การใช้ระบบ GTD โดย David Allen วิธีวางแผนและแก้ปัญหาทั้งหมดของคุณ: คำแนะนำทีละขั้นตอน วิธีเรียนรู้ที่จะคิดให้ชัดเจนยิ่งขึ้น

เรื่องราวของฉันจะแบ่งออกเป็น 2 ส่วน:

• เกี่ยวกับวิธีการ GTD หากใครไม่รู้หรือมีเวลาลืม
• เกี่ยวกับเครื่องมือเฉพาะสำหรับการทำงานกับ GTD และตัวอย่างเฉพาะจากการปฏิบัติส่วนตัวของฉัน

0. คำนำ

วันผู้จัดการโครงการมักจะชอบอะไร?

ลูกค้าโทรมา. ทีมงานถามในแชทว่าเหตุใดข้อกำหนด API จึงแตกต่างกับ TOR เครื่องปรับอากาศกำลังเป่าบน Vasya HR เป็นกังวล: Misha มาพร้อมกับเสื้อเชิ้ตที่สะอาดและรีด อย่าเข้าป่า วายร้ายกำลังเตรียมตัวสัมภาษณ์ ไทม์ไลน์ต้องชัดเจน ตรวจสอบงานในเครื่องติดตามอีกครั้ง ลูกค้าโทรมาอีกแล้ว มีคนโยนภาพตลก ๆ ลงในแชท เพื่อนร่วมงานขอให้ดูแลกิจการของเขาในขณะที่เขาไปเที่ยวพักผ่อน ลูกค้าโทรมาอีกแล้ว ในความคิดของฉัน การเปิดตัวกำลังจะมาในเร็วๆ นี้ คงจะดีถ้าไม่ลืมซื้อของชำกลับบ้านในตอนเย็น มิฉะนั้น ภรรยาจะเห็น เราล้าหลังอยู่ข้างหน้า คงจะดีถ้าได้อ่านบทความนี้ วุ้ย นี่มัน 19:00 น. แล้ว เมื่อไหร่จะปล่อยที่นั่น?

คุณรู้จักตัวเองหรือไม่? ย่ำแย่? บทความนี้เหมาะสำหรับคุณ

ถ้าคุณไม่รู้ คุณโชคดี หรือบางทีคุณสามารถทำได้มากขึ้น?

1. บทนำ

GTD คืออะไร?

จีทีดี ( ทำงานให้เสร็จ ) เป็นเทคนิคในการเพิ่มประสิทธิภาพส่วนบุคคล สร้างโดย David Allen และอธิบายโดยเขาในหนังสือชื่อเดียวกัน ชื่อเรื่องสามารถแปลได้ว่า "วิธีทำสิ่งต่างๆ ให้จบ"

แนวคิดหลักคือเพื่อที่จะทำงานอย่างมีประสิทธิภาพและเติบโตในตัวเอง เพื่อให้บรรลุสิ่งที่มากกว่านั้น คุณต้องมีจิตใจที่สะอาด เพราะ:

• งานยากจะไม่สามารถทำได้หากยังไม่ชัดเจนว่าต้องทำอย่างไร การคิดอย่างต่อเนื่องว่าจะทำอย่างไรและงานยังไม่เสร็จเป็นอุปสรรคต่องาน
• กิจวัตรประจำวัน (งานเล็ก ๆ ) ทำให้เสียสมาธิ มันสร้างความรู้สึกไม่สบาย งาน "แขวนอยู่ในความทรงจำ" และขจัดความรู้สึกของความสามัคคี

GTD คือการไม่จำอะไรและไม่ลืมอะไรเลยในเวลาเดียวกัน

2. เกี่ยวกับ GTD

จะเข้าใจได้อย่างไรว่าคุณต้องการ:

• คุณกำลังตัดไทม์ไลน์ที่ซับซ้อนสำหรับขั้นตอนสำคัญของโครงการ คุณต้องคำนึงถึงความเสี่ยงจำนวนมากและกระจายงานไปยังแหล่งข้อมูลต่างๆ อย่างถูกต้อง มีคนส่งภาพตลกไปที่ VK ชั่วโมงถัดมาก็ใช้เวลาดูคนทั่วไปอันดับสอง
• วันนี้ในตอนเย็น คุณต้องทบทวนและยอมรับข้อกำหนดในการอ้างอิง ปลายสัปดาห์หน้า - นำเสนอต่อลูกค้า Preza ใน PowerPoint หรือดีกว่าใน Google สไลด์? คงจะดีถ้ารู้ว่าสำนักงานของพวกเขาอยู่ที่ไหน จะใส่สูทหรือมาแบบเดิมๆ? (อนุมัติ คสช. ย้ายออก 2 วัน)
• หลังจากเซสชั่นการวางแผนตอนเช้าของคุณ พิจารณาตกแต่งบ้านของคุณใหม่ในห้องน้ำ จากนั้นฉันจะตั้งค่างานก่อนเข้านอน นอกจากนี้ยังมีการชุมนุมใน 2 ชั่วโมง ทำไมถึงรับงาน? เหมือนกัน ฉันจะไม่มีเวลาสำหรับอะไรจริงๆ

มันคุ้มค่าที่จะพูดถึงการทำงานหลายอย่างของมนุษย์แยกกันที่นี่ หัวข้อเป็นที่ถกเถียงกัน ตัวอย่างเช่น ลองดูสิวิกิพีเดีย.

สองด้านที่สำคัญ:

• นักวิทยาศาสตร์จำนวนมากเชื่อว่า A) มัลติทาสกิ้งไม่มีอยู่จริง B) เวลาสำหรับการสลับระหว่างงานอย่างรวดเร็วกลายเป็น "คอขวด"
• การทำงานหลายอย่างพร้อมกันจะเพิ่มจำนวนข้อผิดพลาด

และนั่นคือสิ่งที่เราต้องการ GTD

เพราะนี่คือสิ่งที่ GTD เสนอเพื่อแก้ปัญหา:

• เขียนไม่จำ.
• จำแนก (ตามบริบทและความสำคัญ) และแยกย่อย (เน้นขั้นตอนง่าย ๆ ในปัญหาที่ซับซ้อน)
• ตรวจสอบรายการงาน

1. ควรบันทึกอะไร?

ทุกสิ่งที่คุณต้องทำบางอย่างด้วย จดหมายขาเข้า, แท็บเบราว์เซอร์ที่เปิดอยู่, ไฟล์ที่ยังไม่ได้แยกวิเคราะห์บนเดสก์ท็อป, หนังสือที่ยังไม่เสร็จ, แบบฝึกหัดที่เราไม่ได้ส่งคืนเพื่อนบ้าน (เตือนให้เราวางสาย)

2. วิธีการบันทึก?

ก) แบ่งออกเป็น "บริบท" ตัวอย่างเช่น ทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับ 1 โปรเจ็กต์จะอยู่ใน 1 โฟลเดอร์ ทำการซ่อมแซมเป็นรายการแยกต่างหาก ซื้อที่เดชา - รายการแยกต่างหาก "บริบท" ขึ้นอยู่กับสถานที่/การกระทำ บริบทเริ่มต้นเกี่ยวกับสถานที่ แต่เรามีเกี่ยวกับโครงการ

ข) ย่อยสลาย นั่นคือไม่ใช่เพื่อเขียน "เพื่อเข้าร่วมโครงการใหม่" แต่เพื่อกำหนดงานที่เล็กกว่า: "รวบรวมทีมพัฒนา", "ดูเอกสาร", "พบลูกค้า" ฯลฯ

3. จะดำเนินการตรวจสอบอย่างไร?

ตรวจสอบรายการงานทุกวัน ปิดงานที่เสร็จแล้ว ตั้งค่าใหม่ หากงานยังไม่เสร็จ ให้จัดรูปแบบใหม่หรือย่อยสลาย

3. เครื่องมือ

การสนทนาเกี่ยวกับเครื่องมือจะไปจากมุมมองของผู้จัดการโครงการ แต่ทุกอย่างที่ฉันกำลังพูดถึงนั้นใครๆ ก็นำไปใช้ได้

งานของเรา:

• ใช้ GTD กับเวิร์กโฟลว์ประจำวันของคุณ
• สิ่งรบกวนน้อยลงและสิ่งที่ต้องทำอีกมากมาย
• มีส่วนร่วมในงานได้อย่างรวดเร็ว

ความคืบหน้าทำให้เรามีการประมวลผลแบบคลาวด์และอุปกรณ์สวมใส่ได้ และนี่คือสิ่งที่ดีที่สุดที่อาจเกิดขึ้นกับเราในการจัดระเบียบงานของเรา

สิ่งที่ฉันใช้เป็นการส่วนตัว:

• iPhone / iPad / MacBook
• Gmail และบริการอื่นๆ ของ Google
• Wunderlist
• Evernote
• LastPass

1. iPhone / iPad / MacBook

ระบบนิเวศแบบครบวงจร อุปกรณ์ทั้งหมดมีความสามารถในการแช่ในตัว ปิดใช้งานการแจ้งเตือนและการเตือนความจำ การซิงโครไนซ์ข้อมูล การค้นหาอย่างง่าย แอปพลิเคชันและบริการที่พร้อมใช้งาน และอื่นๆ

เคล็ดลับและเทคนิค:

• โทรและส่งข้อความ
• หมายเหตุและการเตือนความจำ
• ค้นหาสปอตไลท์
• เดสก์ท็อปเสมือน

2. Gmail และบริการอื่นๆ ของ Google

Gmail เป็นเครื่องมือที่สำคัญที่สุดในงานของผู้จัดการและเป็นหนึ่งใน "กล่องจดหมาย" หลัก นี่คือลักษณะของกล่องของฉัน อันที่จริงแล้ว Gmail มีคุณสมบัตินักฆ่า 3 อย่าง:

• ป้าย
• กรองอัตโนมัติ
• ค้นหา

ฉันกรองอีเมลขาเข้าทั้งหมดตามโครงการและตามสถานะหลัก: A) ต้องมีการดำเนินการ B) คุณต้องทำตามคำตอบ การกรองอัตโนมัติช่วยประหยัดเวลาและซ้อนทุกอย่างโดยอัตโนมัติ

คุณยังสามารถดูกล่องจดหมายที่สะอาด นี่คือลักษณะที่ควรมีลักษณะเป็นส่วนใหญ่

3. รายการมหัศจรรย์

Wunderlist - ผู้ช่วย Gmail นี่คือบริการ todo-shek ที่มีอยู่ในแพลตฟอร์มเดสก์ท็อปและมือถือทั้งหมด เขารู้วิธีจัดเรียงงานเป็นหมวดหมู่และวันที่ ส่งการแจ้งเตือน ทำรายการตรวจสอบ และเขียนความคิดเห็นเกี่ยวกับงาน คุณสามารถแนบไฟล์ได้ มีฟังก์ชันสำหรับการทำงานร่วมกัน โดยทั่วไปแล้วเป็นเครื่องมือง่ายๆ ที่มีทุกสิ่งที่คุณต้องการ

นี่คือลักษณะงานของฉันในวันนี้

4. Evernote

Evernote เป็นการแทนที่โน้ตบุ๊กบนคลาวด์ เครื่องมือที่ทรงพลังมากที่ให้คุณไม่เพียงแต่เขียนแต่ยังแนบไฟล์ จะสะดวกที่สุดที่จะใช้สำหรับรายงานการประชุมและการโทร และการบันทึกที่สำคัญอื่นๆ ตัวอย่างเช่นเช่นนี้

ปฏิทินจะเข้ามาแทนที่การแจ้งเตือนกิจกรรม สิ่งที่สำคัญที่สุดคือการเชื่อมต่อกับโทรศัพท์และอุปกรณ์อื่นๆ ของคุณ ไม่มีอะไรพิเศษ.

