Menggunakan sistem GTD oleh David Allen. Bagaimana merencanakan dan menyelesaikan semua urusan Anda: Petunjuk langkah demi langkah Cara belajar berpikir lebih jernih

Cerita saya akan dibagi menjadi 2 bagian:

• Tentang metode GTD, jika ada yang tidak tahu atau sempat lupa.
• Tentang alat khusus untuk bekerja dengan GTD dan contoh pribadi dari praktik pribadi saya.

0. Kata Pengantar

Seperti apa hari manajer proyek biasanya?

Pelanggan menelepon. Tim bertanya dalam obrolan mengapa spesifikasi API berbeda dengan TOR. AC bertiup di Vasya. HR khawatir: Misha datang dengan kemeja yang bersih dan disetrika. Jangan pergi ke hutan - bajingan itu menyabuni dirinya sendiri untuk wawancara. Garis waktu perlu diperjelas. Periksa kembali tugas di pelacak. Pelanggan menelepon lagi. Seseorang melemparkan gambar lucu ke dalam obrolan. Seorang rekan meminta untuk mengurus urusannya saat dia sedang berlibur. Pelanggan menelepon lagi. Menurut pendapat saya, rilis akan segera hadir. Alangkah baiknya untuk tidak lupa membeli bahan makanan di rumah di malam hari, jika tidak istri akan melihat. Kami tertinggal di depan. Akan menyenangkan untuk membaca artikel ini. Fiuh, sudah pukul 19.00. Kapan ada rilisnya?

Apakah Anda mengenali diri Anda sendiri? Mengerikan? Maka artikel ini untuk Anda.

Jika Anda tidak tahu, Anda beruntung. Atau mungkin Anda bisa melakukan lebih banyak lagi?

1. Perkenalan

Apa itu GTD?

GTD ( Menyelesaikan semuanya ) adalah teknik untuk meningkatkan efektivitas pribadi, dibuat oleh David Allen dan dijelaskan olehnya dalam buku dengan nama yang sama. Judulnya dapat diterjemahkan sebagai "Bagaimana melakukan sesuatu sampai akhir."

Ide utamanya adalah bahwa untuk bekerja secara efektif dan menumbuhkan diri sendiri, untuk mencapai sesuatu yang lebih, Anda memerlukan pikiran yang bersih. Karena:

• Tugas yang sulit tidak dapat dilakukan jika tidak jelas apa yang harus dilakukan. Berpikir terus-menerus tentang apa yang harus dilakukan dan bahwa tugas belum selesai mengganggu pekerjaan.
• Rutinitas sehari-hari (tugas-tugas kecil) mengganggu. Ini menciptakan ketidaknyamanan, tugas "menggantung dalam ingatan" dan menghilangkan perasaan harmoni.

GTD adalah tentang tidak mengingat apa pun dan tidak melupakan apa pun pada saat yang bersamaan.

2. Tentang GTD

Bagaimana memahami bahwa Anda membutuhkannya:

• Anda memotong garis waktu yang kompleks untuk tahap kritis proyek. Anda perlu mempertimbangkan banyak risiko dan mendistribusikan tugas dengan benar di seluruh sumber daya. Seseorang mengirim gambar lucu ke VK. Satu jam berikutnya dihabiskan untuk menonton publik kelas dua.
• Menjelang malam hari ini, Anda perlu meninjau dan menyetujui persyaratan referensi Pada akhir minggu depan - presentasi di klien. Preza di PowerPoint atau lebih baik di Google Slide? Akan menyenangkan untuk mengetahui di mana kantor mereka. Mau pakai jas atau datang seperti biasa? (Persetujuan TK pindah selama 2 hari.)
• Setelah sesi perencanaan pagi Anda, pertimbangkan untuk mendekorasi ulang rumah Anda di kamar mandi. Kemudian saya akan mengatur tugas, sebelum tidur. Apalagi ada reli dalam 2 jam. Mengapa mengambil pekerjaan? Semua sama, saya benar-benar tidak akan punya waktu.

Perlu berbicara tentang multitasking manusia secara terpisah di sini. Topik ini bisa diperdebatkan. Misalnya lihatwikipedia.

Dua aspek penting:

• Sejumlah besar ilmuwan percaya bahwa A) Multitasking tidak ada; B) Waktu untuk beralih cepat antar tugas menjadi "kemacetan".
• Multitasking meningkatkan jumlah kesalahan.

Dan di situlah kita membutuhkan GTD.

Karena inilah yang ditawarkan GTD untuk menyelesaikan masalah:

• Menulis, bukan menghafal.
• Mengklasifikasikan (menjadi konteks dan kepentingan) dan menguraikan (menyoroti langkah-langkah sederhana dalam masalah yang kompleks).
• Tinjau daftar tugas.

1. Apa yang harus dicatat?

Semua yang Anda butuhkan untuk melakukan sesuatu. Surat masuk, tab browser terbuka, file yang belum diurai di desktop, buku yang belum selesai, latihan yang tidak kami kembalikan ke tetangga (mengingatkan kami untuk menutup rak).

2. Bagaimana cara merekam?

A) Pecah menjadi "konteks". Misalnya, semua yang terkait dengan 1 proyek ada dalam 1 folder. Membuat perbaikan adalah daftar terpisah. Beli di dacha - daftar terpisah. "Konteks" didasarkan pada tempat / tindakan. Konteks awalnya tentang tempat, tetapi kami memiliki tentang proyek.

B) Terurai. Artinya, bukan untuk menulis "Untuk bergabung dengan proyek baru", tetapi untuk mengatur tugas yang lebih kecil: "Kumpulkan tim pengembangan", "Lihat dokumentasi", "Temui pelanggan", dll.

3. Bagaimana cara melakukan review?

Periksa daftar tugas setiap hari. Tutup tugas yang sudah selesai, atur yang baru. Jika tugas tidak dilakukan, maka merumuskan atau membusuk.

3. Alat

Percakapan tentang alat akan pergi dari sudut pandang manajer proyek. Tapi semua yang saya bicarakan bisa diterapkan oleh siapa saja.

Tugas kami:

• Terapkan GTD ke alur kerja harian Anda.
• Lebih sedikit gangguan dan lebih banyak yang harus dilakukan.
• Terlibat dalam tugas dengan cepat.

Kemajuan telah memberi kami komputasi awan dan perangkat yang dapat dikenakan, dan ini adalah hal terbaik yang dapat terjadi pada kami untuk mengatur tugas kami.

Apa yang saya pribadi gunakan:

• iPhone/iPad/MacBook
• Gmail dan layanan Google lainnya
• Daftar Wunder
• Evernote
• LastPass

1. iPhone / iPad / MacBook

Ekosistem terpadu. Semua perangkat memiliki kemampuan imersi bawaan. Menonaktifkan notifikasi dan pengingat, sinkronisasi data, pencarian mudah, aplikasi dan layanan yang tersedia, dan sebagainya.

Tips dan Trik:

• Panggilan dan pesan
• Catatan dan Pengingat
• Pencarian sorotan
• Desktop virtual

2. Gmail dan layanan Google lainnya

Gmail adalah alat terpenting dalam pekerjaan seorang manajer dan salah satu "kotak masuk" utama. Ini penampakan kotak saya. Faktanya, Gmail memiliki 3 fitur pembunuh:

• Label
• Pemfilteran otomatis
• Cari

Saya memfilter semua email masuk berdasarkan proyek dan status utama: A) Memerlukan tindakan; B) Anda harus mengikuti jawabannya. Pemfilteran otomatis menghemat waktu dan secara otomatis mengumpulkan semuanya.

Anda juga dapat melihat kotak masuk yang bersih. Ini adalah bagaimana seharusnya terlihat sebagian besar waktu.

3. Daftar Wunder

Daftar Wunder - Asisten Gmail. Ini adalah layanan todo-shek yang tersedia di semua platform desktop dan seluler. Dia tahu cara mengurutkan tugas ke dalam kategori dan tanggal, mengirim pemberitahuan, membuat daftar periksa dan menulis komentar pada tugas, Anda dapat melampirkan file. Ada fungsionalitas untuk kolaborasi. Secara umum, alat sederhana yang memiliki semua yang Anda butuhkan.

Seperti inilah tugas saya hari ini.

4. Evernote

Evernote adalah pengganti notebook berbasis cloud. Alat yang sangat kuat yang memungkinkan Anda tidak hanya menulis, tetapi juga melampirkan file. Paling nyaman digunakan untuk rapat dan laporan panggilan, dan rekaman penting lainnya. Contohnya seperti ini.

