka tidak mendapat kejutan buruk ketika layanan mereka dihentikan karena mereka telah diperingatkan...

Reaksi yang tidak Anda inginkan adalah "Sial, ini tidak berhasil!" tapi Anda memerlukan reaksi: “Sial, kami lupa membayar!”

Halaman kesalahan juga harus mengatakan sesuatu seperti:

“Harap pastikan filter spam Anda disetel untuk menerima dua pesan peringatan yang kami kirimkan kepada Anda pada minggu-minggu sebelumnya untuk menghindari ketidaknyamanan lebih lanjut.”

Dengan meningkatkan penjualan, kita pasti akan memberi kredit pada pembeli, sehingga dia bisa menunda pembayaran. Bagi beberapa perusahaan, piutang menjadi hal yang memusingkan karena tidak jelas bagaimana cara menagihnya. Bagi yang lain, pembeli membawa uang dengan gembira dan tepat waktu. Hari ini di blog kami, kami akan berbicara tentang cara memotivasi klien agar membayar tepat waktu.

Setiap bisnis mempunyai piutang, namun perusahaan yang sukses dibedakan berdasarkan fakta bahwa mereka tahu cara mengelolanya. Menelepon atau mengunjungi klien dengan panik di akhir setiap kuartal untuk mengumpulkan setidaknya sesuatu bukanlah metode kami. Kami tidak menyerukan penghapusan pembayaran yang ditangguhkan sepenuhnya. Anda hanya perlu tahu siapa, kapan dan berapa banyak yang harus diberikan. Kita sudah menjawab pertanyaan SIAPA, hari ini kita akan membahas KAPAN dan BERAPA.

• Bagilah dan kuasai

Jika Anda bekerja sesuai skema anjak piutang, maka dialah yang akan memeriksa pembeli Anda, mengevaluasinya, dan menetapkan batas pembiayaan. Pertimbangkan sendiri apakah semua pekerjaan ini sepadan dengan komisi yang akan Anda bayarkan kepada faktor tersebut.

Salah satu pemilik perusahaan meminta rekomendasi cara penagihan piutang. Berikut kutipan singkat dari buku baru, Perencanaan Keuangan: Seni Menciptakan Pendapatan.

Pekerjaan mengumpulkan pembayaran memiliki teknologinya sendiri, yaitu klien perlu diingatkan tepat waktu, secara bertahap meningkatkan tekanan. Hal ini memerlukan tingkat disiplin, pengorganisasian dan kemampuan menuntut pemenuhan kewajiban yang sangat tinggi. Kualitas seperti itu biasanya tidak ditemukan pada tenaga penjualan, yang bakatnya cenderung cepat membangun kepercayaan dan mempertahankan minat.

1. Panggilan telepon dengan pengingat yang ramah dan sopan bahwa klien harus membayar tagihan dalam 3 hari kerja berikutnya.

2. Hubungi pada hari terakhir batas waktu pembayaran. Di tengah hari kerja, klien ditanya apakah pembayaran sudah dilakukan. Jika pembayaran tidak dilakukan, ia dengan baik hati namun tegas diingatkan bahwa ia telah berkomitmen untuk membayar dalam jangka waktu tersebut, dan diharuskan membayar pada akhir hari itu.

3. Jika klien tidak membayar tepat waktu, surat harus dikirimkan kepadanya melalui faks atau email keesokan harinya. Surat tersebut harus mencantumkan persyaratan untuk membayar atau akan dikenakan denda.

4. Setelah mengirim pesan seperti itu, Anda harus menelepon dan meminta dia membayar dalam waktu satu hari atau memberikan surat resmi dengan tanggal pembayaran.

5. Jika tidak ada pembayaran dan tidak ada surat yang meminta penjadwalan ulang pembayaran, Anda harus menelepon keesokan harinya dan meminta surat resmi.