6. LastPass

LastPass เป็นบริการบนคลาวด์สำหรับการสร้างและจัดเก็บรหัสผ่าน ฉันจำรหัสผ่านได้เพียง 3 รหัสผ่าน: จาก Last Pass, Gmail ส่วนตัว และ Steam ทุกสิ่งทุกอย่างจะถูกเก็บไว้ในคลาวด์

5. วิธีการเริ่มต้น

ครั้งหนึ่งในการประชุมครั้งหนึ่งฉันได้ยินจากวิทยากรเป็นความคิดที่ยอดเยี่ยมในความคิดของฉัน เขาบอกว่าการบรรยายนั้นน่าสนใจมาก แต่ก็ไร้ประโยชน์มาก ถ้าหลังจากการบรรยายแล้ว คนๆ หนึ่งไม่กลับบ้านและเริ่มใช้สิ่งที่เขาได้ยินมาในทางปฏิบัติ

จะทำอย่างไรตอนนี้? ดูคอมพ์แล้วเศร้า

1. แท็บเทียบกับ หน้าต่างเบราว์เซอร์

ชอบที่จะเปิดแท็บนับล้านและเก็บไว้ใช้ในภายหลังใช่หรือไม่ มันน่าขยะแขยง ยอมรับกับตัวเองอย่างตรงไปตรงมา - คุณจะไม่มีวันได้ประโยชน์สูงสุด แต่เบราว์เซอร์จะกินแบตเตอรี่และแรมทั้งหมด จะใช้เวลาสองสามนาทีในการเริ่มต้นใหม่ และการค้นหาสิ่งที่คุณต้องการอย่างรวดเร็วจะเป็นไปไม่ได้

อย่าเก็บไว้มากเกินไป ใช้บริบท หนึ่งงาน - หนึ่งหน้าต่างที่เปิดอยู่และจำนวนแท็บขั้นต่ำ หากคุณทำงานเสร็จแล้ว ให้ปิดหน้าต่าง

2. เดสก์ท็อปอย่างที่ตั้งใจไว้

เดสก์ท็อปไม่ใช่ที่สำหรับทางลัด ใช่ ๆ!

Windows มีเมนู Start, OSX มี Spotlight Search จะเป็นการดีกว่าที่จะเปลี่ยนเส้นทางโฟลเดอร์ดาวน์โหลดไปยังเดสก์ท็อป ทำงานเฉพาะกับไฟล์ที่คุณต้องการในตอนนี้ ส่วนที่เหลืออยู่ในถังขยะ

3. ศูนย์กล่องจดหมาย

ในตัวอักษร "ขาเข้า" ไม่ควรโกหก เฉพาะที่ปรากฏขึ้นที่นั่นตั้งแต่เช็คเมลครั้งล่าสุด เรื่องเล็กน้อย - ตรงต่อการทำงาน ไฟล์ขนาดใหญ่ - ลงในไฟล์เก็บถาวรและภายใต้ป้ายกำกับ "To be done" ตามคำกล่าวที่ว่า รักษากล่องจดหมายของคุณให้สะอาดอยู่เสมอ คุณยังสามารถตรวจสอบอีเมลของคุณได้ทุกๆ สองสามชั่วโมง ไม่มีใครตายจากสิ่งนี้

6. ป.ล.

เพื่อการตรัสรู้เพิ่มเติม:

• บทความเดียวกันในการบรรยายวิดีโอในการประชุมนักศึกษา:https://www.youtube.com/watch?v=cwtpCB31fDg&list=PLsbmsv9XN4FiUUQpMZKa-zUpuIMlxe6HH ช่อง "เรื่องเล่าจากสำนักงานโครงการ"

คุณเคยคิดที่จะอ่านหนังสือเกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงานมาเป็นเวลานาน โดยวางแผนเวลาของคุณอย่างชาญฉลาดหรือไม่?หนังสือที่จะกล่าวถึงในวันนี้ ไม่เพียงแต่จะเพิ่มคุณค่าให้กับคุณด้วยข้อมูลใหม่เท่านั้น แต่ยังเป็นแรงผลักดันที่แท้จริงในการดำเนินการด้วย ผู้เขียน เดวิด อัลเลน. ผู้เขียนอ้างสิทธิ์ในการผลิตที่ปราศจากความเครียดด้วย GTD SYSTEM หนังสือเล่มนี้จะใช้สำหรับทุกคนที่ต้องการจัดการเรื่องของตัวเองให้เรียบร้อยทั้งที่ทำงานและในชีวิตส่วนตัว

David Allen ในหนังสือ Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity นำเสนอวิธีการจัดระเบียบสิ่งต่างๆ ที่ไม่เหมือนใคร

นี่ไม่ใช่การจัดการเวลาแบบคลาสสิก แต่เป็นระบบที่ทำให้ทุกกรณีเสร็จสิ้น - การทำสิ่งต่างๆ ให้สำเร็จ (GTD)

• จะทำอย่างไรถ้าคุณไม่มีเวลาทำอะไร ความกังวลของคุณมาถึงขีด จำกัด คุณคว้าสิ่งหนึ่งหรืออย่างอื่น แต่ตลอดเวลาที่คุณพลาดสิ่งสำคัญ?
• ทำอย่างไรให้ธุรกิจมีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่ในขณะเดียวกันก็สามารถผ่อนคลายได้?
• วิธีการ "ควบคุม" กิจวัตรประจำวัน?
• วิธีการเรียนรู้ที่จะแยกเรื่องเล็กจากเรื่องสำคัญและตั้งเป้าหมายอย่างถูกต้อง กระจายลำดับความสำคัญ?
• วิธีการทำงานกับข้อมูลและงานที่เข้ามา?

การค้นหาคำตอบสำหรับคำถามเหล่านี้ทั้งหมดและอื่นๆ อีกมากมายจะช่วยหนังสือของ David Allen ที่ชื่อ Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity

เวอร์ชันใหม่ของหนังสือ (2015) ได้รับการแก้ไขโดยคำนึงถึงความเป็นจริงในปัจจุบันของโลกแห่งเทคโนโลยีสารสนเทศ

เครื่องมือง่ายๆ ที่สรุปไว้ในหนังสือนี้ไม่เพียงแต่ช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ แต่ยังสอนวิธีไม่ให้สมองทำงานหนักเกินไปด้วยสิ่งรบกวนและความคิดต่างๆ

มีการพูดกันมากมายเกี่ยวกับนิสัย เพราะในการที่จะนำระบบ GTD ไปใช้ในทางปฏิบัติ คุณต้องมี

เดวิด อัลเลน. ผลผลิตที่ปราศจากความเครียดสำหรับทุกคน

แนวคิดหลักของหนังสือ:

ปลดปล่อยสมองของคุณ ความชัดเจนของจิตสำนึกและความเป็นระเบียบเรียบร้อยของความคิดมีความสำคัญต่อสมาธิและประสิทธิผลอย่างเต็มที่

หยุดความคิดทับซ้อน เคี้ยวมัน หวนกลับไปหาพวกเขาตลอดเวลา และสุดท้ายก็ไม่ต้องตัดสินใจอะไร

จะทำอย่างไร?

ในการทำเช่นนี้ คุณต้อง "โอน" รายการจากหัวของคุณไปยังสื่อภายนอก เมื่อสมองหยุดเก็บข้อมูลนี้ สมองจะหยุดวิตกกังวลและสามารถจดจ่อกับการปฏิบัติงานได้ทันที

ความคิดจะวนเวียนอยู่ในหัวของคุณอย่างต่อเนื่องราวกับผึ้งที่กระสับกระส่ายจนกว่าพวกเขาจะพบรังของมัน เมื่อหัวของคุณเต็มไปด้วยความคิดที่แตกต่างกัน เราจะพูดถึงประสิทธิภาพการทำงานแบบไหนกัน?

กฎหลักจาก David Allen คือความคิดใดๆ ก็ตามควรเขียนลงบนชั้นวาง "กล่องจดหมาย"

"กล่องจดหมาย" คือความคิดที่เข้ามาทั้งหมด ใบเสร็จรับเงิน การแจ้งเตือน การนัดหมาย ฯลฯ

หนังสือเล่มนี้มีอัลกอริธึมที่ชัดเจนสำหรับการทำงานกับข้อมูลนี้

กำลังติดตาม.

นี่เป็นแบบอย่างของวิธีการวางแผนแบบธรรมชาติ

ตัดสินใจอะไรสักอย่าง

จะทำอย่างไร?

1. คิดหาวิธีแก้ปัญหาตามแผนภาพ:

• เหตุใดจึงจำเป็นสำหรับฉัน
• ฉันต้องการผลลัพธ์อะไร (สิ่งที่ควรเกิดขึ้น);
• จินตนาการถึงความสำเร็จของคุณ

2. การระดมความคิดเพิ่มเติม การสร้างความคิดที่เน้นผลลัพธ์ที่ต้องการ ความคิดจะต้องเขียนลงไปทุกอย่าง ไม่ใช่เพื่อประเมินทันทีเพื่อความเหมาะสม กล่าวคือ ให้จดทุกอย่างที่อยู่ในใจ ปริมาณมีความสำคัญที่นี่ ไม่ใช่คุณภาพ

3. จากนั้นเราเลือกความคิดที่ดีที่สุด เราจัดกลุ่มพวกเขาและจัดเป็นโครงการเดียว สามารถเขียนด้วยลายมือบนกระดาษหรือในบริการอย่าง Xmind

4. กำหนดการดำเนินการเฉพาะถัดไปสำหรับแต่ละไอเดีย

5. เราดำเนินการ

จิตใจของคุณต้องผ่านห้าขั้นตอนเพื่อทำงานเกือบทุกอย่างให้เสร็จลุล่วง: การกำหนดเป้าหมายและวิธีการบรรลุเป้าหมาย การแสดงภาพผลลัพธ์ การระดมความคิด การจัดระเบียบโซลูชันที่ได้รับ และการกำหนดขั้นตอนต่อไป - เดวิด อัลเลน

ระเบียบวิธี GTD และ David Allen - ผลผลิตและความหมายในทุกสิ่ง!