Kalender mengambil alih pengingat acara. Yang paling penting adalah menghubungkannya ke ponsel Anda dan perangkat lain. Tidak ada yang spesial.

6. LastPass

LastPass adalah layanan berbasis cloud untuk membuat dan menyimpan kata sandi. Saya hanya ingat 3 kata sandi: dari Last Pass, Gmail pribadi, dan Steam. Segala sesuatu yang lain disimpan di cloud.

5. Bagaimana Memulai

Suatu ketika di salah satu konferensi saya mendengar dari pembicara, menurut pendapat saya, ide yang bagus. Dia mengatakan bahwa kuliah sangat menarik, tetapi sangat tidak berguna, jika setelah kuliah seseorang tidak kembali ke rumah dan mulai menerapkan apa yang dia dengar dalam praktik.

Apa yang harus dilakukan sekarang? Lihatlah komputer Anda dan merasa sedih.

1. Tab vs. jendela peramban

Suka membuka sejuta tab dan menyimpannya untuk nanti? Itu menjijikkan. Akui pada diri sendiri dengan jujur ​​- Anda tidak akan pernah bisa melakukannya. Tetapi browser akan memakan semua baterai dan RAM. Ini akan memakan waktu beberapa menit untuk memulai kembali. Dan menemukan apa yang Anda butuhkan dengan cepat tidak mungkin.

Jangan menyimpan terlalu banyak. Gunakan konteks. Satu tugas - satu jendela terbuka dan jumlah minimum tab. Jika Anda telah melakukan pekerjaan Anda, tutup jendela.

2. Desktop seperti yang dimaksudkan

Desktop bukanlah tempat untuk pintasan. Ya ya!

Windows memiliki menu Start, OSX memiliki Spotlight Search. Lebih baik mengarahkan folder unduhan ke desktop. Bekerja hanya dengan file yang Anda butuhkan sekarang. Sisanya ada di tempat sampah.

3. Kotak Masuk Nol

Dalam surat "masuk" tidak boleh berbohong. Hanya yang muncul di sana sejak pemeriksaan surat terakhir. Hal-hal kecil - langsung bekerja. Yang besar - di arsip dan di bawah label "Perlu dilakukan". Seperti kata pepatah, jaga kebersihan kotak masuk Anda. Anda juga dapat memeriksa email Anda setiap beberapa jam. Tidak ada yang mati karena ini.

6. P.S.

Untuk pencerahan lebih lanjut:

• Artikel yang sama dalam narasi video di konferensi siswa:https://www.youtube.com/watch?v=cwtpCB31fDg&list=PLsbmsv9XN4FiUUQpMZKa-zUpuIMlxe6HH saluran "Kisah dari kantor proyek"

Pernahkah Anda berpikir untuk membaca buku tentang produktivitas sejak lama, merencanakan waktu Anda dengan bijak?Buku, yang akan dibahas hari ini, akan memperkaya Anda tidak hanya dengan informasi baru, tetapi juga memberikan dorongan nyata untuk bertindak. Penulis David Allen. Produktivitas bebas stres dimungkinkan dengan SISTEM GTD, klaim penulis. Buku ini AKAN DIGUNAKAN BAGI SEMUA ORANG yang perlu mengurus urusannya dalam waktu lama, baik di tempat kerja maupun dalam kehidupan pribadinya.

David Allen, dalam bukunya Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, menawarkan cara unik untuk mengatur berbagai hal.

Ini bukan manajemen waktu klasik, tetapi sistem untuk menyelesaikan semua kasus - Menyelesaikan Sesuatu (GTD).

• Apa yang harus dilakukan jika Anda tidak punya waktu untuk melakukan apa pun, saraf Anda berada di batasnya, Anda memegang satu atau lain hal, tetapi sepanjang waktu Anda melewatkan sesuatu yang penting?
• Bagaimana menjadi lebih efisien dalam bisnis, tetapi pada saat yang sama dapat bersantai?
• Bagaimana cara "mengurangi" rutinitas?
• Bagaimana belajar memisahkan hal-hal kecil dari yang penting dan menetapkan tujuan dan prioritas dengan benar?
• Bagaimana cara bekerja dengan informasi dan tugas yang masuk?

Menemukan jawaban atas semua pertanyaan ini dan banyak lagi akan membantu buku David Allen, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity.

Buku versi baru (2015), direvisi dengan mempertimbangkan realitas dunia teknologi informasi saat ini.

Alat-alat sederhana yang diuraikan dalam buku ini tidak hanya memungkinkan Anda mencapai efisiensi, tetapi juga mengajari Anda bagaimana tidak membebani otak dengan berbagai gangguan dan pikiran.

Banyak yang telah dikatakan tentang kebiasaan, karena untuk menerapkan sistem GTD dalam praktik, Anda perlu

David Allen. Produktivitas bebas stres untuk semua orang

Ide utama buku ini:

Bongkar otak Anda. Kejernihan pikiran dan keteraturan pikiran penting untuk konsentrasi dan produktivitas penuh.

Berhentilah menumpuk pikiran satu di atas yang lain, mengunyahnya, terus-menerus kembali ke pikiran itu dan akhirnya tidak membuat keputusan apa pun.

Apa yang harus dilakukan?

Untuk melakukan ini, Anda perlu "mentransfer" daftar dari kepala Anda ke media eksternal. Ketika otak berhenti menyimpan data ini, ia akan berhenti khawatir dan akan dapat berkonsentrasi pada pelaksanaan tugas dengan segera.

Pikiran akan terus berkerumun di kepala Anda seperti lebah yang gelisah sampai mereka menemukan sarangnya. Ketika kepala Anda penuh dengan pemikiran yang berbeda, produktivitas seperti apa yang bisa kita bicarakan?

Aturan utama dari David Allen adalah bahwa setiap pemikiran harus ditulis, ditempatkan di rak "kotak masuk".

"Kotak Masuk" adalah semua ide yang masuk, tanda terima, pengingat, janji temu, dll.

Buku ini berisi algoritma yang jelas untuk bekerja dengan informasi ini.

Berikut.

Ini adalah model dari metode perencanaan alam.

Membuat semacam keputusan

Apa yang harus dilakukan?

1. Pikirkan solusi berikut diagram:

• mengapa itu perlu bagi saya;
• hasil apa yang saya butuhkan (apa yang harus terjadi);
• bayangkan kesuksesan Anda.

2. Brainstorming lebih lanjut, generasi ide difokuskan pada hasil yang diperlukan. Ide perlu dituliskan semuanya, bukan untuk segera dievaluasi kesesuaiannya, yaitu menuliskan semua yang terlintas dalam pikiran. Kuantitas penting di sini, bukan kualitas.

3. Kemudian kita memilih ide-ide terbaik, kami mengelompokkannya dan mengaturnya menjadi satu skema. Itu dapat ditulis tangan hanya di atas kertas atau dalam layanan seperti Xmind.

4. Tentukan tindakan spesifik berikutnya untuk setiap ide.

5. Kami melaksanakan.

Pikiran Anda melewati lima langkah untuk menyelesaikan hampir semua tugas: menentukan tujuan dan cara untuk mencapainya, memvisualisasikan hasilnya, bertukar pikiran, mengatur solusi yang diperoleh, dan menentukan langkah selanjutnya. - David Allen

Metodologi GTD dan David Allen - Produktivitas dan Kebermaknaan dalam Segalanya!

Metodologi GTD - Panduan Ini bagi mereka, Ini bukan hanya mengatur dan merencanakan sesuatu, meningkatkan produktivitas dan produktivitas, tetapi juga keputusan mendasar bagaimana melakukan semua tugas dengan cara yang berarti, sambil mempertahankan (dan ini penting!) kesejahteraan psikologis. Selain itu, ini tidak hanya berlaku untuk pekerjaan, tetapi juga untuk kehidupan pribadi.

Benar-benar semua orang bisa menerapkan teknik ini.

Buku itu sendiri terdiri dari tiga bagian.

Bagian pertama- ini adalah ikhtisar singkat tentang sistem, serta penjelasan tentang keunikan dan relevansinya.

Di bagian kedua- prinsip-prinsip sistem, serta penerapannya selangkah demi selangkah dalam kehidupan sehari-hari.

Bagian ketiga- ini adalah hasil yang dapat dicapai jika Anda menerapkan sistem ini dalam kehidupan dan pekerjaan pribadi Anda.

Sistem GTD terkait erat dengan. Dan mereka, sebagaimana telah dibuktikan oleh para ilmuwan, dapat dilatih dan ditingkatkan.