6. Jika klien tidak mengirimkan surat dalam beberapa hari lagi, ia akan dikirimi pengaduan resmi dengan peringatan bahwa kasus tersebut akan dibawa ke pengadilan jika pembayaran tidak dilakukan dalam jangka waktu tertentu.

7. Jika klien belum memenuhi persyaratan, kirimkan semua dokumen yang diperlukan kepada pengacara dan mulai proses hukum.

Urutan ini mungkin tampak terlalu keras, tetapi ini hanyalah sebuah contoh, Anda dapat mengembangkan yang lebih lembut berdasarkan itu. Harap dicatat bahwa untuk melakukan pekerjaan ini, karyawan harus memasukkan tugas “dampak tingkat 1” ke dalam kalender untuk setiap akun, dan kemudian menyelesaikan tugas ini tepat waktu. Agar tidak ketinggalan pembayaran apa pun, ia harus memelihara tabel yang sesuai dan terus-menerus bekerja dengan kalender. Melakukan “dampak” Tingkat 2 memerlukan panggilan tidak hanya pada hari tertentu, namun pada waktu tertentu. Penjual cenderung lupa melakukan ini. Jika Anda mempertimbangkan bahwa sebuah perusahaan mungkin memiliki lusinan atau ratusan faktur terutang, ini adalah jumlah pekerjaan yang sangat spesifik yang cukup besar. Ketika mereka mencoba mempercayakan pekerjaan seperti itu kepada penjual, hasilnya selalu sama - mereka sering kali tidak dapat menyelesaikan langkah pertama tepat waktu dan benar, mereka hampir dijamin akan “melupakan” langkah kedua, dan mereka bahkan takut untuk memikirkannya. langkah selanjutnya.

Ketika kami menerapkan pendekatan “tekanan yang meningkat secara bertahap”, hal ini selalu menghasilkan peningkatan pendapatan dan penurunan piutang usaha secara signifikan. Lagi pula, sebagian besar klien melakukan pembayaran dengan sangat kacau, pertama-tama mereka membayar kepada mereka yang meminta pembayaran. Tentu saja, pendekatan ini dapat mengakibatkan perusahaan kehilangan sebagian kecil pelanggannya, namun anehnya, kerugian tersebut juga berkontribusi terhadap pertumbuhan pendapatan. Alasan peningkatan pendapatan tidak sulit untuk dipahami - penjual, alih-alih bergantung pada klien bermasalah dengan sekuat tenaga, malah terpaksa mencari klien baru. Pada saat yang sama, perusahaan menyingkirkan klien yang menghabiskan sumber daya (modal kerja dan waktu kerja), yang beralih ke pesaing dan menyulitkan mereka dalam pekerjaan mereka. Namun yang menarik, ketika menerapkan pendekatan ini, departemen penjualanlah yang paling banyak berselisih paham, mereka selalu mengatakan hal yang sama: “Kita akan kehilangan klien, semua orang akan meninggalkan kita, lebih baik kita menagih pembayaran sendiri.”

Ini adalah surat resmi yang menyatakan mendekat atau berakhirnya suatu tugas, kewajiban, atau peristiwa tertentu.

Pengingatnya tentu saja harus ramah dan tidak mengganggu: Anda tidak boleh menyalahkan penerima, karena alasan keterlambatan pembayaran atau tidak membayar, misalnya, mungkin karena situasi keuangan yang sangat sulit yang ia alami.

Isi surat pengingat terutama tergantung pada apakah pertama, kedua atau ketiga kalinya Anda mengingatkan pasangan Anda untuk memenuhi kewajibannya, tidak memenuhi tenggat waktu pembayaran tagihan Tosho. Jika klien tidak menanggapi pengingat Anda, tentu saja Anda akan terpaksa memberi tahu dia tentang niat Anda untuk pergi ke pengadilan dan mengakhiri kontrak. Namun demikian, gaya penulisannya pun harus sopan dan terkendali.

Misalnya:

. Sayang!