ระเบียบวิธี GTD - คู่มือนี้สำหรับสิ่งเหล่านั้น ไม่ใช่แค่การจัดระเบียบและวางแผนสิ่งต่าง ๆ เพิ่มผลผลิตและประสิทธิผล แต่ยังเป็นการตัดสินใจขั้นพื้นฐานว่าจะปฏิบัติงานทั้งหมดในลักษณะที่มีความหมายได้อย่างไร ในขณะที่ยังคงรักษา (และนี่เป็นสิ่งสำคัญ!) ความเป็นอยู่ทางจิตใจ ยิ่งกว่านั้นสิ่งนี้ใช้ไม่เพียง แต่กับการทำงาน แต่ยังรวมถึงชีวิตส่วนตัวด้วย

ทุกคนสามารถใช้เทคนิคนี้ได้อย่างแน่นอน

ตัวหนังสือเองมีสามส่วน

ส่วนแรก- นี่คือภาพรวมโดยย่อของระบบ ตลอดจนคำอธิบายเกี่ยวกับเอกลักษณ์และความเกี่ยวข้องของระบบ

ในส่วนที่สอง- หลักการของระบบตลอดจนการใช้งานทีละขั้นตอนในชีวิตประจำวัน

ส่วนที่สาม- นี่คือผลลัพธ์ที่สามารถทำได้หากคุณใช้ระบบนี้ในชีวิตส่วนตัวและในการทำงานของคุณ

ระบบ GTD มีความเกี่ยวข้องอย่างใกล้ชิดกับและสามารถฝึกฝนและปรับปรุงได้ตามที่นักวิทยาศาสตร์พิสูจน์แล้ว

หนึ่งในวิธีที่มีอยู่ในการฝึกสมอง รักษาการทำงานและการพัฒนาตามปกติคือการจำลองสมอง สามารถเรียนได้ฟรี >>>บริการวิกิอุมเครื่องออกกำลังกายฟรี

หน้าที่เกี่ยวกับความรู้ความเข้าใจ (cognitive) ได้แก่ ความจำ การคิด ความสนใจ การรับรู้ สติปัญญา คำพูด

ความสามารถทั้งหมดข้างต้นเกี่ยวข้องกับการทำงานของสมอง ดังนั้นด้วยการพัฒนาของสมองไม่เพียงพอกับความล้มเหลวในการทำงาน คุณภาพของหน้าที่ทางปัญญาลดลง คุณภาพที่ลดลงอย่างเห็นได้ชัดเรียกว่าความบกพร่องทางสติปัญญา

ความบกพร่องทางสติปัญญาส่งผลเสียต่อความสำเร็จของบุคคลในด้านต่าง ๆ ในชีวิตของเขา: ทุกวัน, ครัวเรือน, การศึกษา, มืออาชีพ, สังคม

นี่คือเหตุผลสำคัญที่ต้องฝึกสมองของคุณและในทุกช่วงวัย

David Allen - ผลผลิตจากการอนุมานส่วนบุคคล

หนังสือเล่มนี้ยังโดดเด่นในเรื่องที่ไม่ใช่แค่ข้อสรุปและสูตรที่ผู้เขียนกำหนดเท่านั้น แต่ยังรวมถึงตัวอย่าง "ที่มีชีวิต" มากมายด้วย

หมายถึงอะไร?

สาระสำคัญทั้งหมดของระเบียบวิธี GTDDavid Allen เปิดเผยและสาธิตเช่น สถานการณ์ การประชุม และการปรึกษาหารือกับลูกค้า

แสดงให้เห็นปัญหาของคน บริษัท เปิดเผยความผิดพลาดและเปลี่ยนแปลงสถานการณ์ให้ดีขึ้นอย่างรุนแรงแสดงให้เห็นว่าวิธีการบริหารเวลาในความเป็นจริง ทำสิ่งต่างๆ ให้สำเร็จ (GTD)ช่วย และเรียนรู้ที่จะอยู่อย่างปราศจากความเครียด

“ล้างจิตใจของคุณ ดีต่อสุขภาพมากกว่าท้องว่าง"
~ มิเชล เดอ มอนเตล

วันนี้จะมาคุยเรื่องชิป เทคโนโลยี GTDซึ่งจะทำให้ คุณทำมากขึ้น เหนื่อยน้อยลง เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณเอง, ลดความเครียดและเพิ่มความพึงพอใจในชีวิต

คุณรู้หรือไม่ว่าจิตสำนึกของคุณจะเตือนคุณถึงการกระทำและงานที่คุณคิดจะทำ แต่ถูกทิ้งไว้โดยไม่สนใจ?

แน่นอนว่าในสมองของคุณมีงานที่ยังไม่เสร็จนับพันงาน กระบวนการที่ยังไม่ได้ประมวลผลซึ่งกินทรัพยากรภายใน ความแข็งแกร่ง พลังงาน และคุณไม่รู้ด้วยซ้ำ ทั้งหมดนี้สร้างความเครียดและทำให้คุณหมดสิ้นลง คุณทำงานใหม่ได้แย่กว่าเพราะในหัวของคุณเต็มไปด้วยงานเก่า

ฉันจะบอกคุณในบทความนี้ได้อย่างไรว่าจะล้างข้อมูลทั้งหมดนี้ปรับปรุงงานและชีวิตของคุณได้อย่างไร

คุณคงเคยได้ยินคำย่อ "GTD" ซึ่งย่อมาจาก Getting-Things-Done ปรัชญาหรือเทคโนโลยีนี้ได้รับความนิยมอย่างมากจากการรายงานข่าวของสื่อ David Allen ผู้เขียนปรัชญา GTD ได้รับการเสนอชื่อโดยนักข่าวของ Guardian ผู้ซึ่งได้รับเรียกให้นำระเบียบมาสู่จักรวาล

GTD ไม่ได้เป็นเพียงระบบการจัดการเวลาที่จำเป็นสำหรับผู้บริหารที่มีงานยุ่งและไม่มีความเป็นส่วนตัว นี่คือระบบการเพิ่มประสิทธิภาพและจัดระเบียบไม่เพียงแต่งานเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการคิด สติ ให้คำแนะนำในการ "ชำระ" สติจากภาระทางจิตที่ไม่จำเป็น เปิดพื้นที่สำหรับความคิดสร้างสรรค์ ความคิดใหม่ ๆ และสร้างเงื่อนไขทางจิตวิทยาสำหรับการทำงานที่สะดวกสบายและเป็นระเบียบ ระบบนี้มีไว้สำหรับนักธุรกิจที่มีงานเป็นล้านโครงการ และสำหรับแม่บ้านที่ต้องการดูแลลูก ๆ ทิ้งเวลาไปอ่านนิยาย และสำหรับนักเรียนที่กำลังเตรียมตัวเข้ามหาวิทยาลัย

แม้จะได้ยินปรากฏการณ์นี้ แต่ก็ไม่ใช่ทุกคนที่รู้ว่ามันคืออะไรและสามารถช่วยคุณได้อย่างไรบ้าง ดังนั้นวันนี้ฉันจะบอกตามตัวอักษรว่ามันคืออะไร หลังจากอ่านบทความนี้ คุณจะนำความสงบเรียบร้อยมาสู่ชีวิตและความคิดของคุณในวันนี้ และคุณจะเห็นผลลัพธ์เชิงบวกจากนวัตกรรมชีวิตเหล่านี้แทบจะในทันที

อะไรกระตุ้นให้ฉันเริ่มจัดระเบียบกิจการของฉัน

ความรู้สึกวิตกกังวลและรู้สึกผิดไม่ได้เกิดจากการทำงานมากเกินไป จะปรากฏขึ้นโดยอัตโนมัติเมื่อคุณทำผิดข้อตกลงกับตัวเอง
~ เดวิด อัลเลน

ไม่นานมานี้ ฉันต้องเผชิญกับความจำเป็นในการจัดตารางงานของตัวเอง ซึ่งพบว่ามีปัญหาคอขวดมากมาย ประมาณ 10 ปีที่แล้ว เนื่องจากปัญหาสมาธิของฉัน มันยากมากสำหรับฉันที่จะทำงานใดๆ เป็นเวลานาน เมื่อเวลาผ่านไป ฉันเริ่มทำงานเพื่อปรับปรุงการมุ่งเน้นและระเบียบวินัยของฉัน ฉันเริ่มที่จะเรียนรู้ที่จะผ่อนคลายและ มันจ่ายเงินออก

ฉันสามารถสร้างโปรเจ็กต์ของตัวเอง โปรโมท ลาออกจากงานและเริ่มทำงานเพื่อตัวเองอย่างที่ฉันฝันไว้ ฉันรู้สึกถึงความก้าวหน้าในแง่ของการทำงานกับตัวเอง ซึ่งรุนแรงขึ้นด้วยความแตกต่างที่โดดเด่นระหว่างปัจจุบันและอดีตของฉัน เมื่อก่อนฉันไม่สามารถรับมือกับการเรียนที่สถาบันและงานจ้างง่าย ๆ ได้ แต่ตอนนี้ฉันทำงานอย่างมีระเบียบวินัยเพื่อประโยชน์ของโครงการของตัวเองและคนที่ได้รับประโยชน์จากมันทำงานวันแล้ววันเล่าด้วยตัวเองไม่ใช่ " หมดมือ" ...

ต่อมาฉันสังเกตเห็นว่านี่ไม่ใช่ข้อ จำกัด ความรู้สึกของความสำเร็จได้ซ่อนปัญหาที่เกิดขึ้นในการจัดระเบียบงานของฉันไว้ชั่วคราว

ฉันมีงานหลากหลายประเภท: จดหมายทางไปรษณีย์ บทความบนเว็บไซต์ ความคิดเห็น ทำงานกับนักเรียนหลักสูตร "NO PANIC" ฯลฯ เป็นต้น ทั้งหมดนี้ต้องการการจัดระเบียบที่ดี ฉันเข้าใจเกี่ยวกับการขาดหายไปเนื่องจากจดหมายมีจดหมายที่ยังไม่ได้อ่านจำนวนมาก แต่ถูกทำเครื่องหมายว่า "สำคัญ" ไฟล์ Word ที่มี "แผนสำหรับปี 2015" และ "ภารกิจสำหรับเดือนกุมภาพันธ์ 2016" กระจัดกระจายไปทั่วฮาร์ดดิสก์ กล่องบรรจุสมุดบันทึกพร้อมบันทึกย่อ แนวคิด และอีกครั้ง พร้อมคำอธิบายของงานที่ฉันต้องทำให้เสร็จ จำเป็นต้องพูด ฉันไม่ค่อยเปิดไฟล์เหล่านี้และตรวจสอบรายการเหล่านี้ และนั่นก็ไม่ได้มากเพราะขาดระเบียบวินัยของฉัน แต่เพราะมันมีลักษณะที่ไม่น่าพอใจ ทำให้เกิดความรู้สึกภายในถึงความไร้ประโยชน์ของกิจกรรมการวางแผนทั้งหมดเหล่านี้

ฉันตระหนักว่าฉันยังมีเวลาไม่มาก ถึงแม้ว่าฉันจะสามารถทำอะไรได้มากกว่านี้ก็ตาม

โดยทั่วไป พยายามจัดรายการงานให้เป็นระเบียบ และที่สำคัญที่สุด ทำตามนั้น ล้มเหลวครั้งแล้วครั้งเล่า

แน่นอน ฉันทำงานด่วนประจำวัน แต่ในขณะเดียวกัน ฉันก็รู้สึกว่ามี "งาน" และ "ความคิด" มากมายที่อยู่ในบริเวณขอบรก ทั้งหมดนี้ส่งผลให้ฉันเริ่มรู้สึกพอใจน้อยลงจากการทำงาน มีบางวันที่ฉันปล่อยให้ตัวเองเสร็จเร็ว ฉันออกไปข้างนอก ขึ้นมอเตอร์ไซค์ แต่แทนที่จะสนุกกับเวลาว่าง ซึ่งถ้าฉันทำงานในออฟฟิศคงไม่มี ฉันกลับถูกหลอกหลอนด้วยความรู้สึกว่าฉันไม่ได้ทำอะไรบางอย่าง และมีบางอย่างที่จัดการไม่ได้ ทัศนคติเกี่ยวกับความสมบูรณ์แบบเริ่มปรากฏในความคิดของฉัน: "ฉันต้องทำให้มากขึ้น", "ฉันยังทำงานหนักไม่พอ"... แต่ฉันเข้าใจว่าปัญหาไม่ได้อยู่ที่ปริมาณงาน แต่อยู่ที่องค์กร

ดังนั้นฉันจึงตัดสินใจเริ่มจัดระเบียบพื้นที่ทำงานทั้งหมดของฉัน ฉันหยิบหนังสือยอดเยี่ยมของ David Allen เรื่อง How to Get Things Done ฉันเคยได้ยินเกี่ยวกับระบบ GTD มาเป็นเวลานาน แต่ตอนนี้ฉันตัดสินใจที่จะทำความรู้จักกับระบบ GTD ให้ดียิ่งขึ้น

GTD คืออะไร?