Salah satu cara yang tersedia untuk MELATIH OTAK, mempertahankan fungsi dan perkembangan normalnya adalah simulator otak. Kamu bisa belajar GRATIS >>>layanan wikium peralatan olahraga gratis

Fungsi kognitif (kognitif) meliputi: memori, berpikir, perhatian, persepsi, kecerdasan, ucapan.

Semua kemampuan di atas berhubungan dengan aktivitas otak. Oleh karena itu, dengan perkembangan otak yang tidak memadai, dengan kegagalan dalam pekerjaannya kualitas fungsi kognitif menurun. Penurunan kualitas yang mencolok disebut gangguan kognitif (penurunan nilai).

Gangguan kognitif berdampak negatif pada pencapaian seseorang di berbagai bidang kehidupannya: sehari-hari, rumah tangga, pendidikan, profesional, sosial.

Inilah mengapa penting untuk melatih otak Anda, dan pada usia berapa pun.

David Allen - Produktivitas Berdasarkan Inferensi Pribadi

Buku ini juga luar biasa karena tidak hanya kesimpulan dan formulasi kering yang dikemukakan oleh penulis, tetapi juga banyak contoh "hidup".

Apa yang dimaksud?

Seluruh esensi dari metodologi GTD-nyaDavid Allen mengungkapkan dan menunjukkan sebagai contoh, situasi, pertemuan dan konsultasi dengan klien mereka.

Menunjukkan masalah orang, perusahaan, mengekspos kesalahan mereka dan secara radikal mengubah situasi menjadi lebih baik, menunjukkan bagaimana sebenarnya metode manajemen waktu Menyelesaikan Pekerjaan (GTD) membantu dan belajar untuk hidup bebas stres.

"Kosongkan pikiranmu. Itu lebih sehat daripada mengosongkan perutmu."
~ Michel de Montel

Hari ini saya akan berbicara tentang keripik teknologi GTD yang akan memungkinkan Anda melakukan lebih banyak, lebih sedikit lelah, meningkatkan efisiensi pekerjaan Anda sendiri, mengurangi jumlah stres dan meningkatkan kepuasan hidup.

Tahukah Anda bahwa kesadaran Anda akan terus-menerus mengingatkan Anda tentang perbuatan dan tugas yang Anda pikir harus dilakukan, tetapi dibiarkan tanpa perhatian?

Tentunya di otak Anda sudah ada ribuan tugas yang belum selesai, proses yang belum diproses yang menghabiskan sumber daya internal Anda, kekuatan, energi, dan Anda bahkan tidak mengetahuinya. Semua ini menciptakan stres dan menguras Anda. Anda lebih buruk dalam melakukan tugas-tugas baru, karena kepala Anda penuh dengan tugas-tugas lama.

Bagaimana akhirnya menjernihkan pikiran Anda dari semua informasi ini, meningkatkan pekerjaan dan kehidupan Anda, saya akan memberi tahu Anda di artikel ini.

Kemungkinan besar Anda pernah mendengar singkatan "GTD", yang merupakan singkatan dari Getting-Things-Done ("Membawa sesuatu hingga selesai", "Cara mengatur semuanya"). Filosofi atau teknologi ini menjadi sangat populer berkat liputan media. David Allen, penulis filosofi GTD, disebut oleh seorang jurnalis Guardian sebagai orang yang dipanggil untuk menertibkan alam semesta.

GTD bukan hanya sistem manajemen waktu yang dibutuhkan oleh para eksekutif yang sibuk tanpa privasi. Ini adalah sistem untuk mengoptimalkan dan mengatur tidak hanya pekerjaan, tetapi pemikiran, kesadaran, memberikan instruksi tentang bagaimana "membersihkan" kesadaran dari beban mental yang tidak perlu, membuka ruang untuk kreativitas, ide-ide baru dan menciptakan prasyarat psikologis untuk pekerjaan yang nyaman dan terorganisir. Sistem ini ditujukan untuk pengusaha dengan sejuta proyek, dan untuk ibu rumah tangga yang perlu mengasuh anak, menyisakan waktu untuk membaca fiksi, dan untuk mahasiswa yang sedang mempersiapkan diri untuk kuliah.

Terlepas dari kenyataan bahwa fenomena ini terdengar, tidak semua orang tahu apa itu dan bagaimana itu dapat membantu Anda secara pribadi. Karena itu, hari ini saya benar-benar akan memberi tahu dengan jari saya tentang apa itu. Setelah membaca artikel ini, Anda akan dapat menertibkan hidup dan berpikir Anda hari ini dan Anda akan segera melihat hasil positif dari inovasi kehidupan ini.

Apa yang mendorong saya untuk mulai mengatur urusan saya?

Perasaan cemas dan bersalah tidak muncul karena terlalu banyak bekerja. Itu muncul secara otomatis ketika Anda melanggar kesepakatan dengan diri sendiri.
~David Allen

Belum lama ini, saya dihadapkan pada kebutuhan untuk mengatur jadwal kerja saya sendiri, di mana saya menemukan banyak hambatan. Sekitar 10 tahun yang lalu, karena masalah konsentrasi saya, sangat sulit bagi saya untuk melakukan pekerjaan apa pun untuk waktu yang lama. Seiring waktu, saya mulai bekerja untuk meningkatkan fokus dan disiplin saya. Saya mulai belajar untuk rileks dan. Itu terbayar.

Saya dapat membuat proyek saya sendiri, mempromosikannya, meninggalkan pekerjaan sewaan dan mulai bekerja untuk diri saya sendiri, seperti yang saya impikan. Saya merasakan kemajuan dalam hal bekerja pada diri saya sendiri, yang diintensifkan oleh kontras yang mencolok antara masa kini dan masa lalu saya. Beberapa waktu yang lalu, saya tidak dapat mengatasi belajar di institut dan pekerjaan sewaan yang sederhana, tetapi sekarang saya bekerja dengan disiplin untuk kepentingan proyek saya sendiri dan orang-orang yang mendapat manfaat darinya, bekerja hari demi hari, sendiri, dan bukan " lepas kendali"...

Baru kemudian saya menyadari bahwa ini bukan batasnya. Perasaan sukses untuk sementara menyembunyikan dari saya masalah yang muncul dalam organisasi pekerjaan saya.

Saya memiliki berbagai macam pekerjaan: surat melalui pos, artikel di situs, komentar, bekerja dengan siswa kursus "TIDAK PANIK", dll. dll. Semua ini membutuhkan organisasi yang baik. Saya mengerti tentang ketidakhadirannya dengan fakta bahwa surat tersebut telah mengumpulkan banyak surat yang belum dibaca, tetapi ditandai sebagai "penting". File Word dengan "rencana untuk 2015" dan "tugas untuk Februari 2016" tersebar di seluruh hard disk. Kotak-kotak itu berisi buku catatan dengan catatan, ide, dan, sekali lagi, dengan deskripsi tugas yang harus saya selesaikan. Tak perlu dikatakan, saya sangat jarang membuka file-file ini dan memeriksa daftar ini. Dan ini bukan karena kurangnya disiplin saya, tetapi karena semuanya memiliki semacam penampilan yang tidak nyaman, menyebabkan perasaan batin akan kesia-siaan dari semua kegiatan perencanaan ini.

Saya menyadari bahwa saya masih tidak punya banyak waktu, meskipun saya bisa berbuat lebih banyak.

Secara umum, upaya untuk membuat daftar tugas yang terorganisir dan, yang paling penting, mengikutinya, telah gagal berulang kali.

Tentu saja, saya melakukan tugas sehari-hari yang mendesak, tetapi pada saat yang sama saya merasakan berapa banyak "tugas" dan "ide" yang tidak ada. Semua ini mengakibatkan fakta bahwa saya mulai merasa kurang puas dari pekerjaan. Ada hari-hari ketika saya membiarkan diri saya menyelesaikan lebih awal. Saya pergi ke luar, naik sepeda, tetapi alih-alih menikmati waktu luang yang tidak akan saya miliki jika saya bekerja di kantor, saya dihantui oleh perasaan bahwa saya tidak melakukan sesuatu, bahwa ada sesuatu yang tidak berhasil. Sikap perfeksionis mulai muncul dalam pikiran saya: "Saya harus berbuat lebih banyak", "Saya tidak bekerja cukup keras"... Tetapi saya mengerti bahwa masalahnya bukan pada jumlah pekerjaan, tetapi pada organisasinya.