. Izinkan saya menggunakan kesempatan ini untuk mengingatkan Anda. Anda, kapan tanggal jatuh tempo pembayaran tagihan? Nomor pesanan Anda dari(tanggal) habis masa berlakunya

. Kami akan. Terima kasih jika Anda(tanggal). Anda akan mengirimkan terjemahannya. Hutang Anda sebesar itu

Maaf karena harus mengganggu Anda. kamu tentang ini

. Kami tetap dengan hormat

. Yang terhormat!

. Sedang berjalan. Untuk menemui Anda, kami memperpanjang batas waktu pembayaran hingga(tanggal) / kami mengeksekusi pada waktu yang sama. Pesanan baru Anda. Jika Anda tidak membayar saldo pada (tanggal) dan tidak mengirimkan cek yang menunjukkan pembayaran, kami akan terpaksa menghentikan sementara semua eksekusi. Wakil penyiar Anda sudah siap.

. Kami tunggu. Jawaban Anda

. Sungguh-sungguh

. Untuk tuan!

. Maaf mengganggumu lagi. Anda, tapi sayangnya kami belum menerima tanggapan apa pun terhadap pengingat kami sebelumnya, maaf. Perusahaan Anda memperlakukan permintaan kami dengan sangat ceroboh, meskipun kami, pada bagian kami, selalu mematuhi ketentuan kontrak dan melaksanakan semua pesanan Anda dengan kualitas tinggi.

. Meski sudah berulang kali diingatkan dan diambil tindakan... Hutang Anda tidak hanya tetap terutang, namun terus bertambah, sehingga kami merasa perlu untuk melaporkannya. Anda tentang niat Anda untuk mengakhiri dan kontrak.

. Ini memalukan, tapi kami tidak melihat jalan keluar lain dari situasi yang tidak menguntungkan ini.

. Untuk tuan!

. Mohon maaf, tapi kami harus mengingatkan Anda lagi. Ceritakan tentang besarnya utang perusahaan kami yang terus bertambah. Kami selalu berusaha memahami. Anda berada dalam kesulitan keuangan, tetapi kali ini utangnya melebihi semua utang sebelumnya, dan batas waktu pembayaran sudah lama berlalu.

. Kami harap. Anda memahami bahwa kami tidak bisa lagi mengabaikan kepentingan perusahaan, sehingga terpaksa mengajukan gugatan

. Sayangnya kerja sama kami tidak berhasil

Omset KHUSUS

Penyebutan pertama

1 akan mengizinkan. mengingatkanmu tentang

2. Pada kesempatan ini, izinkan saya mengingatkan Anda akan hal itu. Anda terlilit hutang

3. Tolong. Anda harus memberi perhatian khusus pada fakta bahwa... Anda mempunyai hutang sebesar itu

4. Kami ingin mengingatkan Anda. Untukmu tentang

5. Kami mengingatkan Anda. Kepada Saudara bahwa batas waktu penyampaian laporan telah habis (tanggal)

6. Kami memandang perlu untuk mengingatkan. Anda bahwa menurut kontrak komisi harus dibayar paling lambat (tanggal)

7. Kami terpaksa mengingatkan Anda. Anda mengetahui batas waktu pembayaran invoice atas pencetakan yang dipesan. Produk pencetakan yang Anda lewati (tanggal)

8. Q. Omong-omong, kami mengingatkan Anda. Anda kiriman itu. Anda belum kehabisan barang dari gudang (tanggal)

9. Adalah tepat untuk mengingat hal itu

10. Kami percaya bahwa tidak adanya pembayaran ini hanyalah sebuah kelalaian, dan kami berharap demikian. Anda akan menghilangkannya di dalam

11. Kepada. Anda dapat dengan cepat menavigasi situasi, kami mengirimkannya. Anda akan menerima salinan faktur yang sudah habis masa berlakunya