“ธุรกิจที่ยังไม่เสร็จจริง ๆ แล้วยังไม่เสร็จในสองที่: ในความเป็นจริงและในหัวของคุณ ธุรกิจที่ยังไม่เสร็จในหัวของคุณดูดซับพลังงานแห่งความสนใจของคุณ เพราะมันหลอกหลอนมโนธรรมของคุณ "
~ บราห์มากุมารี

เมื่อฉันได้หนังสือเล่มนี้มาครั้งแรก ฉันคาดว่าจะอ่านเคล็ดลับการจัดการเวลาทั่วไปที่ฉันพบในแหล่งอื่นๆ เช่น "แบ่งเรื่องออกเป็นสำคัญและไม่สำคัญ", "มอบหมายสิ่งที่สามารถมอบหมายได้"

“สมมุติว่าสิบปีก่อนคุณสัญญากับตัวเองว่าจะทำความสะอาดตู้ แต่ตอนนี้คุณยังไม่ได้ทำ ... เราสามารถพูดได้ว่าในกรณีนี้ คุณทำความสะอาดตู้เสื้อผ้าตลอด 24 ชั่วโมงในช่วง 10 ปีที่ผ่านมา! "

แต่ผู้เขียนพูดถึงแนวทางมาตรฐานของ "การบริหารเวลา" ว่าจำกัดและไม่ได้ผลในหลาย ๆ ด้าน ฉันชอบความจริงที่ว่า David Allen ไม่ได้กล่าวถึงข้อควรพิจารณาอีกต่อไป "แรงงานที่มีประสิทธิภาพ", และ ความเป็นไปได้และข้อจำกัดของจิตสำนึกของมนุษย์... เพื่อจัดระเบียบกิจการของเราเองเพื่อไม่ให้ขัดแย้งกับลักษณะเฉพาะของความคิดของเรา แนวทาง GTD มีพื้นฐานมาจากข้อสรุปเกี่ยวกับวิธีการทำงานของสมอง วิธีรวบรวมข้อมูล วิธีประมวลผลปัญหาที่ยังไม่ได้แก้ไข

หลักฐานทางจิตวิทยาขั้นพื้นฐานที่สุดของปรัชญานี้คือความจริงที่ว่างานในชีวิตใด ๆ ไม่ว่าจะเป็นการทำโครงการสำคัญให้สำเร็จหรือการเดินทางไปวัดเพื่อการทำสมาธิ สมองของเรารับรู้ว่าไม่ได้รับการแก้ไข เก็บไว้ในความทรงจำ ทำให้เกิดความเครียดทางจิตใจ ถ้า เราไม่ได้ทำให้งานเหล่านี้เป็นทางการในรูปแบบของการดำเนินการต่อไปที่เฉพาะเจาะจงภายในระบบจัดเก็บข้อมูลภายนอก

ไม่ต้องตกใจและไม่ต้องอ่านย่อหน้านี้ซ้ำ! ตอนนี้ฉันจะอธิบายความหมายของมันทั้งหมด ตัวอย่างที่ดีมีอยู่ในหนังสือ Getting Things Done Itself สมมุติว่าสิบปีก่อนคุณสัญญากับตัวเองว่าจะทำความสะอาดตู้เสื้อผ้า แต่ตอนนี้คุณยังไม่ได้ สมองของคุณเก็บและประมวลผลข้อมูลเกี่ยวกับงานนี้มาเป็นเวลากว่าสิบปีแล้วอย่างไร?

ความจริงก็คือนักจิตวิทยามั่นใจว่าจิตสำนึกของเราในบริบทของงานการตั้งค่าไม่มีความคิดเกี่ยวกับอดีตและอนาคต แนวคิดเหล่านี้มีอยู่ตามแนวคิดเท่านั้น แต่ไม่ได้อยู่ในอัลกอริธึมสำหรับการประมวลผลข้อมูลภายในจิตสำนึก

หากคุณสัญญาว่าจะพาตัวเองไปที่รถเพื่อรับบริการในสัปดาห์หน้าและพยายามรักษาคำมั่นสัญญานี้ไว้ จิตใจของคุณจะคิดว่าคุณ ต้องทำทันทีในวันนี้คอยย้ำเตือนคุณอยู่เสมอ และพรุ่งนี้ก็จะนับเช่นเดียวกัน

ปัญหาจะอยู่ในสถานะ "ต้องแก้ไขทันที" ทุกวัน จนกว่าคุณจะไปใช้บริการ

กลับมาที่ตัวอย่างความยุ่งเหยิงของตู้เสื้อผ้า คุณสามารถพูดได้ว่าในกรณีนี้ คุณทำความสะอาดตู้เสื้อผ้าตลอด 24 ชั่วโมงตลอด 10 ปีที่ผ่านมา! จิตสำนึกของคุณถือว่างานนี้ยังไม่เสร็จ เหลือที่ว่างไว้สำหรับความทรงจำของคุณ ทำให้เกิดความตึงเครียดและความไม่พอใจอันเนื่องมาจากงานที่ยังไม่เสร็จ

และเพื่อที่จะปลดปล่อยความทรงจำของคุณและปลดปล่อยสติของคุณจากกระบวนการที่ยังไม่เสร็จ การเตือนความจำซึ่งกินทรัพยากรทางจิตของคุณ (เช่นเดียวกับกระบวนการพื้นหลังบนคอมพิวเตอร์ที่ใช้โปรเซสเซอร์และทรัพยากรหน่วยความจำ ทำให้เครื่องทำงานช้าลง) คุณต้องดำเนินการสองขั้นตอนสำคัญ

1. ถ่ายโอนงานจากหน่วยความจำภายใน (สมองของคุณ) ไปยังหน่วยความจำภายนอก (คอมพิวเตอร์ โน้ตบุ๊ก แท็บเล็ต โทรศัพท์)
2. ตัดสินใจว่าจะเป็นการดำเนินการเฉพาะต่อไปที่เกี่ยวข้องกับงานอะไร ตัวอย่างเช่น งาน "ซ่อมรถ" ทั่วโลกอาจประกอบด้วยขั้นตอนง่ายๆ มากมาย ขั้นตอนแรกสุดอาจเป็น "ค้นหาส่วนที่เหมาะสมบนอินเทอร์เน็ต"

ในกรณีนี้ จิตสำนึกของคุณจะทำให้หน่วยความจำภายในของคุณว่างและหยุดเตือนคุณอย่างต่อเนื่องถึงสิ่งที่คุณยังไม่ได้ทำ ท้ายที่สุด คุณได้ย้ายงานทั้งหมดเหล่านี้ไปยังระบบภายนอก

โดยหลักการแล้วสิ่งเหล่านี้เป็นประเด็นสำคัญของเทคโนโลยี GTD ที่ทุกอย่างอาศัย หากคุณเข้าใจหลักการนี้ แสดงว่าคุณมีความเข้าใจทั่วไปแล้วว่า GTD คืออะไร นี่คือระบบการจัดการธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ การสร้างความคิด ซึ่งอาศัยทั้งการจัดระเบียบงานภายนอกภายในกรอบของบันทึกย่อ ปฏิทิน ระบบเตือนความจำ และการเพิ่มประสิทธิภาพภายในของงานแห่งจิตสำนึก

นอกจากนี้ ทั้งสองระดับยังเชื่อมต่อถึงกัน คำสั่งภายนอกทำหน้าที่เป็นข้อกำหนดเบื้องต้นและเครื่องมือสำหรับจิตสำนึกที่มีระเบียบและ "บริสุทธิ์" จิตใจแจ่มใสช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ*และเมื่อยล้าน้อยลง

(*ถึงจะใช้คำว่า "งาน" แต่ไม่ได้หมายความถึงกิจกรรมทางวิชาชีพเท่านั้น ในบริบทนี้ งาน หมายถึง อะไรก็ได้ทั้งนั้น การวางแผนพักร้อนก็เป็นงาน เหมือนกับการคิดปัญหาความสัมพันธ์กับคนอื่น ครึ่ง).

คุณลักษณะ 1 - ตัดสินใจว่าการดำเนินการต่อไปจะเป็นอย่างไร

“เมื่อคุณวางแผนกิจกรรมของคุณ (ความตั้งใจที่จะทำ) และตัดสินใจว่าจะดำเนินการใดในบริบทใด คุณเกือบจะปรับพฤติกรรมที่ต้องการโดยอัตโนมัติ แทนที่จะรวบรวมความตั้งใจทั้งหมดของคุณเป็นกำปั้นและบังคับตัวเองให้ทำอะไรบางอย่าง”
~ ด. อัลเลน

ถ้าคุณอ่านหนังสือ “จัดของยังไงให้เรียบร้อย”แล้วคุณจะเข้าใจว่านี่เป็นเพียงกฎทองที่สุด ผู้เขียนกลับมาหามันอย่างต่อเนื่อง ยิ่งกว่านั้นเขาหมกมุ่นอยู่กับความคิดที่จะสอนคนทั้งโลกให้คิดเกี่ยวกับการกระทำต่อไป!

ใช่ กฎนั้นสำคัญ แต่ต้องใช้เวลาและวินัยในการสร้างนิสัย

ประเด็นคือตามกฎแล้วเราจะพูดถึงปัญหาในลักษณะทั่วไปและเป็นนามธรรม “เราต้องทำให้เด็กเรียนรู้ได้ดีขึ้น”, “ฉันต้องใจเย็นกว่านี้เพื่อที่จะมีส่วนร่วมในความขัดแย้งน้อยลง”... แน่นอน คุณต้องคำนึงถึงภาพรวม แต่เพื่อให้สิ่งต่าง ๆ บรรลุผล คุณต้องก้าวไปสู่ระดับถัดไปของการวางแผน กล่าวคือ คิดเกี่ยวกับการดำเนินการต่อไป

ภายในกรอบของตัวอย่างที่เราได้พิจารณา นี้สามารถ:

• “ค้นหาบทความทางอินเทอร์เน็ตเกี่ยวกับการพัฒนาพลังใจ วินัย และการต่อสู้กับความเกียจคร้าน หรือหาหนังสือเกี่ยวกับหัวข้อนี้ในร้านหนังสือ "
• อ่านเกี่ยวกับเทคนิคการผ่อนคลาย
• "กำหนดเวลาพูดคุยกับลูกชายของคุณเกี่ยวกับปัญหาของเขาในโรงเรียน"

การกระทำต่อไปไม่จำเป็นต้องเป็นการกระทำทางกายภาพ “การคิดว่าฉันจำเป็นต้องเรียนต่อมหาวิทยาลัยหรือไม่” ก็เป็นการกระทำเช่นกัน คุณคิดเกี่ยวกับงานได้เลย ไม่ต้องเริ่ม แต่การทำเครื่องหมายเพียงแค่ขั้นตอนนี้ คุณจะปลดปล่อยสมองบางส่วนออกแล้ว

เราไม่สามารถแก้ปัญหาทั้งหมดในชีวิตของเราได้ ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องเข้าใจว่าการตัดสินใจที่จะ "ไม่ทำอะไรเลย" ก็เป็นการตัดสินใจเช่นกัน