Jadi saya memutuskan untuk mulai mengatur seluruh ruang kerja saya. Saya mengambil sebuah buku yang sangat bagus oleh David Allen, How to Get Things Done. Saya telah mendengar tentang sistem GTD untuk waktu yang lama, tetapi baru sekarang saya memutuskan untuk mengenalnya lebih baik.

Apa itu GTD?

“Bisnis yang belum selesai sebenarnya tetap belum selesai di dua tempat: dalam kenyataan dan di kepala Anda. Urusan yang belum selesai di kepala Anda menyerap energi perhatian Anda, karena itu menghantui hati nurani Anda."
~ Brahma Kumarismari

Ketika saya pertama kali mendapatkan buku ini, saya berharap untuk membaca di dalamnya beberapa tip manajemen waktu umum yang saya temukan di sumber lain, seperti "Bagi hal-hal menjadi penting dan tidak penting", "delegasikan apa yang bisa didelegasikan."

"Katakanlah sepuluh tahun yang lalu Anda berjanji pada diri sendiri untuk membersihkan lemari, tetapi sekarang, Anda belum melakukannya ... kita dapat mengatakan bahwa dalam hal ini Anda telah membersihkan lemari 24 jam sehari selama 10 tahun terakhir! "

Tetapi penulis berbicara tentang pendekatan standar "Manajemen Waktu" sebagai terbatas dan, dalam banyak hal, tidak efektif. Saya menyukai kenyataan bahwa David Allen tidak lagi membahas pertimbangan. "Pekerjaan yang efektif", dan untuk kemungkinan dan keterbatasan kesadaran manusia... Untuk mengatur urusan kita sendiri sehingga tidak bertentangan dengan kekhasan pemikiran kita. Pendekatan GTD sepenuhnya didasarkan pada kesimpulan tentang bagaimana otak kita bekerja, bagaimana ia mengumpulkan informasi, bagaimana ia memproses masalah yang belum terpecahkan.

Premis psikologis paling dasar dari filosofi ini adalah kenyataan bahwa setiap tugas kehidupan, baik itu penyelesaian proyek penting atau perjalanan ke biara untuk kursus meditasi, otak kita menganggapnya belum terselesaikan, disimpan dalam ingatan, menyebabkan tekanan mental, jika kami tidak meresmikan tugas-tugas ini dalam bentuk tindakan spesifik selanjutnya dalam sistem penyimpanan eksternal.

Jangan khawatir dan tidak perlu membaca ulang paragraf ini! Sekarang saya akan menjelaskan apa artinya semua itu. Sebuah contoh yang baik ditemukan dalam buku Getting Things Done Itself. Katakanlah sepuluh tahun yang lalu Anda berjanji pada diri sendiri untuk membersihkan lemari Anda, tetapi sekarang, Anda belum melakukannya. Bagaimana otak Anda menyimpan dan memproses informasi tentang tugas ini selama sepuluh tahun ini?

Faktanya adalah psikolog yakin bahwa kesadaran kita dalam konteks menetapkan tugas tidak memiliki gagasan tentang masa lalu dan masa depan. Ide-ide ini hanya ada secara konseptual, tetapi mereka tidak berada dalam algoritma untuk memproses informasi dalam kesadaran.

Jika Anda berjanji pada diri sendiri untuk membawa diri Anda ke mobil Anda untuk servis minggu depan dan mencoba untuk mengingat komitmen ini, maka pikiran Anda akan berpikir bahwa Anda harus melakukannya sekarang, hari ini, terus-menerus mengingatkan Anda tentang hal ini. Dan besok akan dihitung dengan cara yang sama juga.

Masalahnya akan berada dalam status "solusi segera diperlukan" setiap hari, sampai Anda pergi ke layanan.

Kembali ke contoh lemari berantakan, Anda dapat mengatakan bahwa dalam hal ini Anda telah membersihkan lemari 24 jam sehari selama 10 tahun terakhir! Kesadaran Anda menganggap tugas ini belum selesai, meninggalkan ruang untuk itu di ruang memori Anda, menciptakan ketegangan dan ketidakpuasan karena pekerjaan yang belum selesai.

Dan untuk membebaskan memori Anda dan membebaskan kesadaran Anda dari proses yang belum selesai, pengingat yang menghabiskan sumber daya mental Anda (seperti proses latar belakang pada komputer menggunakan sumber daya prosesor dan memori, membuat mesin lebih lambat), Anda perlu mengambil dua langkah kunci.

1. Mentransfer tugas dari memori internal (otak Anda) ke memori eksternal (komputer, notebook, tablet, ponsel Anda)
2. Putuskan apa yang akan menjadi tindakan spesifik berikutnya dalam kaitannya dengan tugas tersebut. Misalnya, tugas global "memperbaiki mobil" dapat terdiri dari banyak langkah sederhana. Langkah pertama mungkin "menemukan bagian yang cocok di internet".

Dalam hal ini, kesadaran Anda akan membebaskan memori internal Anda dan berhenti terus-menerus mengingatkan Anda tentang apa yang belum Anda lakukan. Lagi pula, Anda telah memindahkan semua tugas ini ke sistem eksternal.

Ini, pada prinsipnya, adalah poin kunci dari teknologi GTD yang menjadi sandaran segalanya. Jika Anda memahami prinsip ini, maka Anda sudah memiliki pemahaman umum tentang apa itu GTD. Ini adalah sistem manajemen bisnis yang efektif, penciptaan ide, yang bergantung baik pada organisasi eksternal tugas dalam kerangka catatan, kalender, sistem pengingat, dan pada optimalisasi internal kerja kesadaran.

Apalagi kedua level ini saling berhubungan. Tatanan eksternal berfungsi sebagai prasyarat dan instrumen untuk kesadaran yang terorganisir dan "murni". Pikiran yang jernih memungkinkan Anda bekerja lebih efisien * dan mengurangi kelelahan.

(* Meskipun saya menggunakan kata "bekerja", tetapi itu tidak merujuk secara eksklusif pada kegiatan profesional. Dalam konteks ini, pekerjaan mengacu pada apa pun. Merencanakan liburan juga bekerja. Sama seperti memikirkan masalah hubungan dengan orang lain. setengah).

Fitur 1 - Putuskan apa tindakan selanjutnya

"Ketika Anda merencanakan aktivitas Anda (niat untuk melakukannya) dan memutuskan tindakan apa yang akan diambil dalam konteks apa, Anda hampir secara otomatis menyesuaikan dengan perilaku yang diinginkan alih-alih mengumpulkan semua keinginan Anda dan memaksa diri Anda untuk melakukan sesuatu."
~ D Allen

Jika Anda membaca buku "Cara menata barang" maka Anda akan mengerti bahwa ini hanyalah aturan paling emas. Penulis terus-menerus kembali ke sana. Selain itu, dia terobsesi untuk mengajar seluruh dunia untuk memikirkan tindakan selanjutnya!

Ya, aturan itu penting, tetapi butuh waktu dan disiplin untuk menjadi kebiasaan.

Intinya adalah, sebagai suatu peraturan, kita membicarakan masalah secara umum dan abstrak. "Kita perlu membuat anak belajar lebih baik", "Saya perlu menjadi lebih tenang agar kurang berpartisipasi dalam konflik"... Tentu saja, Anda perlu mengingat gambaran besarnya, tetapi untuk membuahkan hasil, Anda perlu pindah ke tingkat perencanaan berikutnya, yaitu memikirkan tindakan selanjutnya.

Dalam kerangka contoh yang telah kami pertimbangkan, ini dapat berupa:

• “Temukan artikel di Internet tentang mengembangkan tekad, disiplin, dan melawan kemalasan. Atau temukan buku tentang topik ini di toko buku."
• Baca tentang teknik relaksasi.
• "Jadwalkan waktu untuk berbicara dengan putra Anda tentang masalahnya di sekolah."

Tindakan selanjutnya tidak harus berupa tindakan fisik. “Memikirkan apakah saya perlu kuliah sama sekali” juga merupakan tindakan. Anda hanya dapat memikirkan tugas, Anda tidak harus memulai. Tetapi dengan menandai langkah ini saja, Anda sudah membebaskan sebagian dari otak Anda.

Kita tidak bisa menyelesaikan semua masalah dalam hidup kita. Oleh karena itu, penting untuk dipahami bahwa keputusan untuk "tidak melakukan apa-apa" juga merupakan keputusan.