12. Departemen akuntansi kami melaporkan hal itu. Anda belum membayar beberapa tagihan tepat waktu

13. Kami berharap non-pembayaran ini hanyalah sebuah kesalahan menjengkelkan yang dapat diperbaiki dalam waktu dekat

14. Maaf (kami tersinggung) karena mengganggu anda. kamu tentang ini

Ulangi Pengingat

1. Sangat merepotkan kami karena harus mengingatkan Anda lagi. Untukmu tentang

2. Sayangnya, kami harus mengingatkan Anda lagi. Untukmu yang masih belum kamu terima. Anda membayar tagihan

3 Mohon maaf sebesar-besarnya karena kami harus mengingatkan kembali mengenai adanya beberapa tagihan yang masih belum terbayar

4. Penundaan. Pembayaran Anda bertentangan dengan perjanjian kami sebelumnya mengenai ketentuan perdagangan. Kami berhak untuk melangkah lebih jauh

5. Keengganan Anda untuk secara ketat mematuhi tenggat waktu pembayaran merupakan pelanggaran terhadap ketentuan kontrak

6. Sayang sekali, tapi kami harus memberi tahu Anda. Anda tentang perubahan dalam sistem pembayaran pesanan, yang disebabkan oleh fakta itu. Anda tidak membayar yang sebelumnya tepat waktu

7. Kami tidak akan pernah repot. Anda dengan pengingat seperti itu, jika. Anda memenuhi kewajiban pembayaran tepat waktu

8. Kami mengingatkan Anda. Kamu itu. Anda menyetujui pembayaran dalam jangka waktu yang ditentukan oleh kami. Keterlambatan pembayaran memaksa kami menagih bulanan. Akun Anda% dari jumlah terutang

9. Maaf, kami sudah harus mengingatkan Anda sekali. Anda bahwa utangnya sangat besar (signifikan)

10 menganggap sudah tugas mereka (kami anggap perlu) untuk mengingatkan kembali. Kepada Anda tentang hutang yang telah habis masa berlakunya pada (tanggal)

11 selama beberapa minggu terakhir. Tiga pengingat resmi telah dikirimkan kepada Anda mengenai utang perusahaan kami yang signifikan. Sayangnya kami tidak menerima dari. tidak ada jawaban darimu

12. Kami tidak senang menghubungi Anda lagi. Namun dalam hal ini, semua pengingat kami tentang perlunya mengirimkan barang ke perusahaan kami masih belum terjawab

13. Kita lanjutkan lagi. Anda memiliki tenggat waktu untuk membayar faktur

14. Harap membayar utangnya dalam beberapa hari

15. Kami telah menunggu pembayaran tagihan kami selama berbulan-bulan. Silakan transfer jumlah yang sesuai ke rekening bank kami paling lambat akhir minggu ini

16. Kerja sama kita cukup membuahkan hasil, dan kelanjutannya hanya mungkin terjadi jika utangnya dilunasi pada (tanggal)

17 Kami telah menulis surat kepada Anda beberapa kali (berulang kali) meminta Anda menjelaskan alasannya. Anda tidak akan membayar tagihannya, namun sayangnya Anda belum menerima tanggapan

18. Anda sudah terlambat menyampaikan laporan tahunan selama berbulan-bulan, sehingga kami terpaksa

19. Sikap Anda yang meremehkan permintaan kami merugikan kerja sama kami, yang dulunya membuahkan hasil

Pengingat dan peringatan terakhir mengenai tindakan hukum berikut ini

Jika pengingat dan tuntutan halus tidak membuahkan hasil yang diinginkan, Anda akan terpaksa pergi ke pengadilan atau mengakhiri kontrak. Anda harus memberi tahu penerima tentang hal ini, tetapi melakukan segala kemungkinan sehingga nada dan gaya surat akhirnya meyakinkan dia bahwa ini sangat tidak menyenangkan bagi Anda, tetapi satu-satunya jalan keluar dari situasi tersebut 34:

1. Keterlambatan Anda dalam membayar tagihan merupakan pelanggaran kontrak yang serius dan kami terpaksa menyerahkan masalah ini ke departemen hukum kami

2. Karena. Anda belum menanggapi pengingat kami yang berulang kali, kami telah merujuk masalah ini ke pengacara kami

3 Dengan sangat menyesal kami informasikan hal itu karena hutang yang besar. Pinjaman Anda ditutup sementara

4. Sayangnya, tidak ada pembayaran jangka panjang. Akun Anda memaksa kami untuk merujuk masalah ini ke pengacara.

5. Karena kenyataan itu. Anda, meskipun kami meminta segera untuk melunasi utangnya, masih belum mengirimkan cek yang menyatakan pembayaran, kami terpaksa menunda semua eksekusi. Pesanan Anda

63 mengingat situasi yang ada, kita terpaksa mengambil tindakan drastis

7. Hutang Anda sudah melebihi semua hutang sebelumnya dan masih jatuh tempo (tanggal). Kita tidak bisa lagi mengabaikan kepentingan perusahaan dan terpaksa mengajukan gugatan

8. Mengingat situasi saat ini, kami terpaksa mengumumkan niat kami untuk mengakhiri kontrak. Anda memiliki kontrak

9. Penundaan. Pembayaran tagihan Anda memaksa kami untuk pergi ke pengadilan. Kami kesal. Sikap ceroboh Anda terhadap permintaan kami

10. Kami tidak bisa menunggu lebih lama lagi untuk pembayaran. Tagihan Anda di akhir minggu terpaksa meminta departemen hukum kami untuk mengatur pembayaran utang

11. Karena keterlambatan pengiriman barang yang sistematis dan lama, kami terpaksa mengakhiri kontrak. Anda memiliki kontrak

12. Kami memperingatkan Anda. Anda tentang niat Anda untuk mengakhiri kontrak

13. Semua permintaan pembayaran kami. Hutang Anda sia-sia, jadi kami terpaksa mengajukan gugatan. Percayalah, kami sangat kesal, tapi sekarang kami tidak melihat jalan keluar lain dari situasi ini

14. Sayang sekali kerjasama kita tidak berhasil

– Kami terus berbicara tentang bagaimana perusahaan saat ini menangani piutang. Pada artikel sebelumnya kita telah membahas tentang membangun sistem yang efektif untuk pengembalian piutang dan karyawan mana yang harus dilibatkan dalam hal ini. Sekarang kita akan berbicara tentang cara mengatasi hutang yang telah muncul (atau akan segera muncul), serta seluk-beluk psikologis dalam berkomunikasi dengan debitur.

3 pertanyaan dengan jawaban yang harus diketahui debitur

Saya sarankan memulai dengan penjangkauan. Dianjurkan untuk memberi tahu klien secara tertulis (mengirim memo yang telah disusun sebelumnya tentang bekerja dengan pinjaman perdagangan), serta mendiskusikan secara lisan urutan tindakan dan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:

Pertanyaan 1: “Mengapa penting untuk melunasi piutang tepat waktu?”. Jelaskan alasannya:

1. Mempertahankan kemitraan saling percaya. Kami berusaha untuk mengembangkan kemitraan, mempercayai dan menghormati pilihan klien. Oleh karena itu, kami meminta Anda untuk memperlakukan persyaratan kami dengan rasa hormat yang sama - untuk melunasi piutang tepat waktu.

2. Mempertahankan preferensi dan diskon. Kondisi masa depan untuk bekerja dengan perusahaan kami bergantung pada disiplin keuangan Anda.

3. Pelestarian reputasi. Semakin dapat diandalkan reputasi perusahaan Anda, semakin nyaman kondisi penangguhan dan diskon yang akan Anda terima.

4. Memberikan diskon tambahan dari perusahaan untuk “pembayaran di muka”.