งานนี้ไม่เพียงแต่จะปลดปล่อยจิตใจเท่านั้น แต่ยังเติมพลังด้วยแรงจูงใจด้วย งานหลายอย่างเมื่อเราจินตนาการถึงมันในหัวของเรา ดูเหมือนเป็นไปไม่ได้หรือยากมาก “พระเจ้าข้า ข้าจะต้องแยกส่วนกระท่อมฤดูร้อนทั้งหมดออก นี่เป็นงานที่ไม่มีสิ้นสุด!”แต่มันจะง่ายกว่ามากสำหรับเราที่จะเริ่มต้นถ้าเราร่างแผนในรูปแบบของการดำเนินการต่อไปนี้: "ค้นหาเครื่องมือที่เหมาะสมบนอินเทอร์เน็ต"... มันง่ายกว่าแล้วใช่ไหม และเมื่อเราทำเช่นนี้ เราจะรู้สึกพึงพอใจ เข้าใกล้เป้าหมายสุดท้ายเข้าไปอีกก้าวหนึ่ง

คุณสมบัติ 2- ถ่ายโอนไปยังระบบภายนอก

อย่างที่คุณจำได้จากบทความนี้ การพึ่งพาหน่วยความจำไม่เพียงไม่น่าเชื่อถือเท่านั้น แต่ยังไร้ประสิทธิภาพในแง่ของการใช้ทรัพยากรของสมองด้วย ดังนั้น David Allen ขอแนะนำอย่างยิ่งให้ย้ายงานทั้งหมดไปยังระบบภายนอกเพื่อเพิ่มหน่วยความจำ

ระบบภายนอกอาจเป็นแท็บเล็ต โทรศัพท์ โน้ตบุ๊ก คอมพิวเตอร์ โน้ตบุ๊ก สื่อที่คุณใช้งานได้สะดวก

อย่างไรก็ตาม นี่คือลักษณะการทำงานของรายการงานของฉันหลังจากการประมวลผลล่วงหน้า ฉันลบสิ่งที่ไม่จำเป็นออกไปมากมาย สิ่งที่ฉันได้ทำไปแล้วหรือตัดสินใจว่าจะไม่ทำเลย นั่นคือในระยะแรกและก่อนที่จะใช้ "กฎสองนาที" (เกี่ยวกับด้านล่าง) มันใหญ่กว่ามาก

คงไม่ฟุ่มเฟือยที่จะบอกว่ารายการงานควรจัดระเบียบ สะดวก เข้าถึงได้จากทุกที่ทุกเวลา มันจำเป็น ให้ถึงวันที่และปรับเปลี่ยนได้ตามต้องการ คุณต้องติดต่อเขาเพื่อตรวจสอบสถานะโครงการของคุณ

(นั่นคือ ไม่เหมือนกับฉัน (และอาจเป็นกับคุณ): กองแผ่นงานและสมุดบันทึกในสถานที่ต่างๆ ในพื้นที่ทำงานของฉัน ซึ่งฉันไม่เคยเข้าถึงมาก่อน)

และแน่นอนว่า !!! แต่ละงานควรถูกบันทึกเป็นการดำเนินการต่อไป!

คุณลักษณะ 3 - จัดระเบียบงานตามบริบท

“ไม่ต้องใช้ความพยายามมากในการทำบางสิ่ง ต้องใช้ความพยายามมากขึ้นในการตัดสินใจว่าจะทำอย่างไร "
~ เดวิด อัลเลน

ฉันไม่ได้สังเกตว่าหนังสือเล่มนี้ให้คำแนะนำโดยตรงเกี่ยวกับการจัดลำดับความสำคัญของงาน David Allen มั่นใจว่าความสำคัญของงานต่างๆ สำหรับจิตสำนึกของเรานั้นไม่สำคัญนัก เนื่องจากความกังวลทั้งเล็กและใหญ่เกิดขึ้นในจิตสำนึกของเรา และเราจำเป็นต้องทำทุกอย่าง (หรือตัดสินใจที่จะไม่ทำ) เรื่องเล็กๆ น้อยๆ ที่ยังไม่ได้ทำ ข้อมูลที่เก็บไว้ในใจ อาจทำให้คุณเสียสมาธิจากสิ่งที่ "สำคัญ" มากกว่า อย่างไรก็ตาม เป็นวิธีการที่ยอดเยี่ยมในการจัดระเบียบงานตามบริบทหรือระดับพลังงาน

เมื่อก่อนฉันใช้วิธีนี้โดยสัญชาตญาณ แต่แล้วฉันก็ลืมมันไปเพราะฉันไม่ได้ทำให้เป็นระเบียบและไม่ได้ทำให้เป็นนิสัย ตัวอย่างเช่น มีรายการงานจำนวนมาก งานบางอย่างต้องใช้พลังงานมาก

สำหรับฉัน นี่คือ "คำตอบสำหรับความคิดเห็นและการสนับสนุนสำหรับนักเรียน" "บทความ"

สำหรับบางคนยังไม่เพียงพอ เช่น "ชำระเงินค่าโฮสต์" "ทำงานกับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์" ฉันสามารถทำได้โดยง่ายเมื่อฉันไม่มีเวลาเพียงพอสำหรับบทความ

การตัดสินใจเกี่ยวกับ "ตอนนี้ฉันควรทำอะไรดี"พวกเขาพรากพลังไปจากฉัน ประการแรก พลังงานจำนวนมาก และประการที่สอง ส่งผลเสียต่อแรงจูงใจของฉัน ฉันไม่สามารถเลือกกิจกรรมที่เหมาะสมกับระดับพลังงานของฉันได้ และด้วยเหตุนี้ ฉันจึงลาออกจากงาน สิ้นสุดวันทำงานด้วยความรู้สึกฉาวโฉ่ว่าฉันไม่ได้ทำอะไรเลย ตอนนี้ ถ้าฉันมีกำลังน้อยและมีเวลามาก ฉันก็สามารถทำงานที่ไม่ต้องใช้พลังงานมาก ฉันสามารถดูรายการที่มีชื่อ "ระดับพลังงานต่ำ"และทำบางสิ่งจากมัน ทั้งหมดแยบยลเป็นเรื่องง่าย!

คุณยังสามารถจัดระเบียบรายการงานตามบริบท เช่น "ที่คอมพิวเตอร์", "ในร้านค้า"เป็นต้น มีการนำเสนอวิธีการจัดระเบียบอื่นๆ มากมายในหนังสือ

Chip 4 - กฎสองนาที

กฎที่ค่อนข้างง่าย แต่มีประสิทธิภาพอย่างยิ่ง ถ้าเราจัดระเบียบข้อมูลสิ่งที่ต้องทำของเราลงในรายการเตือนความจำ เราอาจตกใจกับขนาดของรายการนั้น โชคดีที่มีวิธีที่ดีและง่ายในการทำความสะอาดอย่างทั่วถึง

คุณไม่จำเป็นต้องเขียนถึงตัวเอง: “ตอบจดหมายเพื่อนจะมีเวลาว่างได้อย่างไร”หากคำตอบนี้ใช้เวลาน้อยกว่า 2 นาที!

เพียงตอบตอนนี้และปลดปล่อยหัวและรายการสิ่งที่ต้องทำจากกรณีนี้ เมื่อหลังจากอ่านหนังสือของดี. อัลเลน ฉันเริ่มคราดกล่องจดหมาย และพบจดหมายที่ยังไม่ได้ตอบจำนวนมากที่นั่น แน่นอน กาลครั้งหนึ่งฉันทำเครื่องหมายด้วยเครื่องหมายถูกว่าเป็นงานสำคัญ แต่แล้วฉันก็ลืมมันไป

ดังนั้น หลังจากตรวจทาน ฉันจึงตอบจดหมายเก่าไปหลายฉบับ และใช้เวลาไม่มากนัก ผู้อ่านของฉันบางคนได้รับการตอบกลับจากฉันหลังจากผ่านไปหนึ่งปี! อย่าโกรธฉันเลยนี่เป็นผลมาจากกล่องจดหมายที่แออัดและการจัดระเบียบที่ไม่สำคัญ ตอนนี้ฉันพยายามตอบทันทีหากฉันเข้าใจว่ากระบวนการอ่านและประมวลผลจดหมายจะใช้เวลาอย่างน้อย 5 นาที 2 นาทีไม่เข้มงวด ให้ทุกคนกำหนดระยะเวลาสูงสุดให้ตัวเอง

โดยทั่วไป "กฎสองนาที" ถูกกำหนดไว้ดังนี้ หากขณะประมวลผลรายการงาน คุณพบงานที่จะใช้เวลาน้อยกว่า 2 นาทีในการดำเนินการให้เสร็จ ให้ดำเนินการนั้น

เคล็ดลับ 5 - เขียนความคิด

คุณอาจสังเกตเห็นว่าความคิดที่ดีที่สุดเกี่ยวกับงานของคุณมาถึงคุณเมื่อคุณไม่ได้ทำงาน! ดังนั้น ดี. อัลเลนจึงแนะนำให้เตรียมบางสิ่งไว้ใกล้ตัวเสมอเพื่อช่วยให้คุณบันทึกไอเดียต่างๆ เช่น โน้ตบุ๊ก แท็บเล็ตอิเล็กทรอนิกส์ ฯลฯ ประเด็นตรงนี้ไม่เพียงแต่จะช่วยให้คุณไม่ลืมความคิดอันมีค่าและทำให้หน่วยความจำของคุณว่างจากข้อมูล ใช่ นี่เป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน

อัลเลนเชื่อว่า "รูปแบบกำหนดหลักการ" ตามเขา บุคคล "จิตใต้สำนึกอาจไม่เต็มใจที่จะคิดอะไรเนื่องจากคุณไม่มีที่ที่จะเขียนความคิดที่เกิดขึ้น"

ฉันทดสอบด้วยตัวเอง เมื่อฉันเดินทางไปอินเดีย ฉันจะพกสมุดจดหรือโทรศัพท์ติดตัวไปด้วยเสมอ ซึ่งฉันสามารถจดความคิดและความคิดต่างๆ ได้ และจิตใจของฉันก็พรั่งพรูไปกับพวกเขา ฉันจดความคิดขณะเขย่าที่นั่งรถไฟอินเดีย บนยอดเขาที่งดงามราวภาพวาด ในซากปรักหักพังของวัดโบราณ นอนอาบแดดหรืออยู่ใต้พัดลมในห้องพักของโรงแรม

ฉันสงบ ประการแรก จากสิ่งที่ฉันมี ที่จะแก้ไขความคิดที่เกิดขึ้น และประการที่สอง เนื่องจากฉันไม่ต้องเก็บความคิดไว้ในความทรงจำด้วยสุดความสามารถ ฉันจึงรู้ว่าฉันทําได้ กลับมาหาพวกเขาเสมอ ...

แน่นอน ไม่เพียงแต่การพัฒนานิสัยในการจดความคิดของคุณ แต่ยังต้องทบทวนรายการนี้เป็นประจำ

คำคม กฎเกณฑ์อันมีค่าจากคนอื่น อีกอย่าง ตอนนี้ฉันจดบันทึกไม่พยายามเก็บไว้ในความทรงจำ

เคล็ดลับ 6 - อย่าแยกชีวิตกับงาน

"คำถามปลายเปิดที่ไม่ได้รวบรวมมีความสมดุลในแง่ของความตึงเครียดที่เกิดขึ้นและความสนใจที่พวกเขาต้องการ"
~ เดวิด อัลเลน

อย่างที่ฉันได้เขียนไปแล้ว สำหรับสมองของเรานั้น ไม่มีความแตกต่างระหว่างงานมากนัก: "จบโครงงาน", "คุยปัญหาสัมพันธ์เมีย"... งานทั้งสองใช้ความทรงจำของเราและใช้ทรัพยากรทางจิต ไม่ว่าเราจะอยู่ที่ใด ในสำนักงาน ที่บ้านหรือในวันหยุด

และข้อสรุปเชิงปฏิบัติจากหลักการนี้เป็นการค้นพบครั้งยิ่งใหญ่สำหรับฉัน ก่อนมาทำงาน เลิกคิดเรื่องส่วนตัวและปัญหาชีวิตไปพลางๆ ก่อน "ตอนนี้ฉันกำลังทำงาน! ฉันกำลังยุ่ง!"ฉันคิด.