Acara ini memungkinkan tidak hanya untuk membongkar pikiran, tetapi juga untuk mengisi ulang dengan motivasi. Banyak tugas, ketika kita membayangkannya dalam pikiran kita, tampak mustahil atau sangat sulit. "Ya Tuhan, aku harus membongkar seluruh pondok musim panasku, ini pekerjaan tanpa akhir!" Tetapi akan jauh lebih mudah bagi kita untuk memulai jika kita menguraikan rencana dalam bentuk tindakan berikut: "Temukan alat yang tepat di Internet"... Sudah lebih mudah, bukan? Dan ketika kita melakukan ini, kita akan merasakan kepuasan, selangkah lebih dekat ke tujuan akhir.

Fitur 2- Transfer ke sistem eksternal

Seperti yang akan Anda ingat dari artikel ini, mengandalkan memori tidak hanya tidak dapat diandalkan, tetapi juga tidak efisien dalam hal penggunaan sumber daya otak Anda. Oleh karena itu, David Allen sangat menyarankan untuk memindahkan semua tugas ke sistem eksternal untuk mengosongkan memori.

Sistem eksternal dapat berupa tablet, telepon, notebook, komputer, notebook. Media apa pun yang nyaman yang dapat Anda gunakan.

Omong-omong, beginilah tampilan daftar tugas saya setelah prapemrosesan. Saya menghapus banyak hal yang tidak perlu dari sana, hal-hal yang telah saya lakukan atau putuskan untuk tidak saya lakukan sama sekali. Artinya, pada tahap pertama dan sebelum penerapan "aturan dua menit" (tentang itu di bawah), itu jauh lebih besar.

Tidak akan berlebihan untuk mengatakan bahwa daftar tugas harus diatur, nyaman, dapat diakses dari mana saja kapan saja. Itu perlu tetap up to date dan memodifikasi sesuai kebutuhan. Anda perlu menghubunginya untuk memeriksa status proyek Anda.

(Artinya, tidak seperti saya (dan mungkin dengan Anda): tumpukan lembaran dan buku catatan di berbagai tempat di ruang kerja saya, yang belum pernah saya akses.)

Dan tentu saja !!! Setiap tugas harus dicatat sebagai tindakan selanjutnya!

Fitur 3 - Atur tugas berdasarkan konteks

“Tidak perlu banyak usaha untuk melakukan sesuatu. Dibutuhkan lebih banyak upaya untuk memutuskan apa yang harus dilakukan."
~David Allen

Saya tidak melihat buku itu memberikan panduan langsung tentang bagaimana memprioritaskan tugas. David Allen yakin bahwa pentingnya berbagai tugas untuk kesadaran kita tidak begitu penting, karena masalah besar dan kecil terjadi dalam kesadaran kita dan kita perlu melakukan semuanya (atau memutuskan untuk tidak melakukannya). Masalah sepele yang tidak dilakukan, informasi tentang yang disimpan dalam pikiran, dapat mengalihkan perhatian Anda dari hal-hal yang lebih "penting". Namun, ini memberikan metode yang sangat baik untuk mengatur tugas berdasarkan konteks atau tingkat energi.

Beberapa waktu yang lalu saya datang ke metode ini sendiri secara intuitif, tetapi kemudian saya melupakannya karena fakta bahwa saya tidak memformalkannya dan tidak memperkenalkannya ke dalam kebiasaan. Misalnya, ada daftar tugas yang besar. Beberapa tugas membutuhkan banyak energi.

Bagi saya, ini adalah "Jawaban atas komentar dan dukungan untuk siswa", "Artikel".

Untuk beberapa itu tidak cukup, misalnya, "pembayaran untuk hosting", "bekerja dengan faktur elektronik." Saya dapat dengan mudah melakukan ini ketika saya tidak punya cukup waktu untuk artikel.

Keputusan tentang "Apa yang harus saya lakukan sekarang" Mereka mengambil dari saya, pertama, banyak energi, dan, kedua, secara negatif mempengaruhi motivasi saya. Saya tidak dapat memilih aktivitas yang optimal untuk tingkat energi saya dan karena itu saya berhenti dari pekerjaan saya, mengakhiri hari kerja dengan perasaan bahwa saya tidak melakukan sesuatu. Sekarang, jika saya memiliki sedikit kekuatan, tetapi banyak waktu, saya dapat dengan mudah melakukan pekerjaan yang tidak memerlukan banyak energi. Saya hanya bisa melihat daftar dengan nama "Tingkat energi rendah" dan melakukan sesuatu dari itu. Semua cerdik itu sederhana!

Anda juga dapat mengatur daftar tugas berdasarkan konteks, misalnya, "Di komputer", "di toko" dll. Banyak cara lain untuk mengorganisir disajikan dalam buku ini.

Chip 4 - Aturan Dua Menit

Aturan yang cukup sederhana, tetapi sangat efektif. Jika kami mengatur informasi tugas kami ke dalam daftar pengingat, kami mungkin merasa ngeri dengan ukuran daftar itu. Untungnya, ada cara yang baik dan mudah untuk membersihkannya secara menyeluruh.

Anda tidak perlu menulis untuk diri sendiri: "Membalas surat teman, bagaimana akan ada waktu luang" jika jawaban ini membutuhkan waktu kurang dari 2 menit!

Jawab saja sekarang dan bebaskan kepala dan daftar tugas Anda dari kasus ini. Ketika, setelah membaca buku D. Allen, saya mulai menyapu kotak surat saya, saya menemukan banyak surat yang tidak terjawab di sana. Tentu saja, pada suatu waktu, saya menandainya dengan tanda centang sebagai tugas penting, tetapi kemudian saya melupakannya.

Akibatnya, setelah meninjau, saya menjawab banyak surat lama, dan saya tidak membutuhkan banyak waktu. Beberapa pembaca saya mendapat tanggapan dari saya setelah satu tahun! Jangan tersinggung, tolong, pada saya, ini adalah hasil dari kotak surat yang penuh sesak dan organisasi urusan yang tidak penting. Sekarang saya coba jawab langsung jika saya paham bahwa proses membaca dan memproses surat tersebut akan memakan waktu minimal 5 menit. 2 menit tidak ketat, biarkan semua orang menentukan jangka waktu maksimum untuk diri mereka sendiri.

Secara umum, "aturan dua menit" dirumuskan sebagai berikut. Jika selama pemrosesan daftar tugas Anda menemukan tugas yang membutuhkan waktu kurang dari 2 menit untuk diselesaikan, lakukan saja.

Tip 5 - Tulis ide

Anda mungkin telah memperhatikan bahwa ide-ide terbaik tentang pekerjaan Anda datang kepada Anda ketika Anda tidak bekerja! Oleh karena itu, D. Allen menyarankan untuk selalu memiliki sesuatu yang akan membantu Anda menyimpan ide: notebook, tablet elektronik, dll. Intinya di sini bukan hanya itu akan membantu Anda untuk tidak melupakan ide-ide berharga dan membebaskan ingatan Anda akan informasi. Ya, ini juga penting.

Allen percaya bahwa "bentuk mendefinisikan prinsip." Menurutnya, seseorang "Mungkin ada keengganan bawah sadar untuk memikirkan apa pun karena fakta bahwa Anda tidak punya tempat untuk menuliskan ide-ide yang telah muncul."

Saya telah menguji ini untuk diri saya sendiri. Ketika saya bepergian di India, saya selalu membawa buku catatan atau telepon di mana saya bisa menuliskan pemikiran dan ide. Dan pikiranku hanya tercurah dengan mereka. Saya menuliskan pikiran sambil mengguncang kursi kereta India, di puncak bukit yang indah, di reruntuhan kuil kuno, berbaring di bawah sinar matahari atau di bawah kipas angin di kamar hotel.

Saya tenang, pertama, dari apa yang saya miliki, di mana harus memperbaiki ide-ide yang muncul, dan, kedua, karena fakta bahwa saya tidak harus menyimpan ide-ide itu dalam ingatan saya dengan sekuat tenaga, saya tahu bahwa saya bisa selalu kembali kepada mereka ... ...

Tentu saja, penting untuk tidak hanya mengembangkan kebiasaan menuliskan ide-ide Anda, tetapi juga meninjau daftar ini secara teratur.

Kutipan, aturan berharga dari orang lain, saya sekarang, omong-omong, juga menulis, dan tidak mencoba untuk mengingatnya.

Tip 6 - Jangan pisahkan hidup dan pekerjaan

"Pertanyaan terbuka yang tidak dikumpulkan seimbang dalam hal ketegangan yang mereka hasilkan dan perhatian yang mereka butuhkan."
~David Allen

Seperti yang sudah saya tulis, untuk otak kita tidak ada banyak perbedaan antara tugas: "Selesaikan proyek di tempat kerja", "diskusikan masalah dalam hubungan dengan istrinya"... Kedua tugas tersebut menempati ingatan kita dan menghabiskan sumber daya mental, di mana pun kita berada, di kantor, di rumah, atau saat berlibur.