แต่ในความเป็นจริง ความจริงที่ว่างานเหล่านี้ "ค้าง" อยู่ในใจของฉันสามารถป้องกันไม่ให้ฉันทำงานด้วยสมาธิและประสิทธิภาพ (ในที่นี้ฉันหมายถึงการทำงานตามปกติในฐานะกิจกรรมทางวิชาชีพ) และที่แย่ที่สุดที่เราทำได้คือปล่อยให้พวกเขาแขวนคอ ดังนั้น บางครั้งก็สมเหตุสมผลที่จะแก้ไขเรื่องเร่งด่วนของครอบครัว งานประจำ หรือแม้แต่คิดถึง "คำถามเชิงปรัชญา" ที่กวนใจคุณมากก่อนจะนั่งทำงาน

เป็นที่ชัดเจนว่ามีปัญหาที่นี่ คุณสามารถหมกมุ่นอยู่กับความคิดนี้ได้นานจนคุณไม่ต้องทำงาน ดังนั้นจึงจำเป็นต้องเข้าหาหลักการนี้อย่างรอบคอบและจงใจ ทางออกที่ดีอีกวิธีหนึ่งคือเขียนตัวเองลงในรายการงาน: “คิดถึงความหมายของชีวิต”และปลดปล่อยหัวของคุณจากการเตือนความจำนี้

เคล็ดลับ 7 - ประโยชน์สำหรับจิตบำบัด

"ความคิดที่วิ่งวนอย่างไร้ผลและไม่รู้จบในหัวจะลดความสามารถในการวิเคราะห์และลงมือทำ"
~ เดวิด อัลเลน

ฉันไม่สามารถช่วยคิดเกี่ยวกับการประยุกต์ใช้เทคโนโลยีนี้ในด้านจิตวิทยาและจิตบำบัด, การป้องกันโรคประสาท, ภาวะครอบงำ, ทัศนคติที่ทำลายล้าง

มีหลายวิธีในการกำจัดความคิดเชิงลบที่ครอบงำจิตใจ นักจิตวิทยาบางคนแนะนำให้นำความคิดดังกล่าวไปวิเคราะห์เชิงตรรกะอย่างรอบคอบ คนอื่นใช้การยืนยันที่สงบและสมจริง

แม้ว่าฉันจะใช้วิธีเหล่านี้ในการปฏิบัติเพื่อช่วยเหลือผู้ที่มีอาการตื่นตระหนก แต่ฉันเข้าใจว่าตรรกะของเรามีความเป็นไปได้ในสภาวะวิตกกังวลและตื่นตระหนกนั้นจำกัดมาก และมีโอกาสเสมอที่การวิเคราะห์ดังกล่าวจะถูกหักล้าง ใครใช้มัน ดังนั้น โดยทั่วไปฉันแนะนำให้คุณอดทนไม่ตอบสนองต่อความคิดที่ล่วงล้ำ

แต่ฉันยังคิดด้วยว่าหลักการของ "ระบุการกระทำถัดไป" และ "มุ่งเน้นที่เป้าหมาย" สามารถใช้ได้เป็นอย่างดีในแง่ของความคิดครอบงำและทัศนคติเชิงลบ

สมมติว่าคุณกำลังทุกข์ทรมานจากภาวะ hypochondria

คุณคิด: "ฉันมีโรคร้ายแรงและร้ายแรง"
ตกลง ตอนนี้คิดว่า: “การดำเนินการต่อไปคืออะไร”
“คงต้องไปตรวจ.. แต่สัปดาห์นี้ฉันไปพบแพทย์แล้ว การทดสอบพบว่าไม่มีอะไรเลวร้าย!”
ทุกอย่างเข้าที่ใช่หรือไม่?

หรือคุณมีความหวาดกลัวทางสังคม:

“คนไม่ยอมรับฉัน ฉันเป็นคนไร้ค่า”

การดำเนินการต่อไปคืออะไร?

"ฉันจะพยายามปรับปรุงคุณสมบัติทางสังคมของฉัน และฉันจะเริ่มด้วย .... " หรือ / และ "ฉันจะเรียนรู้ที่จะยอมรับตัวเองอย่างที่ฉันเป็นและฉันจะเริ่มต้นด้วย ... "... ส่วนใหญ่มักจะต้องใช้ทั้งทักษะแรกและทักษะที่สองร่วมกันเพื่อแก้ปัญหาความสงสัยในตนเองความวิตกกังวลทางสังคม ฯลฯ การกำหนดการดำเนินการต่อไปจะไม่เพียงแต่ทำให้คุณพร้อมสำหรับเป้าหมาย แต่ยังแสดงให้เห็นว่าการบรรลุเป้าหมายนั้นเป็นไปได้!

และแม้ว่าจะเป็นไปไม่ได้ การดำเนินการต่อไปจะเป็น: “ฉันจะไม่ทำอะไรเกี่ยวกับปัญหานี้ เพราะมันแก้ไขไม่ได้ ถ้าใช่จะคิดถึงเธอทำไม”

วิธีนี้จะช่วยให้คุณไม่คิดถึงปัญหา แต่เกี่ยวกับวิธีแก้ปัญหา! คนขี้กังวล ขี้สงสัย กระสับกระส่าย มักยึดติดกับปัญหา “ฉันมีเพื่อนไม่กี่คน” “ความกลัวไม่ทิ้งฉัน” “ใครๆ ก็คิดไม่ดีกับฉัน” เป็นต้น พวกเขาถามคำถาม "ทำไม" มากกว่า "จะทำอย่างไรกับมัน" ซึ่งสร้างความวิตกกังวลใหม่และความรู้สึกหมดหนทาง

แต่คำถามคือ: “การดำเนินการต่อไปคืออะไร”จะนำคุณไปสู่เส้นทางในการแก้ปัญหาทันที (หรือการตัดสินใจที่จะไม่ทำอะไรเลย) ซึ่งจะทำให้สมองของคุณปลอดจากความคิดเชิงลบและไร้ความหมายมากมายเกี่ยวกับปัญหา ให้มันลอง!

GTD ทำอะไรได้บ้าง?

"ปัญหาไม่ใช่การขาดความคิดสร้างสรรค์ แต่เป็นการขจัดอุปสรรคต่อการไหลของพลังงานสร้างสรรค์ตามธรรมชาติ"
~ เดวิด อัลเลน

การประยุกต์ใช้ระเบียบวิธี GTD เป็นมากกว่าการปรับปรุงประสิทธิภาพแรงงาน ดังนั้น โดยการนำแนวทางนี้ไปปฏิบัติอย่างน้อยบางแง่มุม คุณจะรู้สึกไม่เพียงแต่เพิ่มผลิตภาพเท่านั้น แต่ยังมีความชัดเจนของจิตสำนึกมากขึ้นด้วย จุดประสงค์ของระบบนี้ไม่ใช่เพียงเพื่อให้คุณทำงานได้ดีขึ้นเท่านั้น แต่ยังช่วยให้สมองปลอดจากความคิดที่ไม่จำเป็นเกี่ยวกับงานและงานที่ไม่ได้รับผลสำเร็จอีกด้วย เพื่อให้คุณสามารถปลดปล่อยความคิดเกี่ยวกับสิ่งที่คุณไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้หรือมีทางแก้ไขที่พร้อมสำหรับสิ่งที่คุณต้องดำเนินการ

“ตัดสินใจเกี่ยวกับการดำเนินการที่จำเป็นแล้ว
เมื่อคดีปรากฏขึ้น - และไม่ใช่เมื่อต้องมีการยกเลิกอย่างผิดปกติ "
เดวิด อัลเลน

GTD เป็นหนึ่งในวิธีการจัดการเวลาที่พัฒนาโดยที่ปรึกษาด้านการบริหารเวลาและผู้เขียนหนังสือชื่อเดียวกัน David Allen แปลเป็นภาษารัสเซียแปลว่า "ทำสิ่งต่างๆ ให้สำเร็จ"

หลักการสำคัญของ GTD กล่าวว่า - บุคคลไม่ควรเกินตัวเองกับสิ่งที่ต้องทำ แต่ควรนำมาไว้ในแผนเท่านั้น ความสนใจทั้งหมดควรมุ่งเน้นโดยตรงในการดำเนินการของแต่ละงาน

นางแบบของ David Allen

โดยปกติ การบริหารเวลาจะเริ่มต้นด้วยการมุ่งเน้นและเน้นย้ำถึงสิ่งสำคัญที่สุด Allen ใช้แนวทางที่แตกต่างออกไปเล็กน้อย โดยอ้างว่าการควบคุมและการมองเห็นควรเป็นศูนย์กลางของการบริหารเวลา ตามนี้ เขามี 3 รุ่นหลัก:

• ประการแรกคือการจัดการเวิร์กโฟลว์ ได้รับการออกแบบมาเพื่อควบคุมงานทั้งหมดและประกอบด้วยขั้นตอนต่อไปนี้: การรวบรวม การประมวลผล องค์กร การทบทวน และการดำเนินการ เราจะพูดถึงรายละเอียดเพิ่มเติมในภายหลัง
• ประการที่สองคือแบบจำลองการทบทวนงาน ซึ่งประกอบด้วยหกระดับ ซึ่งแต่ละระดับกว้างกว่าและเป็นสากลมากกว่าระดับก่อนหน้า ที่นี่เขารวมถึง: เหตุการณ์ปัจจุบัน, ความรับผิดชอบในปัจจุบัน, ความรับผิดชอบ, ในอีก 1-2 ปีข้างหน้า, ห้าปีถัดไปและทุกชีวิตโดยทั่วไป อัลเลนเชื่อว่าสัปดาห์ละครั้งคนจำเป็นต้องวิเคราะห์ความสำเร็จของเขาในแต่ละระดับ เฉพาะในกรณีนี้ เขาจะได้รับภาพที่สมบูรณ์ของสิ่งที่เกิดขึ้น
• ที่สาม - ตามเขาไม่จำเป็นสำหรับทุกคน - เป็นวิธีการวางแผนตามธรรมชาติ ประกอบด้วย 5 ขั้นตอน ได้แก่ การกำหนดเป้าหมายและหลักการ การเห็นผลลัพธ์ที่ต้องการ การระดมความคิด การจัดระเบียบ และการตัดสินใจว่าการดำเนินการต่อไปควรเป็นอย่างไร

David Allen ให้เหตุผลว่าปัญหาทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการไม่บรรลุเป้าหมายเกิดขึ้นจากการวางแผนที่ไม่เหมาะสมในขั้นแรก นั่นคือ การตั้งงานและกำหนดขั้นตอนที่จำเป็นในการดำเนินการ

หลักการเบื้องหลัง GTD

ของสะสม
ความหมายของหลักการนี้อยู่ในความจริงที่ว่าความคิดทั้งหมดที่ "ฝูงชน" ในหัวของเราควรได้รับการบันทึกไว้ในสื่อบางอย่าง ออแกไนเซอร์อิเล็กทรอนิกส์ เครื่องบันทึกเสียง และแผ่นจดบันทึกธรรมดาๆ ก็ดีพอๆ กันสำหรับสิ่งนี้ สิ่งสำคัญคือการปลดปล่อยสติของคุณจากข้อมูลที่ไม่จำเป็นในขณะนี้

นอกจากนี้ ควรมีการตรวจสอบบันทึกทั้งหมดอย่างน้อยสัปดาห์ละครั้งเพื่อยืนยันความเกี่ยวข้องและทำการปรับเปลี่ยนที่จำเป็น

การรักษา
เมื่อประมวลผลข้อมูล จำไว้ว่าการดำเนินการใด ๆ ที่ใช้เวลาไม่เกิน 5 นาทีจะต้องดำเนินการทันที วิธีที่ดีที่สุดในการเริ่มต้นคือจากด้านบนสุดของรายการ ไปต่อตามลำดับ

ตามอัลกอริธึมการประมวลผลข้อมูลที่รวบรวมโดย Allen ในแต่ละงานในรายการ คุณสามารถทำสิ่งต่อไปนี้ได้: ดำเนินการ ถ่ายโอนเพื่อดำเนินการ เลื่อนออกไป ทิ้งไว้เพื่ออ้างอิง โยนออก หรือถ่ายโอนไปยังรายการสิ่งที่คุณควรจะกลับไปในภายหลัง .

องค์กร
เพื่อควบคุมการกระทำที่ควรทำ David Allen แนะนำให้ใช้ชุดรายการ:

• ต่อจากการกระทำ ซึ่งรวมถึงขั้นตอนที่ต้องทำสำหรับแต่ละองค์ประกอบที่ยอมรับสำหรับการใช้งาน สมมติว่ามีองค์ประกอบ "ทำการประมาณการ" ในการจัดทำประมาณการ คุณจะต้องทำตามขั้นตอนต่อไปนี้: ติดต่อเพื่อนร่วมงานและขอข้อมูลเกี่ยวกับแผนกของเขา ค้นหาต้นทุนของวัสดุที่จำเป็น ฯลฯ

• โครงการต่างๆ โครงการสามารถเข้าใจได้ว่าเป็นเป้าหมายใด ๆ สำหรับความสำเร็จซึ่งจำเป็นต้องดำเนินการตามลำดับมากกว่าหนึ่งรายการ โครงการควรได้รับการตรวจสอบเป็นระยะเพื่อให้แน่ใจว่ากำลังดำเนินการในลำดับที่ถูกต้อง

• เลื่อนออกไป ในสถานการณ์ที่ควรโอนเคสเพื่อดำเนินการหรือเมื่อเหตุการณ์อื่นเกิดขึ้นก่อนการดำเนินการ จำเป็นต้องตรวจสอบเป็นครั้งคราว ซึ่งจะทำให้ไม่ล่าช้ากำหนดเวลาสำหรับการดำเนินการ

• สักวันหนึ่ง / อาจจะ ซึ่งรวมถึงกรณีที่มีความเป็นไปได้ค่อนข้างมากที่คุณจะตัดสินใจส่งคืนเมื่อมีเงื่อนไขบางประการเกิดขึ้น

ภาพรวม
การทำรายการและบันทึกช่วยจำจะไม่นำผลลัพธ์ที่ต้องการมาหากคุณไม่ทำการตรวจสอบบ่อยเท่าที่เป็นไปได้ แต่แนะนำให้ทำทุกวัน ในเวลาเดียวกัน คุณควรเลือกงานที่มีลำดับความสำคัญสูงสุดในขณะนี้ และเริ่มดำเนินการทันที ไม่แนะนำให้เริ่มทำงานด้วยการกระทำง่าย ๆ หลีกเลี่ยงสิ่งที่ซับซ้อน ดังนั้น คุณจะยิ่งทำให้สถานการณ์เลวร้ายลงด้วยการทำงานหนักขึ้นเป็นกองเท่านั้น การทำงานตามลำดับถือเป็นทางออกที่ดีที่สุด

การกระทำ
ตามที่ David Allen กล่าว มีความจำเป็นต้องระมัดระวังมากขึ้นเกี่ยวกับวิธีการทำงานแต่ละอย่างให้สำเร็จมากกว่าวิธีการจัดระเบียบ ในกรณีนี้ มีแนวโน้มมากขึ้นที่จะนำทุกอย่างไปสู่จุดจบโดยไม่หยุดชะงักตรงกลาง

เครื่องมือและเทคนิคที่จะช่วยให้คุณทำสิ่งที่คุณเริ่มต้นสำเร็จ

• 43 โฟลเดอร์เทคนิคนี้ประกอบด้วยความจริงที่ว่าในแต่ละวันทำงานของเดือน คุณสร้างโฟลเดอร์แยกต่างหากสำหรับตัวคุณเอง (ทั้งหมด 31 ชิ้น) และสร้างโฟลเดอร์อีก 12 โฟลเดอร์โดยเปรียบเทียบกับเดือนต่างๆ ของปี เป็นผลให้คุณได้รับ 43 โฟลเดอร์ซึ่งคุณควร "จัดเก็บ" แผนสำหรับแต่ละวัน
• ซอฟต์แวร์ GTDในโลกสมัยใหม่ เราไม่สามารถทำได้โดยไม่มีซอฟต์แวร์ ตามวิธีการของ Allen ประกอบด้วย: โครงสร้างดิจิทัล การระดมความคิด และแอปพลิเคชันการจัดการโครงการ วันนี้ แอปพลิเคชั่นมากกว่า 100 รายการสนับสนุนอุดมการณ์ GTD ในหมู่พวกเขามีโปรแกรมที่เขียนขึ้นสำหรับแพลตฟอร์มและอุปกรณ์ต่างๆ

บทความนี้สรุปหลักการ GTD สั้น ๆ และไม่สามารถใช้แทนหนังสือของ David Allen บทความนี้จัดทำขึ้นเพื่อกระตุ้นความสนใจของคุณในวิธีการที่มีประสิทธิภาพเช่น GTD เท่านั้น

ทำงานให้เสร็จ, GTD(แปลจาก ภาษาอังกฤษ- "ทำให้สิ่งต่าง ๆ เสร็จสมบูรณ์" แต่บ่อยครั้งและไม่ถูกต้อง - "วิธีจัดระเบียบสิ่งต่าง ๆ " เป็นวิธีเพิ่มประสิทธิภาพส่วนบุคคลที่สร้างขึ้นโดย David Allen และอธิบายโดยเขาในหนังสือชื่อเดียวกันฉบับพิมพ์ครั้งแรกของ ซึ่งตีพิมพ์ในปี 2544 และถูกแปลเป็น 23 ภาษา ...

GTD อิงตามหลักการที่ว่าบุคคลต้องปลดปล่อยความคิดของเขาจากการท่องจำงานปัจจุบัน (มีข้อยกเว้นในกรณีที่งานหลายงานสำหรับโครงการต่าง ๆ เชื่อมโยงถึงกัน) โดยการถ่ายโอนงานเองและเตือนความจำเกี่ยวกับงานเหล่านี้ไปยังสื่อภายนอก ดังนั้น จิตใจของมนุษย์ที่เป็นอิสระจากการท่องจำสิ่งที่จำเป็นต้องทำ สามารถมุ่งความสนใจไปที่การปฏิบัติภารกิจด้วยตนเอง ซึ่งจะต้องกำหนดไว้อย่างชัดเจนและกำหนดไว้ล่วงหน้า ("การดำเนินการต่อไปคืออะไร") ตรงกันข้ามกับความเชื่อที่นิยม GTD ใช้ไม่ได้กับการบริหารเวลา โดยวิพากษ์วิจารณ์ว่าเป็นเพราะการมุ่งเน้นที่แคบและประสิทธิภาพที่จำกัด

วิทยาลัย YouTube

1 / 5

✪ ทำสิ่งต่างๆ ให้เสร็จสิ้น (GTD) โดย David Allen - สรุปและทบทวนหนังสือเคลื่อนไหว

✪ DAVID ALLEN - ทำอย่างไรจึงจะสำเร็จ - ตอนที่ 1/2 | ลอนดอน เรียล

✪ การทำสิ่งต่างๆ ให้เสร็จสิ้นโดยย่อ David Allen (รับ PDF สรุปหนังสือในลิงก์ด้านล่าง)

✪ ทำสิ่งต่างๆ ให้สำเร็จโดย David Allen (บันทึกการศึกษา)

✪ จัดระเบียบใน 3 สัปดาห์ด้วย GTD - ขั้นตอนที่ 1!

คำบรรยาย

ความชุก

1. ของสะสม;
2. การรักษา;
3. องค์กร;
4. ภาพรวม;
5. การกระทำ

Allen ใช้การเปรียบเทียบ "ระดับความสูง" เพื่อแสดงแบบจำลองหลักที่สองของเขา - แบบจำลองการทบทวนงานหกชั้น, สำหรับวิสัยทัศน์ของมุมมองของงานและการมอบหมาย เส้นจากน้อยไปมาก:

1. สถานการณ์ปัจจุบัน;
2. โครงการปัจจุบัน
3. ช่วงของหน้าที่;
4. ปีหน้า (1-2 ปี);
5. มุมมองห้าปี (3-5 ปี);
6. ชีวิต.

เมื่อสูงขึ้นจากมุมสูง ทุกคนสามารถเห็น "ภาพรวม" ของกิจการของตนได้

อัลเลนแนะนำการทบทวนรายสัปดาห์ในระดับต่างๆ วิสัยทัศน์ที่ได้รับจากภาพรวมเหล่านี้ช่วยให้สามารถจัดการลำดับความสำคัญส่วนบุคคลได้ ซึ่งจะกำหนดลำดับความสำคัญว่าเมื่อใดและเมื่อใดที่จะทำงานเฉพาะและการมอบหมายที่รวบรวมไว้ในระหว่างกระบวนการจัดการเวิร์กโฟลว์ ในระหว่างการทบทวนรายสัปดาห์ บุคคลจะวิเคราะห์บริบทของงานและจัดเรียงเป็นรายการที่เหมาะสม ตัวอย่างของการจัดกลุ่มงานที่คล้ายคลึงกันคือการทำรายการโทรศัพท์ที่จำเป็นหรือรายการงานที่มอบหมายให้เสร็จสมบูรณ์ที่ศูนย์ กฎสำหรับการก่อตัวของรายการตามบริบทสามารถกำหนดได้จากการมีอยู่ของเครื่องมือหรือการปรากฏตัวของบุคคล / กลุ่มที่คุณต้องการพูดคุยหรือทำความคุ้นเคยกับบางสิ่ง

อัลเลนเน้นย้ำว่าสองโมเดลแรกนั้นเพียงพอที่จะควบคุมและมองเห็นได้ในงานและโครงการส่วนใหญ่ อย่างไรก็ตาม มีบางกรณีที่ต้องใช้ความคิดและการไตร่ตรองอย่างลึกซึ้ง สำหรับสิ่งนี้จะใช้โมเดลหลักที่สาม - วิธีการวางแผนแบบธรรมชาติ... ในขณะที่อยู่ในการจัดการเวิร์กโฟลว์ “ โฟกัสแนวนอน"ในการบรรลุภารกิจส่วนบุคคลในวิธีการวางแผนตามธรรมชาติ" โฟกัสแนวตั้ง»ในการวางแผนโครงการและการคิดผ่านหัวข้อต่างๆ โมเดลการวางแผนประกอบด้วย 5 ขั้นตอน:

1. คำจำกัดความของวัตถุประสงค์และหลักการ
2. วิสัยทัศน์ของผลลัพธ์ที่ต้องการ
3. องค์กร;
4. กำหนดการดำเนินการเฉพาะต่อไป