Dan kesimpulan praktis dari prinsip ini adalah penemuan besar bagi saya. Sebelumnya, ketika saya mulai bekerja, saya menunda memikirkan masalah pribadi dan kehidupan sampai nanti. "Saya bekerja sekarang! Saya sibuk!" Saya pikir.

Namun nyatanya, fakta bahwa tugas-tugas ini "menggantung" di pikiran saya dapat mengganggu pekerjaan saya yang fokus dan efektif (di sini saya maksudkan pekerjaan dalam arti biasa, sebagai aktivitas profesional). Dan hal terburuk yang bisa kita lakukan adalah membiarkan mereka menggantung. Oleh karena itu, terkadang masuk akal untuk menyelesaikan beberapa masalah keluarga yang mendesak, tugas rutin, bahkan memikirkan "masalah filosofis" yang sangat mengganggu Anda sebelum Anda duduk untuk bekerja.

Jelas ada masalah di sini. Anda dapat membenamkan diri dalam pemikiran ini begitu lama sehingga Anda tidak pernah mulai bekerja. Oleh karena itu, perlu untuk mendekati prinsip ini dengan hati-hati dan hati-hati. Solusi bagus lainnya adalah dengan menulis diri Anda ke daftar tugas: "Pikirkan tentang arti hidup" dan membebaskan kepala Anda dari pengingat ini.

Tip 7 - Manfaat untuk psikoterapi

"Perjalanan pikiran tanpa hasil dan tanpa akhir di kepala mengurangi kemampuan untuk menganalisis dan bertindak."
~David Allen

Mau tak mau saya memikirkan penerapan teknologi ini ke bidang psikologi dan psikoterapi, pencegahan neurosis, keadaan obsesif, sikap destruktif.

Ada berbagai metode untuk menyingkirkan pikiran negatif yang obsesif. Beberapa psikolog menyarankan agar pemikiran-pemikiran tersebut tunduk pada analisis logis yang cermat. Yang lain menggunakan afirmasi yang menenangkan dan realistis.

Meskipun saya menggunakan pendekatan ini dalam praktik saya membantu orang dengan serangan panik, saya memahami bahwa kemungkinan logika kita dalam keadaan cemas dan panik sangat terbatas, dan selalu ada kemungkinan bahwa analisis semacam itu akan berbalik melawan satu. siapa yang menggunakannya. Oleh karena itu, saya biasanya menyarankan Anda dengan sabar untuk tidak menanggapi pikiran yang mengganggu.

Tetapi saya juga berpikir bahwa prinsip "mengidentifikasi tindakan selanjutnya" dan "fokus pada tujuan" dapat digunakan dengan sangat baik sehubungan dengan pikiran obsesif dan sikap negatif.

Katakanlah Anda menderita hipokondria.

Kamu pikir: "Saya memiliki penyakit yang mengerikan dan fatal."
Oke, sekarang pikirkan: "Apa tindakan selanjutnya?"
“Mungkin perlu diperiksa. Tapi saya sudah mengunjungi dokter minggu ini, tes menunjukkan tidak ada yang mengerikan!"
Semuanya jatuh ke tempatnya, kan?

Atau Anda memiliki fobia sosial:

"Orang tidak menerima saya, saya orang yang tidak berharga"

Apa tindakan selanjutnya?

"Saya akan bekerja untuk meningkatkan kualitas sosial saya dan saya akan mulai dengan ...." atau / dan "Saya akan belajar menerima diri saya apa adanya dan saya akan mulai dengan ..."... Paling sering, keterampilan pertama dan kedua diperlukan dalam kombinasi untuk memecahkan masalah keraguan diri, kecemasan sosial, dll. Merumuskan tindakan selanjutnya tidak hanya akan membuat Anda siap untuk mencapai tujuan, tetapi juga menunjukkan bahwa mencapai tujuan itu mungkin!

Dan bahkan jika itu tidak mungkin, maka tindakan selanjutnya adalah: “Saya tidak akan melakukan apa-apa tentang masalah ini. Karena tidak mungkin untuk memperbaikinya. Jika demikian, mengapa memikirkannya?"

Pendekatan ini akan membantu Anda tidak memikirkan masalahnya, tetapi tentang solusinya! Orang yang cemas, curiga, gelisah seringkali sangat terpaku pada masalah. "Saya punya sedikit teman," "rasa takut tidak meninggalkan saya," "semua orang berpikir buruk tentang saya," dll. Mereka lebih banyak mengajukan pertanyaan "mengapa" daripada "apa yang harus dilakukan", yang hanya menciptakan kecemasan baru dan rasa tidak berdaya.

Tapi pertanyaannya adalah: "Apa tindakan selanjutnya?" segera menempatkan Anda di jalan untuk memecahkan masalah (atau keputusan untuk tidak melakukan apa-apa), yang dapat membebaskan kepala Anda dari tumpukan pikiran negatif dan tidak berarti tentang masalah tersebut. Jadi cobalah!

Apa yang bisa dicapai dengan GTD?

"Masalahnya bukanlah kurangnya kreativitas, tetapi menghilangkan hambatan aliran alami energi kreatif."
~David Allen

Penerapan metodologi GTD jauh melampaui peningkatan efisiensi tenaga kerja. Oleh karena itu, dengan menerapkan setidaknya beberapa aspek dari pendekatan ini dalam praktik, Anda tidak hanya akan merasakan peningkatan produktivitas, tetapi juga kejernihan kesadaran yang lebih besar. Tujuan dari sistem ini tidak hanya untuk membuat Anda bekerja lebih baik, tetapi untuk membebaskan kepala Anda dari pikiran yang tidak perlu tentang pekerjaan, tugas yang tidak terpenuhi. Sehingga Anda dapat dengan mudah melepaskan pikiran tentang apa yang tidak dapat Anda ubah atau memiliki solusi yang siap untuk apa yang membutuhkan tindakan Anda.

“Buat keputusan tentang tindakan yang diperlukan,
ketika sebuah kasus muncul - dan bukan saat membutuhkan penghentian yang tidak normal."
David Allen

GTD adalah salah satu metode manajemen waktu yang dikembangkan oleh konsultan manajemen waktu dan penulis buku dengan judul yang sama, David Allen. Diterjemahkan ke dalam bahasa Rusia, itu berarti "Menyelesaikan Sesuatu".

Prinsip utama GTD mengatakan - seseorang tidak boleh membebani dirinya sendiri dengan apa yang perlu dilakukan, tetapi hanya memasukkannya ke dalam rencana. Semua perhatian harus difokuskan langsung pada pelaksanaan tugas masing-masing individu.

Model David Allen

Biasanya, manajemen waktu dimulai dengan memfokuskan dan menyoroti hal-hal yang paling penting. Allen mengambil pendekatan yang sedikit berbeda, dengan alasan bahwa kontrol dan visi harus menjadi pusat manajemen waktu. Berdasarkan ini, ia menawarkan 3 model utama:

• Yang pertama adalah manajemen alur kerja. Ini dirancang untuk mengontrol semua tugas dan terdiri dari tahapan berikut: pengumpulan, pemrosesan, organisasi, peninjauan, dan tindakan. Kami akan membahas masing-masing secara lebih rinci nanti.
• Yang kedua adalah model tinjauan kerja, yang terdiri dari enam tingkat, yang masing-masing lebih luas dan lebih global dari yang sebelumnya. Di sini dia meliputi: urusan saat ini, tanggung jawab saat ini, tanggung jawab, 1-2 tahun ke depan, lima tahun ke depan dan semua kehidupan pada umumnya. Allen percaya bahwa seminggu sekali seseorang wajib menganalisis pencapaiannya di setiap level, hanya dalam hal ini dia akan menerima gambaran lengkap tentang apa yang terjadi.
• Yang ketiga - menurutnya, tidak perlu untuk semua orang - adalah metode perencanaan yang alami. Ini terdiri dari 5 tahap: mendefinisikan tujuan dan prinsip, melihat hasil yang diinginkan, bertukar pikiran, mengatur dan memutuskan tindakan apa yang harus dilakukan selanjutnya.

David Allen berpendapat bahwa semua masalah yang terkait dengan tidak tercapainya tujuan muncul dari perencanaan yang tidak tepat pada tahap pertama - menetapkan tugas dan menentukan langkah-langkah yang diperlukan untuk mengimplementasikannya.

Prinsip di balik GTD

Koleksi
Makna dari prinsip ini terletak pada kenyataan bahwa semua pemikiran yang "kerumunan" di kepala kita harus direkam di beberapa media. Organizer elektronik, perekam suara, dan notepad sederhana sama baiknya untuk ini. Hal utama adalah membebaskan kesadaran Anda dari informasi yang tidak diperlukan saat ini.

Selain itu, semua catatan harus ditinjau setidaknya sekali seminggu untuk memastikan relevansinya dan membuat penyesuaian yang diperlukan.

Pengobatan
Saat memproses informasi, ingatlah bahwa tindakan apa pun yang membutuhkan waktu tidak lebih dari 5 menit harus segera dilakukan. Cara terbaik untuk memulai adalah dari atas daftar, bergerak lebih jauh secara berurutan.

Menurut algoritma pemrosesan informasi yang disusun oleh Allen, dengan setiap tugas dalam daftar, Anda dapat melakukan hal berikut: mengeksekusi, mentransfer untuk dieksekusi, menunda, meninggalkan referensi, membuang atau mentransfer ke daftar hal-hal yang harus Anda kembalikan nanti .

Organisasi
Untuk mengontrol tindakan yang harus dilakukan, David Allen menyarankan untuk menggunakan serangkaian daftar:

• Tindakan berikut. Ini termasuk langkah-langkah yang harus diambil untuk setiap elemen yang diterima untuk implementasi. Katakanlah ada item "Buat perkiraan". Untuk membuat perkiraan, Anda harus mengambil langkah-langkah berikut: hubungi kolega dan minta informasi di departemennya, cari tahu biaya bahan yang diperlukan, dll.

• Proyek. Sebuah proyek dapat dipahami sebagai setiap tujuan untuk pencapaian yang diperlukan untuk melakukan lebih dari satu tindakan berurutan. Proyek harus ditinjau secara berkala untuk memastikan bahwa mereka berjalan dalam urutan yang benar.

• Ditunda. Dalam situasi ketika sebuah kasus harus dialihkan untuk dieksekusi atau ketika peristiwa lain harus mendahului eksekusinya, ada kebutuhan untuk memantaunya dari waktu ke waktu. Ini akan memungkinkan untuk tidak menunda tenggat waktu untuk implementasinya.

• Suatu hari nanti / mungkin. Ini termasuk kasus yang sangat memungkinkan Anda memutuskan untuk kembali ketika kondisi tertentu terjadi.

Gambaran
Membuat daftar dan memo tidak akan membawa hasil yang diinginkan jika Anda tidak melakukan peninjauan sesering mungkin, tetapi disarankan untuk melakukannya setiap hari. Pada saat yang sama, Anda harus memilih tugas dengan prioritas tertinggi saat ini dan segera mulai melaksanakannya. Tidak disarankan untuk mulai bekerja dengan tindakan mudah, menghindari yang rumit. Dengan demikian, Anda hanya akan memperburuk situasi dengan menumpuk banyak kerja keras. Eksekusi tugas secara berurutan dianggap sebagai solusi terbaik.

tindakan
Menurut David Allen, ada kebutuhan untuk lebih berhati-hati tentang bagaimana setiap tugas diselesaikan daripada bagaimana itu diatur. Dalam hal ini, jauh lebih mungkin untuk membawa semuanya ke akhir tanpa gangguan di tengah.

Alat dan teknik untuk membantu Anda menyelesaikan apa yang Anda mulai

• 43 folder. Teknik ini terdiri dari fakta bahwa untuk setiap hari kerja dalam sebulan Anda membuat folder terpisah untuk diri sendiri (total 31 buah), ditambah membuat 12 folder lagi dengan analogi dengan bulan dalam setahun. Hasilnya, Anda mendapatkan 43 folder, di mana Anda harus "menyimpan" paket untuk setiap hari tertentu.
• perangkat lunak GTD. Di dunia modern, seseorang tidak dapat melakukannya tanpa perangkat lunak. Menurut metode Allen, itu termasuk: penataan digital, brainstorming, dan aplikasi manajemen proyek. Saat ini, lebih dari 100 aplikasi mendukung ideologi GTD. Di antara mereka ada program yang ditulis untuk berbagai platform dan perangkat.

Artikel ini menguraikan prinsip-prinsip GTD dengan sangat singkat dan bukan merupakan pengganti buku David Allen. Artikel ini dimaksudkan hanya untuk membangkitkan minat Anda pada metode yang efektif seperti GTD.

Menyelesaikan semuanya, GTD(diterjemahkan dari Inggris- "menyelesaikan sesuatu", tetapi lebih sering dan salah - "cara menertibkan") adalah metode untuk meningkatkan efisiensi pribadi yang dibuat oleh David Allen dan dijelaskan olehnya dalam buku dengan nama yang sama, edisi pertama yang diterbitkan pada tahun 2001 dan diterjemahkan ke dalam 23 bahasa ...

GTD didasarkan pada prinsip bahwa seseorang harus membebaskan pikirannya dari menghafal tugas saat ini (ada pengecualian dalam kasus di mana beberapa tugas untuk proyek yang berbeda saling berhubungan) dengan mentransfer tugas itu sendiri dan pengingat tentang mereka ke media eksternal. Dengan demikian, pikiran manusia, yang terbebas dari menghafal apa yang perlu dilakukan, dapat berkonsentrasi untuk melakukan tugas itu sendiri, yang harus didefinisikan dan dirumuskan dengan jelas sebelumnya ("apa tindakan selanjutnya yang akan diambil?"). Berlawanan dengan kepercayaan populer, GTD tidak berlaku untuk manajemen waktu, mengkritiknya karena fokusnya yang sempit dan keefektifannya yang terbatas.

YouTube perguruan tinggi

1 / 5

Getting Things Done (GTD) oleh David Allen - Ringkasan dan Ulasan Buku Animasi

DAVID ALLEN - CARA MENYELESAIKAN HAL - Bagian 1/2 | London Nyata

Ringkasan Menyelesaikan Pekerjaan David Allen (dapatkan PDF Ringkasan Buku di tautan di bawah)

Menyelesaikan Pekerjaan oleh David Allen (Catatan Belajar)

MENJADI TERORGANISASI DALAM 3 MINGGU DENGAN GTD - LANGKAH 1!

Subtitle

Prevalensi

1. koleksi;
2. pengobatan;
3. organisasi;
4. gambaran;
5. tindakan.

Allen menggunakan analogi "ketinggian" untuk menggambarkan model utama keduanya - model tinjauan kerja enam tingkat, untuk visi perspektif tugas dan tugas. Garis naik:

1. urusan saat ini;
2. proyek sekarang;
3. berbagai tugas;
4. tahun-tahun mendatang (1-2 tahun);
5. perspektif lima tahun (3-5 tahun);
6. kehidupan.

Naik ke ketinggian pandangan mata burung, semua orang dapat melihat "gambaran besar" dari urusan mereka.

Allen merekomendasikan tinjauan mingguan di berbagai tingkatan. Visi yang diperoleh dari ikhtisar ini memungkinkan Anda untuk mengelola prioritas pribadi, yang pada gilirannya menentukan prioritas apakah dan kapan harus menyelesaikan tugas dan tugas tertentu yang dikumpulkan selama proses manajemen alur kerja. Selama tinjauan mingguan, orang tersebut menganalisis konteks tugas dan menyusunnya ke dalam daftar yang sesuai. Contoh pengelompokan tugas serupa adalah membuat daftar panggilan telepon yang diperlukan atau daftar tugas yang harus diselesaikan di Center. Aturan pembentukan daftar kontekstual dapat ditentukan dengan adanya alat atau kehadiran seseorang/kelompok dengan siapa sesuatu perlu dibahas atau diperkenalkan.

Allen menekankan bahwa dua model pertama cukup untuk mendapatkan kendali dan visi dalam sebagian besar tugas dan proyek. Namun, ada beberapa kasus yang membutuhkan pemikiran dan refleksi yang lebih dalam. Untuk ini, model utama ketiga digunakan - metode perencanaan alam... Sementara dalam manajemen alur kerja, “ fokus horisontal"Pada pemenuhan tugas individu, dalam metode alami perencanaan," fokus vertikal»Merencanakan proyek dan memikirkan topik. Model perencanaan terdiri dari 5 tahap:

1. definisi tujuan dan prinsip;
2. visi hasil yang diinginkan;
3. organisasi;
4. menentukan tindakan spesifik berikutnya.