GTD ช่วยอำนวยความสะดวกในกระบวนการนี้โดยการจัดเก็บ ติดตาม และใช้ข้อมูลโดยละเอียดที่เกี่ยวข้องกับงานในมือ Allen แนะนำว่าความล้มเหลวหลายอย่างที่เราเผชิญนั้นเกิดจากการวางแผน "เริ่มต้น" ที่ไม่เพียงพอ (นั่นคือเมื่อยังชัดเจนอยู่ว่าต้องทำอะไรให้สำเร็จและจำเป็นต้องมีการดำเนินการใดเป็นพิเศษเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้) สิ่งสำคัญคือต้องคิดเรื่องนี้ล่วงหน้า โดยสร้างลำดับของการกระทำที่คุณสามารถทำให้เสร็จได้โดยไม่ต้องกลับไปวางแผน อัลเลนให้เหตุผลว่า "ระบบเตือนความจำ" ของจิตใจของเรานั้นไม่ได้ผลและไม่ค่อยเตือนเราถึงสิ่งที่เราต้องทำและสามารถทำได้ในช่วงเวลาและสถานที่ที่กำหนด ดังนั้น ข้อมูลเกี่ยวกับ "การดำเนินการที่เป็นรูปธรรมต่อไป" ซึ่งเกี่ยวข้องกับบริบทในช่วงเวลาและสถานที่ที่กำหนด สามารถทำหน้าที่เป็นการสนับสนุนภายนอกเพื่อให้แน่ใจว่าเราได้เตือนตัวเองในเวลาที่เหมาะสม เนื่องจาก GTD ขึ้นอยู่กับการบำรุงรักษาบันทึกเพิ่มเติม จึงถือได้ว่าเป็นการนำทฤษฎีทางวิทยาศาสตร์ของความรู้ความเข้าใจแบบกระจายและจิตใจที่ขยายออกไปใช้

บทสรุปสั้น ๆ ของ GTD จากหนังสือของ Allen, Ready for Anything:

เอามันทั้งหมดออกจากหัวของคุณ ตัดสินใจว่าจะทำอย่างไรเมื่อเกิดกรณีขึ้น ไม่ใช่เมื่อเรียกร้องให้มีการยกเลิกอย่างผิดปกติ จัดระเบียบบันทึกช่วยเตือนของโครงการและกิจกรรมที่วางแผนไว้ตามหมวดหมู่ที่เหมาะสม รักษาระบบนี้ เติมเต็ม และแก้ไขบ่อยๆ เพื่อที่ในอนาคตคุณจะวางใจได้แม้กระทั่งตัวเลือกการดำเนินการโดยสัญชาตญาณ (หรือไม่ใช่การกระทำ)

หลักการ

หลักการพื้นฐานของ GTD:

ของสะสม

ผลผลิตที่ปราศจากความเครียดเริ่มต้นด้วยกระบวนการปลดปล่อยจิตใจซึ่งประกอบด้วยการแก้ไขทุกสิ่งที่สำคัญมากหรือน้อยบนกระดาษหรือสื่ออื่น ๆ - ในสิ่งที่อัลเลนเรียก ตะกร้า: กล่องจริงสำหรับรับข้อความ กล่องอีเมล เครื่องบันทึกเสียง แล็ปท็อป พ็อกเก็ตคอมพิวเตอร์ หรือหลายอย่างรวมกัน ประเด็นคือการโยนทุกสิ่งที่สำคัญออกจากหัวของคุณไปยังสื่อที่สะดวกสำหรับการประมวลผลต่อไป ต้องล้างตะกร้าทั้งหมด (แปรรูป) อย่างน้อยสัปดาห์ละครั้ง อัลเลนไม่ยืนกรานเกี่ยวกับวิธีการรวบรวมเฉพาะ แต่เน้นย้ำถึงความสำคัญของการล้างตะกร้าอย่างสม่ำเสมอ ที่เก็บข้อมูลใดๆ (ทางกายภาพ อีเมล เครื่องบันทึกเทป แล็ปท็อป PDA ฯลฯ) เป็นที่ยอมรับได้ ตราบใดที่มีการจัดการอย่างสม่ำเสมอ

การรักษา

ตะกร้าถูกประมวลผลอย่างเคร่งครัดตามอัลกอริทึมต่อไปนี้

1. เราเริ่มต้นที่ด้านบนของรถเข็น
2. เราทำทีละองค์ประกอบ (และจะไม่ส่งคืนสิ่งใด)
   • หากรายการต้องดำเนินการ:
     • ทำเช่นนี้ (หากใช้เวลาน้อยกว่าสองถึงห้านาที) OR
     • มอบหมายให้ใครซักคน OR
     • เราถอดมันออก
   • หากองค์ประกอบไม่ต้องดำเนินการใดๆ:
     • เราทิ้งไว้ในข้อมูลอ้างอิง OR
     • เราทิ้งมันไปหรือ
     • ในรายการ "สักวันหนึ่ง"

หากการดำเนินการนี้ใช้เวลาน้อยกว่าสองถึงห้านาที ควรทำทันที กฎสองนาทีกำหนดโดยเวลาโดยประมาณที่ใช้ในการเลื่อนการดำเนินการอย่างเป็นทางการ

องค์กร

Allen แนะนำให้ใช้ชุดรายการเพื่อติดตามรายการที่รอความสนใจ

• การดำเนินการดังต่อไปนี้- สำหรับแต่ละรายการที่ต้องการความสนใจ ให้ตัดสินใจว่าการกระทำต่อไปที่สามารถทำได้ทางกายภาพคืออะไร ตัวอย่างเช่น หากมีองค์ประกอบ "เขียนรายงานโครงการ" การดำเนินการถัดไปอาจเป็นดังนี้: "เขียนจดหมายถึงมิคาอิลพร้อมข้อเสนอให้พบ" หรือ: "โทรหามาริน่าเพื่อค้นหาข้อกำหนดสำหรับรายงาน ." แม้ว่ารายการอาจต้องใช้ขั้นตอนและการดำเนินการค่อนข้างน้อย แต่ก็มีบางสิ่งที่ต้องทำก่อนเสมอ และควรอธิบายขั้นตอนนี้ในขั้นตอนต่อไปนี้ ควรจัดระเบียบขั้นตอนเหล่านี้ตามบริบทที่สามารถดำเนินการได้ (เช่น "ในสำนักงาน" "ทางโทรศัพท์" หรือ "ในร้านค้า")
• โครงการ- วงจรชีวิตหรือการทำงานแต่ละรอบที่เปิดอยู่ ซึ่งต้องใช้การกระทำทางกายภาพมากกว่าหนึ่งอย่างเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย กลายเป็นโครงการ โครงการต้องได้รับการตรวจสอบและทบทวนเป็นระยะเพื่อให้แน่ใจว่ามีกิจกรรมถัดไปที่เกี่ยวข้องกับแต่ละโครงการเพื่อให้โครงการก้าวไปข้างหน้า
• เลื่อนออกไป- เมื่อมีการมอบหมายการดำเนินการให้กับใครบางคนหรือเมื่อเหตุการณ์ภายนอกบางอย่างที่คาดว่าจะเกิดขึ้นก่อนที่จะสามารถส่งเสริมโครงการได้ สิ่งนี้จะถูกติดตามในระบบและจะตรวจสอบเป็นระยะว่าจำเป็นต้องมีการดำเนินการหรือต้องส่งการแจ้งเตือน
• สักวันหนึ่ง / อาจจะ- สิ่งที่ต้องทำในบางจุด แต่ไม่ใช่ตอนนี้ ตัวอย่างเช่น "เรียนภาษาจีน" หรือ "โยนปาร์ตี้ริมสระน้ำ"

ปฏิทินมีความสำคัญต่อการติดตามการนัดหมายและการมอบหมายงาน อย่างไรก็ตาม อัลเลนแนะนำว่าควรจองปฏิทินไว้เฉพาะสำหรับสิ่งที่ต้องทำในกรอบเวลาที่กำหนด หรือการนัดหมายและทำธุระในเวลาและสถานที่ที่กำหนดเท่านั้น และงานควรบันทึกไว้ในรายการของการกระทำต่อไปนี้ ไม่ใช่ในปฏิทิน

องค์ประกอบการจัดระเบียบคีย์สุดท้ายของ GTD คือระบบเอกสาร ระบบเอกสารควรมีน้ำหนักเบา เรียบง่าย และน่าสนใจ แม้แต่กระดาษแผ่นเดียว หากจำเป็นสำหรับการอ้างอิง ก็ควรได้รับโฟลเดอร์ของตัวเองหากโฟลเดอร์ที่มีอยู่ไม่เหมาะกับมัน Allen นำเสนอระบบการจัดเก็บแบบหนึ่งมิติที่เรียงตามตัวอักษรเพื่อให้ดึงข้อมูลที่คุณต้องการได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย

ภาพรวม

รายการการดำเนินการและการเตือนความจำจะมีประโยชน์เพียงเล็กน้อยหากคุณไม่ทบทวนอย่างน้อยทุกวันหรือบ่อยเท่าที่เป็นไปได้ เมื่อพิจารณาจากเวลา พลังงาน และทรัพยากรที่มีอยู่แล้ว คุณจำเป็นต้องค้นหางานที่สำคัญที่สุดที่สามารถทำได้ทันทีและทำมันให้สำเร็จ หากคุณมีนิสัยชอบผัดวันประกันพรุ่ง คุณจะได้ทำงานง่ายๆ และหลีกเลี่ยงงานยากๆ ในการแก้ปัญหานี้ คุณสามารถดำเนินการจากรายการทีละรายการ โดยเปรียบเทียบกับวิธีดำเนินการตะกร้าสินค้า GTD กำหนดให้มีการตรวจสอบกิจกรรม โครงการ และรายการที่รอดำเนินการอย่างน้อยทุกสัปดาห์เพื่อให้แน่ใจว่ามีการป้อนงานใหม่หรือกิจกรรมที่จะเกิดขึ้นในระบบและทุกอย่างเป็นปัจจุบัน

การกระทำ

ระบบองค์กรใด ๆ ก็ไม่มีประโยชน์หากใช้เวลาในการจัดระเบียบงานมากเกินไปแทนที่จะทำให้เสร็จทางร่างกาย ตามที่ David Allen โต้แย้ง หากระบบดังกล่าวทำให้ง่ายต่อการดำเนินการที่จำเป็น บุคคลนั้นก็จะมีโอกาสน้อยที่จะเลื่อนการทำงานออกไปหรือ "โอเวอร์โหลด" ด้วย "การเปิดลูป" มากเกินไป

วิธีการและเทคนิค

43 โฟลเดอร์

อัลเลนแนะนำให้จัดระเบียบเอกสารของเขาในระบบที่เรียกว่า "43 โฟลเดอร์" มีการใช้สิบสองโฟลเดอร์ หนึ่งโฟลเดอร์สำหรับแต่ละเดือน และอีก 31 โฟลเดอร์ถูกใช้สำหรับแต่ละวันใน 31 วันถัดไป โฟลเดอร์ต่างๆ ได้รับการจัดระเบียบเพื่อช่วยเตือนผู้ใช้ถึงการดำเนินการในวันนั้น

แฟ้มและแฟ้ม

Allen กล่าวถึงในหนังสือของเขาว่าควรใช้โฟลเดอร์เพื่อการค้นหาที่สะดวกและการจัดโครงสร้างข้อมูล เพื่อให้เอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการหนึ่งรวมอยู่ในที่เดียว ช่วยให้คุณค้นหาเอกสารที่ต้องการได้เร็วขึ้น แม้ว่าจะมีเอกสารเพียงฉบับเดียวต่อโครงการ แต่ก็ยังดีกว่าที่จะใส่ไว้ในโฟลเดอร์ เนื่องจากเอกสารใหม่ในหัวข้อนี้อาจปรากฏขึ้น