GTD memfasilitasi proses ini dengan menyimpan, melacak, dan menggunakan informasi terperinci terkait tugas yang ada. Allen menyarankan bahwa banyak dari kegagalan yang kita hadapi disebabkan oleh perencanaan "awal" yang tidak memadai (yaitu, ketika masih jelas apa yang perlu dicapai dan tindakan spesifik apa yang diperlukan untuk mencapainya). Penting untuk memikirkan hal ini sebelumnya, membuat urutan tindakan yang dapat Anda selesaikan tanpa kembali ke perencanaan. Allen berpendapat bahwa "sistem pengingat" pikiran kita tidak efektif dan jarang mengingatkan kita tentang apa yang harus dan dapat kita lakukan pada saat dan tempat tertentu. Oleh karena itu, informasi tentang “tindakan nyata selanjutnya”, yang secara kontekstual terkait dengan momen dan tempat tertentu, dapat berfungsi sebagai dukungan eksternal untuk memastikan bahwa kita memberi diri kita pengingat yang tepat pada waktu yang tepat. Karena GTD didasarkan pada pemeliharaan catatan tambahan, ini dapat dianggap sebagai penerapan teori ilmiah tentang kognisi terdistribusi dan pikiran yang diperluas.

Ringkasan singkat GTD dari buku Allen, Ready for Anything:

Keluarkan semuanya dari kepalamu. Buat keputusan tentang apa yang harus dilakukan ketika sebuah kasus muncul - bukan saat membutuhkan penghentian yang tidak normal. Atur catatan pengingat proyek Anda dan kegiatan yang direncanakan sesuai dengan kategori yang sesuai. Pertahankan sistem ini, isi ulang dan perbaiki begitu sering sehingga di masa depan Anda dapat mempercayai bahkan pilihan tindakan intuitif Anda (atau bukan tindakan).

Prinsip

Prinsip dasar GTD:

Koleksi

Produktivitas bebas stres dimulai dengan proses membongkar pikiran, yang terdiri dari memperbaiki segala sesuatu yang kurang lebih penting di atas kertas atau media lain - dalam apa yang disebut Allen keranjang: kotak fisik untuk menerima pesan, kotak email, perekam suara, laptop, komputer saku, atau kombinasi dari semuanya. Intinya adalah membuang segala sesuatu yang kurang lebih penting dari kepala Anda ke media yang nyaman untuk diproses lebih lanjut. Semua keranjang harus dikosongkan (diproses) setidaknya seminggu sekali. Allen tidak menekankan metode pengumpulan tertentu, tetapi menekankan pentingnya mengosongkan keranjang secara teratur. Setiap lokasi penyimpanan (fisik, email, tape recorder, laptop, PDA, dll.) dapat diterima selama ditangani secara teratur.

Pengobatan

Keranjang diproses secara ketat sesuai dengan algoritma berikut.

1. Kita mulai dari bagian atas gerobak.
2. Kami melakukan satu elemen pada satu waktu (dan tidak pernah mengembalikan apa pun kembali)
   • Jika item memerlukan tindakan:
     • Lakukan ini (jika dibutuhkan kurang dari dua hingga lima menit), ATAU
     • Delegasikan kepada seseorang, ATAU
     • Kami menundanya.
   • Jika elemen tidak memerlukan tindakan:
     • Kami meninggalkan ini di informasi referensi, ATAU
     • Kami membuangnya, ATAU
     • Pada daftar "suatu hari nanti mungkin".

Jika tindakan itu memakan waktu kurang dari dua hingga lima menit, itu harus segera dilakukan. Aturan dua menit ditentukan oleh perkiraan waktu yang diperlukan untuk menunda tindakan secara resmi.

Organisasi

Allen merekomendasikan menggunakan satu set daftar untuk melacak item yang menunggu perhatian.

• Tindakan berikut- Untuk setiap item yang memerlukan perhatian, putuskan tindakan selanjutnya yang dapat dilakukan secara fisik. Misalnya, jika ada elemen "Tulis laporan proyek", tindakan selanjutnya dapat sebagai berikut: "Tulis surat kepada Mikhail dengan tawaran untuk bertemu" atau: "Hubungi Marina untuk mengetahui persyaratan laporan ." Sementara item mungkin memerlukan beberapa langkah dan tindakan, akan selalu ada sesuatu yang perlu dilakukan terlebih dahulu, dan langkah ini harus dijelaskan dalam langkah-langkah berikut. Sebaiknya, langkah-langkah ini diatur sesuai dengan konteks di mana mereka dapat diambil (misalnya, "di kantor", "di telepon", atau "di toko").
• Proyek- Setiap siklus terbuka dalam kehidupan atau pekerjaan yang membutuhkan lebih dari satu tindakan fisik untuk mencapai suatu tujuan menjadi sebuah proyek. Proyek perlu dipantau dan ditinjau secara berkala untuk memastikan bahwa ada kegiatan berikutnya yang terkait dengan setiap proyek sehingga proyek akan maju.
• Ditunda- Ketika suatu tindakan telah didelegasikan kepada seseorang atau ketika beberapa peristiwa eksternal diharapkan sebelum suatu proyek dapat dipromosikan, ini dilacak dalam sistem dan secara berkala dipastikan apakah suatu tindakan diperlukan atau pengingat perlu dikirim.
• Suatu hari nanti / mungkin- Hal-hal yang harus dilakukan di beberapa titik, tetapi tidak sekarang. Misalnya, "belajar bahasa Cina" atau "adakan pesta biliar".

Kalender penting untuk melacak janji dan tugas; namun, Allen merekomendasikan agar kalender dicadangkan hanya untuk hal-hal yang perlu dilakukan pada kerangka waktu tertentu, atau untuk janji temu dan tugas pada waktu dan tempat tertentu. Dan tugas harus dicatat dalam daftar tindakan selanjutnya, dan bukan di kalender.

Komponen pengorganisasian kunci terakhir dari GTD adalah sistem dokumen. Sistem dokumen harus ringan, sederhana dan menarik. Bahkan selembar kertas pun, jika diperlukan untuk referensi, harus mendapatkan foldernya sendiri jika folder yang ada tidak cocok untuk itu. Allen menawarkan sistem pengarsipan abjad satu dimensi untuk mengambil informasi yang Anda butuhkan dengan cepat dan mudah.

Gambaran

Daftar tindakan dan pengingat tidak akan banyak berguna jika Anda tidak meninjau setidaknya setiap hari, atau sesering mungkin. Mengingat waktu, energi, dan sumber daya yang tersedia saat ini, Anda perlu menemukan tugas terpenting yang dapat dilakukan segera dan menyelesaikannya. Jika Anda memiliki kebiasaan menunda-nunda urusan Anda, Anda akan berakhir melakukan tugas-tugas sederhana dan menghindari yang sulit. Untuk mengatasi masalah ini, Anda dapat melakukan tindakan dari daftar satu per satu, dengan analogi bagaimana keranjang diproses. GTD mengharuskan setidaknya setiap minggu peninjauan semua aktivitas, proyek, dan item "tertunda" dilakukan untuk memastikan bahwa setiap tugas baru atau acara mendatang dimasukkan ke dalam sistem dan semuanya mutakhir.

tindakan

Sistem organisasi apa pun tidak berguna jika terlalu banyak waktu yang dihabiskan untuk mengatur tugas alih-alih menyelesaikannya secara fisik. Seperti yang dikatakan David Allen, jika sistem seperti itu dibuat sederhana untuk melakukan tindakan yang diperlukan, maka orang tersebut cenderung tidak akan menundanya atau "membebani" dengan terlalu banyak "loop terbuka".

Cara dan teknik

43 folder

Allen menyarankan untuk mengatur dokumennya dalam sistem yang disebut "43 folder." Dua belas folder digunakan, satu untuk setiap bulan, dan 31 folder tambahan digunakan untuk setiap hari selama 31 hari berikutnya. Folder diatur untuk membantu mengingatkan pengguna tentang tindakan yang harus dilakukan pada hari itu.

Folder dan pengikat

Allen menyebutkan dalam bukunya bahwa lebih baik menggunakan folder untuk pencarian dan penataan informasi yang nyaman, sehingga semua dokumen yang terkait dengan satu proyek akan berada di satu tempat. Hal ini memungkinkan Anda untuk menemukan dokumen yang Anda butuhkan lebih cepat. Bahkan jika hanya ada satu dokumen per proyek, tetap lebih baik untuk memasukkannya ke dalam folder, karena dokumen baru tentang topik ini mungkin muncul.